Czy powiadamiać Cię o nowych wpisach?

Bądź na bieżąco - z nami nie ominą Cię żadne zmiany w przepisach. Każdy subskrybent otrzyma od nas bonusy - ankietę do badania RODO-świadomości pracowników oraz arkusz oceny wdrożenia RODO.

Zapisz się

Administratorem danych osobowych jest Lex Artist sp. z o.o., ul. Szańcowa 74/1, 01-458 Warszawa, tel. (22) 253 28 18; e-mail: kontakt[AT]lex-artist.pl Dane osobowe przetwarzane będą w celu świadczenia usługi wysyłki newslettera. Przysługuje Pani/Panu prawo do: dostępu do treści danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, wniesienia sprzeciwu, wniesienia skargi do organu nadzorczego. Pełna treść klauzuli informacyjnej znajduje się: tutaj.

Zgody i klauzule informacyjne w procesie rekrutacji – praktyczne wskazówki

Wielu pracodawców organizując nabór na określone stanowisko zadaje sobie pytanie, co zrobić, aby  proces ten przeprowadzić zgodnie z przepisami Ustawy o ochronie danych osobowych. Jak powinna brzmieć klauzula realizująca obowiązek informacyjny względem kandydatów? Jak prawidłowo skonstruować klauzulę zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach rekrutacyjnych?

Klauzula informacyjna – oferty pracy

Zgodnie z art. 24 ust. 1 Ustawy o ochronie danych osobowych (dalej UODO):

art. 24 ust. 1 UODO

w przypadku zbierania danych osobowych od osoby, której one dotyczą, administrator danych jest obowiązany poinformować tę osobę o:
  • adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna - o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku;
  • celu zbierania danych, a w szczególności o znanych mu w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych;
  • prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania;
  • dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej”.

W wyniku zamieszczenia – np. na firmowej stronie internetowej lub portalu rekrutacyjnym – ogłoszenia o prowadzonym procesie rekrutacji, pracodawca uzyskuje dane osobowe kandydatów zawarte w dostarczanych przez nich dokumentach. Spoczywa w związku z tym na nim obowiązek, o którym mowa w art. 24 UODO. Jaką informację należy zatem zamieścić w treści ogłoszenia? Oto przykład klauzuli informacyjnej realizującej omawiany wymóg.

„Administratorem danych osobowych przetwarzanych w celach rekrutacyjnych jest XYZ Sp. z o.o. (ul. Wiosenna 1, 00-01 Warszawa). Dane nie będą udostępniane odbiorcom danych w rozumieniu art. 7 pkt 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych i  ich poprawiania. Podanie danych jest dobrowolne”.

Dlaczego tak ważne jest dodanie klauzuli informacyjnej do oferty pracy? Otóż istotą przekazywania wskazanych wiadomości jest to, aby kandydat uczestniczący w procesie rekrutacji wiedział, m.in. kto będzie miał dostęp do jego danych osobowych.

Na co należy zwrócić szczególną uwagę konstruując klauzulę informacyjną? Przede wszystkim musimy pamiętać o właściwym oznaczeniu Administratora danych – pełnej nazwie i adresie. Bardzo często kandydaci nie są również informowani o tym, czy ich dane będą udostępniane odbiorcom danych. Przez „odbiorców danych” – zgodnie z art. 7 pkt 6 UODO – rozumie się

art. 7 pkt. 6 UODO

każdego, komu udostępnia się dane osobowe, z wyłączeniem:

  • osoby, której dane dotyczą,
  • osoby upoważnionej do przetwarzania danych,
  • przedstawiciela, o którym mowa w art. 31a,- podmiotu, o którym mowa w art. 31,
  • organów państwowych lub organów samorządu terytorialnego, którym dane są udostępniane w związku z prowadzonym postępowaniem

W związku z tym jeśli CV przekazywane są w ramach wewnętrznej struktury organizacyjnej, np. pracownikowi działu HR, nie dochodzi do udostępnienia danych osobowych „odbiorcy danych”.  Osoba zatrudniona w dziale HR będzie bowiem w tym przypadku „osobą upoważnioną do przetwarzania danych” (na podstawie otrzymanego – zgodnie z art. 37 UODO – upoważnienia do przetwarzania danych osobowych).

Klauzule zgody – CV

Zazwyczaj kandydaci proszeni są o dołączenie do CV klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych. Jak może ona brzmieć? Np.:

„Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dostarczonych przeze mnie dokumentach aplikacyjnych przez XYZ Sp. z o.o. (ul. Wiosenna 1, 00-01 Warszawa), w celu realizacji procesu rekrutacji”.

