Czy powiadamiać Cię o nowych wpisach?

Bądź na bieżąco - z nami nie ominą Cię żadne zmiany w przepisach.

Zapisz się

Informujemy, że Administratorem danych osobowych jest Lex Artist Przemysław Zegarek, ul. Szańcowa 74/1, 01-458 Warszawa. Dane osobowe zostały przekazane dobrowolnie i będą przetwarzane wyłącznie w celu przesłania powiadomień o nowych wpisach na blogu oraz nowych usługach. Bez wyraźnej zgody dane osobowe nie będą udostępniane innym odbiorcom danych. Mają Państwo prawo dostępu do swoich danych oraz ich poprawiania poprzez kontakt: newsletter@blog-daneosobowe.pl

Jakie dane skrywa dziennik lekcyjny? Nowe Rozporządzenie MEN

Proces przetwarzania danych osobowych stanowi warunek sine qua non procesu kształcenia. Szkoła, spełniając swoją funkcję edukacyjno-wychowawczą gromadzi nie tylko dane swoich uczniów, ale również ich rodziców. Zakres przetwarzanych przez placówki oświatowe informacji określają przede wszystkim obowiązujące przepisy prawa. To, jakie dane mogą znaleźć się w dokumentacji szkolnej, precyzuje Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (dalej: Rozporządzenie). Rozporządzenie, które weszło w życie dnia 3 września 2014 r. uchyliło dotychczasowy akt prawny regulujący te kwestie, wprowadzając zmiany m.in. w zakresie informacji gromadzonych w dokumentacji. Jakie zatem dane uczniów oraz ich rodziców można w niej znaleźć?

E-mail rodziców w dziennikach lekcyjnych

Jednym z podstawowych narzędzi pracy nauczyciela jest dziennik lekcyjny. Zakres informacji, jakie mogą być w nim gromadzone określa §10 Rozporządzenia. I tak, obok takich danych jak imię, nazwisko ucznia, data i miejsce jego urodzenia, adres zamieszkania, imiona i nazwiska jego rodziców oraz ich adresy (jeżeli są różne od adresu zamieszkania ucznia), imiona i nazwiska poszczególnych nauczycieli, plan zajęć edukacyjnych, obecności, tematy zajęć, oceny oraz liczba godzin usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych, znajdziemy również numer telefonu oraz adres e-mail jego rodziców. Oznacza to, że szkoła posiada podstawę prawną do przetwarzania tych danych i nie jest już konieczne pozyskiwanie zgody zainteresowanych w tym zakresie.

Należy mieć na uwadze, że dziennik będący zbiorem danych osobowych wymaga, aby osoba przetwarzająca dane osobowe (głównie nauczyciel) posiadała stosowne upoważnienie, a pokój nauczycielski, jako pomieszczenie, w którym ten dziennik jest przechowywany, był odpowiednio zabezpieczony. Warto, aby w dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych, np. w dokumencie Polityki Bezpieczeństwa, został wprowadzony dodatkowy rozdział poświęcony podstawowym zasadom postępowania z dziennikami lekcyjnymi, który określałby m.in. miejsce przechowywania dzienników, czy też procedurę postępowania w przypadku zabierania dziennika przez nauczycieli do domu.

E-dziennik

Dziennik elektroniczny (tzw. e-dziennik) staje się coraz bardziej popularny i chętniej wykorzystywany w coraz większej liczbie placówek oświatowych. Stanowi on formę elektroniczną zwykłego dziennika, stąd też zamieszcza się w nim te same informacje, jakie możemy znaleźć w dzienniku tradycyjnym. E-dziennik umożliwia zdalny dostęp do ocen poprzez Internet. Szkoła, decydując się na taką formę dziennika, obowiązana jest do spełnienia określonych wymogów dotyczących jego prowadzenia (§22 i §23 Rozporządzenia). I tak, należy m.in. odpowiednio zabezpieczyć dane stanowiące dziennik elektroniczny przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub ich utratą czy też dostępem osób nieuprawnionych. Ponadto należy wprowadzić możliwość rejestrowania historii zmian i ich autorów. Faktycznie zabezpieczenia te realizowane są przez podmiot obsługujący system informatyczny e-dziennika. Szkoła jednak powinna te aspekty stale kontrolować oraz monitorować sposób obsługiwania systemu. Ponadto koniecznym jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z takim podmiotem. W umowie takiej należy dokładnie wskazać m.in. podmiot, któremu dane są powierzane (operatora systemu informatycznego, w którym prowadzony jest e-dziennik), zakres powierzanych danych, cel ich powierzenia. Podmiot przyjmujący dane w powierzenie powinien złożyć oświadczenie o przestrzeganiu obowiązujących przepisów z zakresu danych osobowych oraz że przetwarzanie danych będzie odbywało się wyłącznie we wskazanym zakresie i w celu.

