Obowiązek informacyjny w RODO cz. 2

Przekazywanie dodatkowych informacji

Z uwagi na to, że głównym założeniem zasady przejrzystości przetwarzania danych osobowych jest umożliwienie podmiotowi danych wcześniejszego określenia zakresu i konsekwencji przetwarzania jego danych, w ramach tzw. bestpractice, administratorzy danych powinni przekazywać nie tylko informacje wymagane zgodnie z art. 13 i 14 RODO, ale również inne informacje, istotne z punktu widzenia danego przetwarzania. W szczególności dotyczyć to powinno procesów przetwarzania dokonywanych przy wykorzystaniu narzędzi zaawansowanych technologicznie, jak również procesów o szczególnej ich złożoności.

Do takich dodatkowych informacji możemy zaliczyć przede wszystkim wskazanie, jaki możliwy wpływ na  podstawowe prawa i wolności podmiotu danych będzie miało dokonywane przez administratora przetwarzanie jego danych osobowych.

W związku z tym, że formalnie preambuła nie ma mocy prawnie wiążącej (por. wyrok TSUE z dnia 2 kwietnia 2009 r. sprawa C‑134/08 HauptzollamtBremen przeciwko J.E. Tyson Parketthandel GmbH hanse j.), a jej zadanie polega na wskazaniu intencji prawodawcy w czasie wprowadzania konkretnego rozwiązania, wskazania powoływanego motywu należy rozumieć właśnie jako tę dobrą praktykę, a nie obowiązek wynikający z przepisów RODO.

Klauzula informacyjna może również informować o stosowanych przez administratora danych kodeksach postępowania, bądź nadanych mu certyfikatach. Z punktu widzenia administratora, zamieszczenie takich informacji jest o tyle korzystne, że może zachęcić osobę, której dane dotyczą do przekazania dotyczących jej danych osobowych właśnie temu, a nie innemu podmiotowi.

Klauzule informacyjne oraz klauzule zgód

Pracuj na sprawdzonych wzorach i wytycznych, których autorami są eksperci Lex Artist sp. z o.o. – lidera na rynku ochrony danych osobowych w Polsce.

Skorzystaj z naszych sprawdzonych wzorów klauzul informacyjnych i klauzuli zgody.

Sprawdź

Forma przekazywania informacji

RODO wprowadza ogólne wymogi dotyczące formy informowania osób, których dane dotyczą o przetwarzaniu ich danych.

Wymóg, przekazywania informacji w sposób zwięzły, przejrzysty i zrozumiały oznacza, że administratorzy danych powinni unikać zbytniego przeładowania odbiorcy niepotrzebną treścią. Klauzule informacyjne powinny być możliwie jak najkrótsze, a ich teść powinna wyróżniać się od innych przekazywanych komunikatów (np. postanowień umownych, zasad konkursowych, etc.). Im dłuższa klauzula, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że osoba której dane dotyczą zapozna się z jej treścią.

Przekazywane informacje powinny być łatwo dostępne dla osoby, której dane dotyczą. Oznacza to, że podmiot danych nie powinien być zmuszany do poszukiwania informacji na temat przetwarzania jego danych osobowych. Powinno być dla niego od razu oczywiste, gdzie takie informacje może uzyskać. Najpraktyczniejszym rozwiązaniem w tym zakresie jest umieszczanie treści klauzul bezpośrednio pod formularzem z danymi, a w przypadkach formularzy w formie elektronicznej, umieszczenie aktywnego linka do treści komunikatu.

Jasny i prosty język oznacza, że informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych powinny być formułowane w możliwie najprostszy sposób, unikając m.in. złożonych struktur zdania. Informacje powinny być konkretne. Nie powinno się stosować sformułowań, które pozostawiałyby miejsce dla różnych ich interpretacji. W szczególności, należy unikać zwrotów, takich jak może, często, możliwe, etc. Dodatkowo, informacje przekazywane podmiotowi danych nie powinny również zawierać sformułowań oraz terminologii charakterystycznych dla języka fachowego (prawniczego, informatycznego, etc.). Jeżeli administrator decyduje się na stosowanie skrótów, powinny to być skróty powszechnie używane. Ponadto, jeżeli klauzule informacyjne są tłumaczone na jeden lub więcej innych języków, administrator danych powinien zapewnić, że wszystkie tłumaczenia są dokładne oraz że frazeologia i składnia mają sens w tym drugim języku (językach).

Zminimalizuj ryzyko naruszenia RODO w Twojej organizacji – przeszkól zespół.

Zależy Ci na tym aby Twoi pracownicy otrzymali certyfikat i poznali praktyczną wiedzę z zakresu RODO zamiast nużących regułek?

Sprawdź nasze interaktywne szkolenia e-learningowe.

Sprawdź

Stosowanie jasnego i prostego języka jest szczególnie ważne przy kierowaniu komunikatów informacyjnych do dzieci, które zgodnie z motywem 58 RODO, zasługują na szczególną ochronę.

Komunikaty informacyjne mogą być przekazywane przez administratora danych na piśmie lub w inny sposób, w tym elektronicznie. Forma przekazania informacji jest uzależniona przede wszystkim od formy gromadzenia danych. Oznacza to, że informacje mogą być przekazywane osobie, której dane dotyczą, zasadniczo w dowolniej formie, której wybór jest w praktyce uzależniony od samej formy gromadzenia danych (w szczególności dotyczy to przypadków tzw. pierwotnego gromadzenia danych). Przez inne sposoby przekazywania informacji należy rozumieć np. stosowanie infografik, schematów, czy też treści video.

Wybór formy przekazania komunikatu zależy od administratora danych, z zastrzeżeniem, że przekazanie informacji w formie ustnej może nastąpić wyłącznie wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, tego zażąda i to wyłącznie pod takim warunkiem, że innymi sposobami potwierdzi się tożsamość osoby, której dane dotyczą. W niektórych przypadkach jednak, zastosowanie innej niż ustna formy może być wręcz niemożliwe. Dotyczyć to może przypadku gromadzenia danych od osób niewidomych lub z różnych innych względów nie mogących odczytać kierowanego do nich komunikatu. Takie przekazywanie informacji znajdzie również zastosowanie przy gromadzeniu danych przez konsultanta podczas prowadzonej rozmowy telefonicznej.

Właściwe dostosowanie treści klauzuli informacyjnej oraz wybór formy jej przedstawienia jest niezwykle ważny z punktu widzenia zasady rozliczalności. To na administratorze danych będzie bowiem ciążył obowiązek udowodnienia, że akurat taki rodzaj komunikacji był w danym przypadku najbardziej właściwy.

Opłaty

Ten aspekt zasady przejrzystości oznacza również, że wszelkie informacje przekazywane na podstawie tych przepisów nie mogą być uzależnione od transakcji finansowych, na przykład płatności za usługi lub towary.