Czy powiadamiać Cię o nowych wpisach?

Bądź na bieżąco - z nami nie ominą Cię żadne zmiany w przepisach. Każdy subskrybent otrzyma od nas bonus - ankietę do badania RODO-świadomości pracowników.

Zapisz się

Administratorem danych osobowych jest Lex Artist sp. z o.o., ul. Szańcowa 74/1, 01-458 Warszawa, tel. (22) 253 28 18; e-mail: kontakt[AT]lex-artist.pl Dane osobowe przetwarzane będą w celu świadczenia usługi wysyłki newslettera. Przysługuje Pani/Panu prawo do: dostępu do treści danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, wniesienia sprzeciwu, wniesienia skargi do organu nadzorczego. Pełna treść klauzuli informacyjnej znajduje się: tutaj.

Zmiany w kodeksie pracy i ZFŚS po 4 maja 2019 r.

Właśnie zakończył się weekend majowy. Pełni sił wracamy właśnie do pracy. Być może nie wszyscy zanotowali fakt, że branżę ochrony danych osobowych spotkało dość istotne wydarzenie, ponieważ 4 maja 2019 roku zaczęła obowiązywać Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). („Ustawa”). Ustawa ta została opublikowana w Dzienniku Ustaw 19 kwietnia 2019 roku (poz. 730).

Ustawa ta wprowadza zmiany w  ok.160 ustawach, w artykule tym skupimy się na najbardziej istotnych aspektach z naciskiem na zmiany w ustawie prawo pracy i ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Po co te zmiany?

Założeniem nowej ustawy jest uporządkowanie niejasności wynikających z RODO, a także danie możliwości szerszych uprawnień osobom, których dane dotyczą.

W „telegraficznym skrócie”, jakie najważniejsze zmiany zostały wprowadzone?

W ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną – profilowanie będzie mogło odbyć się wyłącznie na podstawie zgody, np. w celu polepszania jakości usług bądź też do celu marketingu, choć RODO dopuszcza w tym zakresie prawnie uzasadniony interes administratora danych.

Praktyczny kurs e-learningowy RODO w kadrach

rodo w kadrach

Pokażemy Ci praktyczne sposoby bezpiecznego i zgodnego z RODO przetwarzania danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy. Dowiesz się jak w zgodzie z RODO realizować procesy: rekrutacji, zatrudnienia, gromadzenia i usuwania danych, kopiowania dokumentów tożsamości, wykorzystywania wizerunku, udostępniania danych w ramach grup kapitałowych, przekazywania danych podmiotom zewnętrznym m.in.: placówkom medycznym, wykorzystywania monitoringu wizyjnego i poczty elektronicznej w miejscu pracy, realizacji praw i żądań byłego pracownika.

Sprawdź

W przypadku badania zdolności kredytowej, bank będzie zobligowany do przedstawienia czynników, które miały wpływ na ocenę zdolności kredytowej. Uprawnienie konsumenta będzie występowało zarówno w sytuacji, gdy decyzja kredytowa została podjęta w sposób w pełni zautomatyzowany, a także gdy w jej podjęciu brał udział człowiek.

Dostawcy usług płatniczych będą uprawnieni do przetwarzania danych osobowych użytkowników niezbędnych do świadczenia usług płatniczych nie tylko na podstawie zgody, ale także na innych podstawach.

W przypadku dokumentacji medycznej – pierwsza kopia dokumentacji powinna zostać wydana za darmo. Nie będzie można pobierać za nią żadnych dodatkowych opłat.

W ustawie o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta wprowadzono zapis stanowiący, że Rzecznik Praw Pacjenta będzie uprawniony do przetwarzania wszelkich informacji, w tym danych osobowych, niezbędnych do realizacji swoich obowiązków.

Szczegółowy opis wszystkich zmian wprowadzonych Ustawą to temat na odrębną analizę. W niniejszym artykule skupimy się na zmianach dotyczących Kodeksu pracy i ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Zmiany w kodeksie pracy

Na podstawie art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy katalog danych, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie to:

  • imię (imiona) i nazwisko;
  • datę urodzenia;
  • dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  • wykształcenie;
  • kwalifikacje zawodowe;
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Wskazać należy, że informacje dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca może żądać wyłącznie, gdy jest to niezbędne do wykonania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien stosować zasadę obowiązującą w RODO, o minimalizacji danych. Nie ma potrzeby pobierania informacji od osoby, której dane dotyczą o tym jakie zna języki obce, jeśli będzie pracowała wyłącznie przy taśmie produkcyjnej i wymagana będzie od niej wyłącznie znajomość języka polskiego.

