Zgody i klauzule informacyjne w procesie rekrutacji – praktyczne wskazówki
Wielu pracodawców organizując nabór na określone stanowisko zadaje sobie pytanie, co zrobić, aby proces ten przeprowadzić zgodnie z przepisami Ustawy o ochronie danych osobowych. Jak powinna brzmieć klauzula realizująca obowiązek informacyjny względem kandydatów? Jak prawidłowo skonstruować klauzulę zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach rekrutacyjnych?
Obejrzyj w formie video na YouTube…
… albo odsłuchaj w formie podcastu
Klauzula informacyjna – oferty pracy
Zgodnie z art. 24 ust. 1 Ustawy o ochronie danych osobowych (dalej UODO):
art. 24 ust. 1 UODO
- adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna - o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku;
- celu zbierania danych, a w szczególności o znanych mu w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych;
- prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania;
- dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej”.
W wyniku zamieszczenia – np. na firmowej stronie internetowej lub portalu rekrutacyjnym – ogłoszenia o prowadzonym procesie rekrutacji, pracodawca uzyskuje dane osobowe kandydatów zawarte w dostarczanych przez nich dokumentach. Spoczywa w związku z tym na nim obowiązek, o którym mowa w art. 24 UODO. Jaką informację należy zatem zamieścić w treści ogłoszenia? Oto przykład klauzuli informacyjnej realizującej omawiany wymóg.
„Administratorem danych osobowych przetwarzanych w celach rekrutacyjnych jest XYZ Sp. z o.o. (ul. Wiosenna 1, 00-01 Warszawa). Dane nie będą udostępniane odbiorcom danych w rozumieniu art. 7 pkt 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych i ich poprawiania. Podanie danych jest dobrowolne”.
Dlaczego tak ważne jest dodanie klauzuli informacyjnej do oferty pracy? Otóż istotą przekazywania wskazanych wiadomości jest to, aby kandydat uczestniczący w procesie rekrutacji wiedział, m.in. kto będzie miał dostęp do jego danych osobowych.
Na co należy zwrócić szczególną uwagę konstruując klauzulę informacyjną? Przede wszystkim musimy pamiętać o właściwym oznaczeniu Administratora danych – pełnej nazwie i adresie. Bardzo często kandydaci nie są również informowani o tym, czy ich dane będą udostępniane odbiorcom danych. Przez „odbiorców danych” – zgodnie z art. 7 pkt 6 UODO – rozumie się
art. 7 pkt. 6 UODO
- osoby, której dane dotyczą,
- osoby upoważnionej do przetwarzania danych,
- przedstawiciela, o którym mowa w art. 31a,- podmiotu, o którym mowa w art. 31,
- organów państwowych lub organów samorządu terytorialnego, którym dane są udostępniane w związku z prowadzonym postępowaniem
W związku z tym jeśli CV przekazywane są w ramach wewnętrznej struktury organizacyjnej, np. pracownikowi działu HR, nie dochodzi do udostępnienia danych osobowych „odbiorcy danych”. Osoba zatrudniona w dziale HR będzie bowiem w tym przypadku „osobą upoważnioną do przetwarzania danych” (na podstawie otrzymanego – zgodnie z art. 37 UODO – upoważnienia do przetwarzania danych osobowych).
Klauzule zgody – CV
Zazwyczaj kandydaci proszeni są o dołączenie do CV klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych. Jak może ona brzmieć? Np.:
„Wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dostarczonych przeze mnie dokumentach aplikacyjnych przez XYZ Sp. z o.o. (ul. Wiosenna 1, 00-01 Warszawa), w celu realizacji procesu rekrutacji”.
