Czy powiadamiać Cię o nowych wpisach?

Bądź na bieżąco - z nami nie ominą Cię żadne zmiany w przepisach.

Zapisz się

Informujemy, że Administratorem danych osobowych jest Lex Artist Przemysław Zegarek, ul. Szańcowa 74/1, 01-458 Warszawa. Dane osobowe zostały przekazane dobrowolnie i będą przetwarzane wyłącznie w celu przesłania powiadomień o nowych wpisach na blogu oraz nowych usługach. Bez wyraźnej zgody dane osobowe nie będą udostępniane innym odbiorcom danych. Mają Państwo prawo dostępu do swoich danych oraz ich poprawiania poprzez kontakt: newsletter@blog-daneosobowe.pl

Zgody i klauzule informacyjne w procesie rekrutacji – praktyczne wskazówki

Wielu pracodawców organizując nabór na określone stanowisko zadaje sobie pytanie, co zrobić, aby  proces ten przeprowadzić zgodnie z przepisami Ustawy o ochronie danych osobowych. Jak powinna brzmieć klauzula realizująca obowiązek informacyjny względem kandydatów? Jak prawidłowo skonstruować klauzulę zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach rekrutacyjnych?

Klauzula informacyjna – oferty pracy

Zgodnie z art. 24 ust. 1 Ustawy o ochronie danych osobowych (dalej UODO):

art. 24 ust. 1 UODO

w przypadku zbierania danych osobowych od osoby, której one dotyczą, administrator danych jest obowiązany poinformować tę osobę o:
  • adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna - o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku;
  • celu zbierania danych, a w szczególności o znanych mu w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych;
  • prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania;
  • dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej”.

W wyniku zamieszczenia – np. na firmowej stronie internetowej lub portalu rekrutacyjnym – ogłoszenia o prowadzonym procesie rekrutacji, pracodawca uzyskuje dane osobowe kandydatów zawarte w dostarczanych przez nich dokumentach. Spoczywa w związku z tym na nim obowiązek, o którym mowa w art. 24 UODO. Jaką informację należy zatem zamieścić w treści ogłoszenia? Oto przykład klauzuli informacyjnej realizującej omawiany wymóg.

„Administratorem danych osobowych przetwarzanych w celach rekrutacyjnych jest XYZ Sp. z o.o. (ul. Wiosenna 1, 00-01 Warszawa). Dane nie będą udostępniane odbiorcom danych w rozumieniu art. 7 pkt 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych i  ich poprawiania. Podanie danych jest dobrowolne”.

Dlaczego tak ważne jest dodanie klauzuli informacyjnej do oferty pracy? Otóż istotą przekazywania wskazanych wiadomości jest to, aby kandydat uczestniczący w procesie rekrutacji wiedział, m.in. kto będzie miał dostęp do jego danych osobowych.

Na co należy zwrócić szczególną uwagę konstruując klauzulę informacyjną? Przede wszystkim musimy pamiętać o właściwym oznaczeniu Administratora danych – pełnej nazwie i adresie. Bardzo często kandydaci nie są również informowani o tym, czy ich dane będą udostępniane odbiorcom danych. Przez „odbiorców danych” – zgodnie z art. 7 pkt 6 UODO – rozumie się

art. 7 pkt. 6 UODO

każdego, komu udostępnia się dane osobowe, z wyłączeniem:

  • osoby, której dane dotyczą,
  • osoby upoważnionej do przetwarzania danych,
  • przedstawiciela, o którym mowa w art. 31a,- podmiotu, o którym mowa w art. 31,
  • organów państwowych lub organów samorządu terytorialnego, którym dane są udostępniane w związku z prowadzonym postępowaniem

W związku z tym jeśli CV przekazywane są w ramach wewnętrznej struktury organizacyjnej, np. pracownikowi działu HR, nie dochodzi do udostępnienia danych osobowych „odbiorcy danych”.  Osoba zatrudniona w dziale HR będzie bowiem w tym przypadku „osobą upoważnioną do przetwarzania danych” (na podstawie otrzymanego – zgodnie z art. 37 UODO – upoważnienia do przetwarzania danych osobowych).

Klauzule zgody – CV

Zazwyczaj kandydaci proszeni są o dołączenie do CV klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych. Jak może ona brzmieć? Np.:

„Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dostarczonych przeze mnie dokumentach aplikacyjnych przez XYZ Sp. z o.o. (ul. Wiosenna 1, 00-01 Warszawa), w celu realizacji procesu rekrutacji”.

