Podstawa przetwarzania danych osobowych przez szkoły i przedszkola

http://www.flickr.com/photos/cryptic_star/3443110610/ (CC BY-NC-ND 2.0)

Jak dyrektorzy placówek mogą zgodnie z prawem przetwarzać dane osobowe uczniów, kandydatów do szkoły oraz rodziców uczniów? Pozornie wydaje się, że żadna z przesłanek dopuszczających przetwarzanie danych osobowych (art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych) nie pozwala np. dyrektorowi szkoły na przetwarzanie danych osobowych wskazanych powyżej kategorii osób. Rozwiązaniem okazuje się przepis art. 23 ust. 1 pkt 2:

Art. 23. 1. Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy: (…) 2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Zatem jeśli znajdziemy przepis prawa, który pozwala (lub wymaga) wprost (lub pośrednio) na przetwarzanie danych osobowych uczniów, kandydatów do szkoły i ich rodziców, taki postępowanie będzie zgodne z ustawą o ochronie danych osobowych.

Podstawa prawna

Ministerstwo Edukacji zadbało o stworzenie mocą przepisu szczególnego podstawy do przetwarzania danych osobowych. Mowa o rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Przywołane rozporządzenie zostało wydane na podstawie art. 22 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty. Nawiasem mówiąc został Ministerstwo Edukacji opracowało już projekt nowego rozporządzenia o którym mowa powyżej. Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie internetowej Lex-Artist.

Rozporządzenie z 2002 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji pozwala na przetwarzanie następującego zakresu danych osobowych przez szkoły:

1. imię i nazwisko ucznia
2. data urodzenia ucznia
3. miejsce urodzenia ucznia
4. adres zamieszkania ucznia
5. klasa
6. data ukończenia szkoły (data i przyczyna opuszczenia szkoły)
7. imiona i nazwiska rodziców
8. adresy zamieszkania rodziców
9. obecność uczniów na zajęciach
10. oceny i zaliczenia uzyskane przez uczniów
11. oceny z zachowania
12. dokumentacja badań i czynności uzupełniających prowadzonych przez pedagoda, psychologa, logopedę lub lekarza

W odniesieniu do innych rodzajów placówek mogą zachodzić pewne odrębności. Wynikają one z różnic w sposobie działania określonych placówek i odmiennych celów ich istnienia.