Klauzula zgody – przyszłe nabory
Dokumenty osób ubiegających się o zatrudnienie powinny zostać – po zakończeniu naboru- usunięte (więcej informacji na temat znajdą Państwo tutaj). Co jednak zrobić w sytuacji, gdy aktualnie mamy wyłącznie jeden wolny etat, ale już teraz wiemy, iż prawdopodobnie w najbliższym czasie zaistnieje konieczność przeprowadzenia kolejnego naboru? Czy znacznie łatwiej nie byłoby sięgnąć wówczas do dokumentów osób, które np. miesiąc wcześniej ubiegały się o takie samo stanowisko? W takim przypadku można (nawet w treści ogłoszenia) umieścić informację, iż jeśli kandydat chce brać udział również w przyszłych procesach rekrutacyjnych, proszony jest o dopisanie następującej klauzuli:
„Ponadto, wyrażam dobrowolnie zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dostarczonych przeze mnie dokumentach aplikacyjnych przez XYZ Sp. z o.o. (ul. Wiosenna 1, 00-01 Warszawa), również w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych”.
Zapewne u części osób pojawi się pytanie, czy nie można skonstruować jednej klauzuli, dotyczącej zarówno obecnej, jak i przyszłej rekrutacji? Nie byłoby to jednak prawidłowe. Kandydat powinien mieć bowiem możliwość uczestniczenia w naborze bez konieczności jednoczesnego wyrażania zgody na to, aby jego dane były przetwarzane przez dłuższy okres.
Bardzo dobrym rozwiązaniem – zwłaszcza jeśli w stosunku do określonych grup stanowisk występuje częsta rotacja, jest wdrożenie następujących zasad:
Dzięki zastosowaniu powyższej procedury znacznie ograniczamy liczbę dokumentów aplikacyjnych (zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej), a te które posiadamy w swojej bazie możemy zgodnie z prawem wykorzystać na potrzeby kolejnego procesu rekrutacyjnego.
Mam nadzieję, iż powyższe wskazówki okażą się przydatne. Zachęcam również do podzielenia się Państwa doświadczeniami lub wątpliwościami dotyczącymi klauzul informacyjnych i zgód, opracowywanych na potrzeby procesów rekrutacji.
Źródła:
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2135 ze zm.),
- Barta J., Fajgielski P., Markiewicz R., Ochrona danych osobowych. Komentarz, LEX el/2015,
- Barta P., Litwiński P., Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, Warszawa 2015.
Powiązane artykuły
4 Odpowiedzi
Zostaw odpowiedź
Administratorem danych osobowych jest Lex Artist sp. z o.o., ul. Szańcowa 74/1, 01-458 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celu umieszczenia i obsługi komentarza na blogu. Przysługują Panu/Pani następujące prawa: prawo dostępu do treści danych, prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do wniesienia sprzeciwu, prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Pełna treść klauzuli informacyjnej znajduje się tutaj.
Zanonimizowany ciąg znaków stworzony na podstawie Pani/Pana adresu email (tak zwany hash) może zostać przesłany do usługi Gravatar w celu sprawdzenia czy jej Pan/Pani używa. Polityka prywatności usługi Gravatar jest dostępna tutaj. Po zatwierdzeniu komentarza obrazek profilowy jest widoczny publicznie w kontekście twojego komentarza.
Witam serdecznie,
jak powstępować w przypadku CV, które osoby przynoszą tak „na wypadek” jeśli w naszej firmie będą jakieś wolne stanowiska pracy? Czy wtedy wystarczy poprosić o dopisanie tej klauzuli że wyrażają zgodę do przetwarzania danych podczas przyszłych procesów rekrutacyjnych ?
Tak. W tej sytuacji należy poprosić osobę, która postanowiła przekazać swoje CV o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji. Udzielenie zgody może polegać np. na wprowadzeniu odpowiedniej klauzuli zgody do CV, podpisaniu odrębnego oświadczenia zgody i dołączeniu go do dokumentów aplikacyjnych lub też przesłaniu zgody w formie wiadomości e-mail.
Po co zamieszczać klauzulę zgody w CV jeśli aplikuje się na konkretne stanowisko?
Witamy,
ta konieczność wynika z przepisów prawa-art.23 ust 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych. pozdrawiamy