Prowadzenie e-dziennika wymaga zachowania selektywności dostępu do danych w nim przetwarzanych. Dostęp do e-dziennika oprócz nauczycieli mogą mieć również rodzice (opiekunowie prawni), jak i sami uczniowie – oczywiście w ograniczonym zakresie. Nowe Rozporządzenie nakłada na szkoły obowiązek bezpłatnego umożliwienia rodzicom wglądu do tego dziennika w zakresie dotyczącym ich dzieci. W terminie 10 dni po zakończeniu roku szkolnego dane dziennika elektronicznego należy zapisać na informatycznym nośniku danych.

Czy zbiór danych osobowych zawarty w dzienniku lekcyjnym podlega obowiązkowi rejestracji?

Zbiór danych uczniów i ich rodziców zawartych w dzienniku lekcyjnym i przetwarzanych w zakresie określonym w Rozporządzeniu nie podlega rejestracji. Podstawę zwolnienia z rejestracji stanowi art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych, który mówi, iż z obowiązku rejestracji zwolnieni są administratorzy danych dotyczących m.in. osób u nich uczących się.

Pozostała dokumentacja

Obok dzienników lekcyjnych placówki oświatowe prowadzą również tzw. „dzienniki innych zajęć”. W tym przypadku Ministerstwo Edukacji Narodowej zdecydowało się na znaczne ograniczenie danych do nich wpisywanych. Obecnie w dziennikach zajęć dydaktyczno-wyrównawczych oraz specjalistycznych odnotowywane są tylko informacje niezbędne dla identyfikacji i bieżących kontaktów, tj. nazwiska i imiona dzieci, uczniów lub wychowanków oraz oddział, do którego uczęszczają, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów. Ograniczono również zakres danych wpisywanych do dzienników zajęć z puli godzin do dyspozycji dyrektora szkoły, będących zajęciami rozwijającymi zainteresowania uczniów (określonych w art. 42 ust. 2 ustawy – Karta Nauczyciela). W nich odnotowuje się imiona i nazwiska uczniów, daty i tematy przeprowadzonych zajęć, liczbę godzin tych zajęć oraz obecność uczniów.

Ponadto, każdy specjalista zatrudniony w szkole (np. pedagog, psycholog, logopeda) powinien prowadzić dziennik, do którego będzie wpisywał: tygodniowy plan swoich zajęć, zajęcia i czynności prowadzone w poszczególnych dniach, informacje o kontaktach z osobami i instytucjami, z którymi współdziałał, imiona i nazwiska uczniów objętych formami pomocy.

Szkoła, jako administrator danych osobowych, ma obowiązek należycie zabezpieczyć dane, które przetwarza. Sama forma, w jakiej gromadzone są dane osobowe (tradycyjna czy też elektroniczna) jest mniej istotna. Przepisy, określając zakres danych, które mogą być zbierane w dokumentacji szkolnej, niewątpliwie ułatwiają jej prowadzenie.

Autor: Małgorzata Zdunek

Podstawa prawna

  • Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. 2014 poz. 1170)

Źródła

Powiązane artykuły

POL-on, czyli kolejny centralny rejestr danych osobowych
Dzieci i młodzież nadmiernie ujawniają swoje dane osobowe w sieci – raport GIODO
Zwolnienie z obowiązku rejestracji zbioru do GIODO cz. 1

1 Odpowiedź

  1. helka

    Proszę dokładnie wyjaśnić, które dane dotyczące uczniów i ich rodziców powinny być wpisane do dzienników. Czy jeżeli wpiszę dane wymienione w rozporządzeniu i umieszczone w nagłówkach stron dziennika lekcyjnego, to nie naruszę ustawy o ochonie danych osobowych? ( pytam, bo kiedyś będąc na szkoleniu usłyszałam, że w dziennikach nie powinno się wpisywać numerów telefonów rodziców, pewnie e-maili także)

Zostaw odpowiedź