Klauzula zgody – przyszłe nabory

Dokumenty osób ubiegających się o zatrudnienie powinny zostać – po zakończeniu naboru- usunięte (więcej informacji na temat znajdą Państwo tutaj). Co jednak zrobić w sytuacji, gdy aktualnie mamy wyłącznie jeden wolny etat, ale już teraz wiemy, iż prawdopodobnie w najbliższym czasie zaistnieje konieczność przeprowadzenia kolejnego naboru? Czy znacznie łatwiej nie byłoby sięgnąć wówczas do dokumentów osób, które np. miesiąc wcześniej ubiegały się o takie samo stanowisko? W takim przypadku można (nawet w treści ogłoszenia) umieścić informację, iż jeśli kandydat chce brać udział również w przyszłych procesach rekrutacyjnych, proszony jest o dopisanie następującej klauzuli:

„Ponadto, wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dostarczonych przeze mnie dokumentach aplikacyjnych przez XYZ Sp. z o.o. (ul. Wiosenna 1, 00-01 Warszawa), również w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych”.

Zapewne u części osób pojawi się pytanie, czy nie można skonstruować jednej klauzuli, dotyczącej zarówno obecnej, jak i przyszłej rekrutacji? Nie byłoby to jednak prawidłowe. Kandydat powinien mieć bowiem możliwość uczestniczenia w naborze bez konieczności jednoczesnego wyrażania zgody na to, aby jego dane były przetwarzane przez dłuższy okres.

Bardzo dobrym rozwiązaniem – zwłaszcza jeśli w stosunku do określonych grup stanowisk występuje częsta rotacja, jest wdrożenie następujących zasad:

po zakończonej rekrutacji wybieramy spośród wszystkich aplikacji te, które chcielibyśmy brać pod uwagę również podczas kolejnych naborów

wszystkie pozostałe aplikacje usuwamy (w rzeczywistości i tak zazwyczaj do nich nie wracamy),

kontaktujemy się z osobami, których aplikacje chcielibyśmy pozostawić i informujemy, iż ich kandydatury są na tyle interesujące, iż chcielibyśmy je pozostawić je naszej bazie

jeśli osoba ubiegająca się o zatrudnienie wyrazi na to zgodę, będziemy uprawnieni do pozostawienia otrzymanych dokumentów rekrutacyjnych, pomimo zakończonego naboru. Warto zaznaczyć także, iż zgoda ta może mieć formę, np. widomości e-mail. Jej treść (jako wzór) możemy natomiast wysłać w samej wiadomości informującej, iż jesteśmy zainteresowani daną kandydaturą.

Dzięki zastosowaniu powyższej procedury znacznie ograniczamy liczbę dokumentów aplikacyjnych (zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej), a te które posiadamy w swojej bazie możemy zgodnie z prawem wykorzystać na potrzeby kolejnego procesu rekrutacyjnego.

Mam nadzieję, iż powyższe wskazówki okażą się przydatne. Zachęcam również do podzielenia się Państwa doświadczeniami lub wątpliwościami dotyczącymi klauzul informacyjnych i zgód, opracowywanych na potrzeby procesów rekrutacji.

Źródła:

  • Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2135 ze zm.),
  • Barta J., Fajgielski P., Markiewicz R., Ochrona danych osobowych. Komentarz, LEX el/2015,
  • Barta P., Litwiński P., Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, Warszawa 2015.

 

Powiązane artykuły

RODOFAQ
Czy klauzula informacyjna musi zostać podpisana? #RODOFAQ
RODO test równowagi (balancing test) – kiedy i jak go wykonać?
RODO aktywności na czas pandemii
5 RODO aktywności dla RODO-wnika na czas pandemii

4 Odpowiedzi

  1. Małgorzata

    Witam serdecznie,
    jak powstępować w przypadku CV, które osoby przynoszą tak “na wypadek” jeśli w naszej firmie będą jakieś wolne stanowiska pracy? Czy wtedy wystarczy poprosić o dopisanie tej klauzuli że wyrażają zgodę do przetwarzania danych podczas przyszłych procesów rekrutacyjnych ?

    1. Kancelaria Lex Artist

      Tak. W tej sytuacji należy poprosić osobę, która postanowiła przekazać swoje CV o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji. Udzielenie zgody może polegać np. na wprowadzeniu odpowiedniej klauzuli zgody do CV, podpisaniu odrębnego oświadczenia zgody i dołączeniu go do dokumentów aplikacyjnych lub też przesłaniu zgody w formie wiadomości e-mail.

Zostaw odpowiedź

* pola obowiązkowe

Administratorem danych osobowych jest Lex Artist sp. z o.o., ul. Szańcowa 74/1, 01-458 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celu umieszczenia i obsługi komentarza na blogu. Przysługują Panu/Pani następujące prawa: prawo dostępu do treści danych, prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do wniesienia sprzeciwu, prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Pełna treść klauzuli informacyjnej znajduje się tutaj.