Czy powiadamiać Cię o nowych wpisach?

Bądź na bieżąco - z nami nie ominą Cię żadne zmiany w przepisach.

Zapisz się

Informujemy, że Administratorem danych osobowych jest Lex Artist Przemysław Zegarek, ul. Szańcowa 74/1, 01-458 Warszawa. Dane osobowe zostały przekazane dobrowolnie i będą przetwarzane wyłącznie w celu przesłania powiadomień o nowych wpisach na blogu oraz nowych usługach. Bez wyraźnej zgody dane osobowe nie będą udostępniane innym odbiorcom danych. Mają Państwo prawo dostępu do swoich danych oraz ich poprawiania poprzez kontakt: newsletter@blog-daneosobowe.pl

Jakie dane osobowe pracodawca może zbierać od pracownika?

Rekrutacja i zatrudnianie pracowników to proces podczas którego pracodawcy pozyskują dużą ilość danych osobowych. Dane te znajdują się w składanych przez kandydatów CV, listach motywacyjnych, dołączanych przez nich dyplomach, zaświadczeniach o ukończeniu kursów,  kwestionariuszach osobowych czy różnego rodzaju oświadczeniach. Na naszym blogu pisaliśmy już o tym jak powinny wyglądać prawidłowo skonstruowane zgody i klauzule informacyjne  wykorzystywane w trakcie rekrutacji pracowników (https://blog-daneosobowe.pl/zgody-i-klauzule-informacyjne-w-procesie-rekrutacji-praktyczne-wskazowki/).

W tym artykule chciałbym Państwu przedstawić jakie kategorie danych pracodawca może żądać od pracownika,  a także jakie są do tego podstawy prawne.

Podstawy prawne przetwarzania danych pracowników

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922, dalej „UODO”) przetwarzanie danych osobowych powinno odbywać się w oparciu o przynajmniej jedną z przesłanek legalności wymienioną w art. 23 lub art. 27 UODO.

W odniesieniu do pracodawców podstawę prawną przetwarzania przez nich danych osobowych pracowników są właściwe przepisy prawa legalizujące zbieranie określonych kategorii danych  tj. art. 23 ust. 1 pkt. 2 UODO. W przypadku tzw. „danych wrażliwych”, w szczególności informacji dotyczących stanu zdrowia pracowników  przepisem takim jest art. 27 ust. 2 pkt. 6 UODO.

Podstawowymi przepisami określającymi jakich danych pracodawca może żądać od kandydata do pracy oraz pracownika są przepisy prawa pracy. Katalog danych określają art. 221 Kodeksu Pracy oraz Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika dalej „Rozporządzenie”).

Kwestionariusze osobowe

Szczególnie istotne są przepisy Rozporządzenia. Rozporządzenie określa wzory  kwestionariuszy osobowych, a w nich szczegółowy wykaz danych jakie mogą być zbierane od kandydata do pracy (w załączniku nr 1 Rozporządzenia) oraz od pracownika (w załączniku nr 1a Rozporządzenia).

Wynika z nich, że pracodawca może przetwarzać dane takie jak: imię (imiona) i nazwisko imiona rodziców, data urodzenia, obywatelstwo, miejsce zamieszkania, wykształcenie, PESEL, NIP, imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci, nr i seria dowodu osobistego, informacja o stosunku do powszechnego obowiązku obrony.

Inne dane

W praktyce, w związku z zatrudnianiem pracowników pracodawcy żądają od nich podania znacznie większej ilości danych np. adres zameldowania, płeć, nazwisko rodowe, a także dane członków rodziny pracownika (takie jak np. stopień pokrewieństwa, stopień niepełnosprawności  czy informacja  o pozostawaniu we wspólnym gospodarstwie domowym z pracownikiem).

Czy zatem pozyskiwanie tych danych jest legalne skoro we wzorach kwestionariuszy osobowych nie ma takich kategorii danych ? Tak, gdyż możliwość ich zbierania wynika innych przepisów prawa.

Zgodnie z art. 221 §  4 Kodeksu Pracy pracodawca może żądać podania innych danych osobowych „jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów”.