Klauzula zgody – przyszłe nabory

Dokumenty osób ubiegających się o zatrudnienie powinny zostać – po zakończeniu naboru- usunięte (więcej informacji na temat znajdą Państwo tutaj). Co jednak zrobić w sytuacji, gdy aktualnie mamy wyłącznie jeden wolny etat, ale już teraz wiemy, iż prawdopodobnie w najbliższym czasie zaistnieje konieczność przeprowadzenia kolejnego naboru? Czy znacznie łatwiej nie byłoby sięgnąć wówczas do dokumentów osób, które np. miesiąc wcześniej ubiegały się o takie samo stanowisko? W takim przypadku można (nawet w treści ogłoszenia) umieścić informację, iż jeśli kandydat chce brać udział również w przyszłych procesach rekrutacyjnych, proszony jest o dopisanie następującej klauzuli:

„Ponadto, wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dostarczonych przeze mnie dokumentach aplikacyjnych przez XYZ Sp. z o.o. (ul. Wiosenna 1, 00-01 Warszawa), również w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych”.

Zapewne u części osób pojawi się pytanie, czy nie można skonstruować jednej klauzuli, dotyczącej zarówno obecnej, jak i przyszłej rekrutacji? Nie byłoby to jednak prawidłowe. Kandydat powinien mieć bowiem możliwość uczestniczenia w naborze bez konieczności jednoczesnego wyrażania zgody na to, aby jego dane były przetwarzane przez dłuższy okres.

Bardzo dobrym rozwiązaniem – zwłaszcza jeśli w stosunku do określonych grup stanowisk występuje częsta rotacja, jest wdrożenie następujących zasad:

po zakończonej rekrutacji wybieramy spośród wszystkich aplikacji te, które chcielibyśmy brać pod uwagę również podczas kolejnych naborów

wszystkie pozostałe aplikacje usuwamy (w rzeczywistości i tak zazwyczaj do nich nie wracamy),

kontaktujemy się z osobami, których aplikacje chcielibyśmy pozostawić i informujemy, iż ich kandydatury są na tyle interesujące, iż chcielibyśmy je pozostawić je naszej bazie

jeśli osoba ubiegająca się o zatrudnienie wyrazi na to zgodę, będziemy uprawnieni do pozostawienia otrzymanych dokumentów rekrutacyjnych, pomimo zakończonego naboru. Warto zaznaczyć także, iż zgoda ta może mieć formę, np. widomości e-mail. Jej treść (jako wzór) możemy natomiast wysłać w samej wiadomości informującej, iż jesteśmy zainteresowani daną kandydaturą.

Dzięki zastosowaniu powyższej procedury znacznie ograniczamy liczbę dokumentów aplikacyjnych (zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej), a te które posiadamy w swojej bazie możemy zgodnie z prawem wykorzystać na potrzeby kolejnego procesu rekrutacyjnego.

Mam nadzieję, iż powyższe wskazówki okażą się przydatne. Zachęcam również do podzielenia się Państwa doświadczeniami lub wątpliwościami dotyczącymi klauzul informacyjnych i zgód, opracowywanych na potrzeby procesów rekrutacji.

Źródła:

  • Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2135 ze zm.),
  • Barta J., Fajgielski P., Markiewicz R., Ochrona danych osobowych. Komentarz, LEX el/2015,
  • Barta P., Litwiński P., Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, Warszawa 2015.

 

Powiązane artykuły

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych według RODO
RODO a legalność przetwarzania danych osobowych
Baza danych marketingowych a ochrona danych osobowych cz. II

4 Odpowiedzi

  1. Małgorzata

    Witam serdecznie,
    jak powstępować w przypadku CV, które osoby przynoszą tak “na wypadek” jeśli w naszej firmie będą jakieś wolne stanowiska pracy? Czy wtedy wystarczy poprosić o dopisanie tej klauzuli że wyrażają zgodę do przetwarzania danych podczas przyszłych procesów rekrutacyjnych ?

    1. Kancelaria Lex Artist

      Tak. W tej sytuacji należy poprosić osobę, która postanowiła przekazać swoje CV o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji. Udzielenie zgody może polegać np. na wprowadzeniu odpowiedniej klauzuli zgody do CV, podpisaniu odrębnego oświadczenia zgody i dołączeniu go do dokumentów aplikacyjnych lub też przesłaniu zgody w formie wiadomości e-mail.

Zostaw odpowiedź