Natomiast na podstawie art. 22(1) § 3 dodatkowo pracodawca może żądać od pracownika następujących danych:

  • adres zamieszkania;
  • numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  • inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  • wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
  • numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Pracodawca może żądać podania innych danych niż wskazane powyżej, wyłącznie gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Ponadto informacje wskazane w § 1 i 3 zbierane są w formie oświadczenia, natomiast Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Pamiętać należy pamiętać, że nastąpiła również  zmiana w zakresie pobieranych danych – nie należy już od osób ubiegających się o zatrudnienie – wymagać podania imion rodziców ani miejsca zamieszkania.

Jeśli chodzi o tzw. szczególne kategorie danych to mogą być one przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody kandydata do pracy lub pracownika. Udzielenia takich zgód nie może żądać pracodawca z własnej inicjatywy.

Z powyższego wynika, że pracodawca będzie przetwarzał dane osobowe na podstawie innej niż zgoda. Taką podstawą może być niezbędność do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw zakresie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej.

Pisemne upoważnienie w związku ze zmianą kodeksu pracy

W przypadku przetwarzania przez pracodawcę tzw. szczególnych kategorii danych (określonych w art. 9 RODO) dotyczących osób ubiegających się o pracę lub pracowników – zgodnie z treścią nowelizacji – wymagane będzie pisemne upoważnienie pracowników do przetwarzania takich danych, wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania danych są dodatkowo zobligowane do zachowania tych danych w tajemnicy.

W związku z treścią tego przepisu pojawiają się wątpliwości interpretacyjne – czy przez formę pisemną – rozumiemy formę pisemną w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, czy mówimy o formie pisemnej w rozumieniu RODO – w formie dokumentowej, w tym elektronicznej.

Pojawiają się głosy, że takie upoważnienie będzie można przedstawiać w formie elektronicznej, ale ponieważ w tej chwili brak jednoznacznej interpretacji dokonanej przez Urzędu Ochrony Danych Osobowych, rekomendujemy by pobierać upoważnienia w wersji dokumentu papierowego.

Osoby, które powinny posiadać takie upoważnienia to osoby, które mają dostęp do:

  • akt osobowych
  • dokumentów aplikacyjnych
  • dokumentów związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych
  • dokumentacji urlopowej

Z reguły mogą być to pracownicy działu kadr/HR czy menagerowie bądź kierownicy.

Oczywiście każdy administrator musi indywidualnie ocenić komu takie upoważnienie należy wystawić.

Zmiany w zakresie monitoringu pomieszczeń

Według nowelizacji – monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Monitoring nie obejmuje także pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Zmiany dotyczące ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych

Na skutek nowelizacji następuje zmiana funkcjonowania w ramach działania ZFŚS. Oświadczenie staje się podstawową formą korzystania z dobrodziejstw Funduszu – Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje właśnie w formie oświadczenia. Oczywiście należy pamiętać, że pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

W przypadku przetwarzania tzw. szczególnych kategorii danych (art. 9 ust. 1 RODO) wymagane będzie także by takie dane przetwarzały osoby posiadające pisemne upoważnienie wydane przez pracodawcę. Ponadto osoby te będą zobowiązane do zachowania przetwarzania takich danych w tajemnicy.

Wskazano również, że pracodawca przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Na pracodawcę został nałożony obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca jest także zobligowany do usunięcia danych osobowych, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości i przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Podsumowanie

Przedmiotowe zmiany są istotne i dotyczą każdego pracodawcy, dlatego należy niezwłocznie dostosować się do ich postanowień i wdrożyć je w sposób obowiązujący w danej organizacji. Należy pamiętać o aktualizacji formularzy osób ubiegających się o pracę, czy przygotowaniu stosownych upoważnień. Dodatkowo warto sprawdzić czy Ustawa nie wprowadziła zmian w ustawach szczegółowych, którym podlega nasza organizacja i czy nie wymaga to podjęcia od nas dodatkowych działań w celu dostosowania się do ich postanowień. A zatem do dzieła!

Powiązane artykuły

Przetwarzanie wizerunku – RODO, dobra osobiste, prawa autorskie
Monitorowanie pracownika zgodne z RODO
Monitoring wizyjny a RODO

Zostaw odpowiedź