Takimi „odrębnymi przepisami”, są w szczególności przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. regulujące zgłaszanie pracowników oraz członków ich rodzin do ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego w ZUS . Szczegółowy zakres danych jakie można zbierać w celu dokonania tego rodzaju zgłoszeń wyznaczają wzory właściwych formularzy ZUS, w szczególności: ZUS ZZA, ZUS ZUA czy ZUS ZCNA.

Jakich danych nie można żądać od pracownika?  

Przede wszystkim takich, co do których w obecnie obowiązujących przepisach brak jest podstaw prawnych do ich zbierania.

Przykładowo, danymi takimi będą: data wydania dowodu osobistego, termin ważności dowodu osobistego, nazwisko panieńskie matki, informacja o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych i poszukujących pracy, informacja o pozostawaniu na wyłącznym utrzymaniu osoby ubezpieczonej (dana zbierana od członka rodziny zgłaszanego do ubezpieczenia w ZUS).

Warto również zwrócić uwagę na NIP. Wzór kwestionariusza osobowego z Rozporządzenia wymienia „NIP” jako jedną z kategorii danych pozyskiwanych od pracowników. Jednakże począwszy od 1 września 2011r. pracodawcy nie powinni już zbierać numeru NIP. Tego dnia (w związku z wejściem w życie nowelizacji ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników) numer PESEL stał się jedynym identyfikatorem podatkowym osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a w związku z tym od pracowników  powinien być już zbierany wyłącznie PESEL.

Podsumowanie

Zbierając dane od pracowników należy przede wszystkim pamiętać, aby posługiwać się aktualnym wzorami kwestionariuszy osobowych oraz formularzy. Przepisy określające wzory tych dokumentów zmieniają się. Często, dane które kilka lat temu mogły być zbierane, dziś w wyniku kolejnych nowelizacji ustaw i rozporządzeń utraciły podstawę prawną. Tak było chociażby z informacją o pozostawaniu na wyłącznym utrzymaniu osoby ubezpieczonej. Formularz ZUS ZCNA który przewidywał taką kategorię danych został zmieniony i obecnie brak jest już podstaw, aby pozyskiwać takie informacje.

Źródła:

  • Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922),
  • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 – tekst jednolity, z późn. zm.),
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r., Nr 62, poz. 286, z pozn. zm.),
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorówzgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i  ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz. U.2016 poz. 222, z późn. zm.).

16 Odpowiedzi

  1. Jacek

    Czy uprawnionym jest żądanie przez pracodawcę przedłożenia oraz kserowanie odpisów aktów stanu cywilnego takich jak odpis skrócony aktu małżeństwa w związku z korzystaniem przez pracownika z urlopu okolicznościowego? Czy takie postępowanie nie narusza zasady adekwatności przetwarzania danych osobowych?

    1. Kancelaria Lex Artist

      Odpis aktu małżeństwa zawiera dużą ilość danych np. szczegółowe dane małżonka czy dane rodziców małżonka. Tego rodzaju dane nie są pracodawcy niezbędne, a zatem przechowywanie kserokopii takich dokumentów mogłoby zostać uznane za naruszenie zasady adekwatności przetwarzania danych, o której mowa w art. 26 ust. 1 pkt. 3 UODO. Dopuszczalnym działaniem będzie natomiast poproszenie pracownika o przedłożenie odpisu aktu do wglądu.

  2. Monika

    Czy pracodawca może wykorzystywać wizerunek pracowników (zdjęcia) w wewnętrznej poczcie mailowej bez zgody tego pracownika?
    Wykorzystanie zdjęć odbywa się na zasadzie dobrowolności i każdy pracownik, który chce, może ale nie musi dodać swoje zdjęcie do wewnętrznej poczty email. Pracodawca nie wymaga tej czynności od pracowników i informuje ich, że dane nie są przez niego wykorzystywane w jakikolwiek inny sposób jak tylko w poczcie wewnętrznej w celu ułatwienia komunikacji pomiędzy pracownikami w dużej organizacji. Nie dodanie zdjęcia przez pracownika do poczty nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami dla pracownika.
    Co z prawami do ochrony wizerunku po ustaniu stosunku pracy jak pracodawca takiej zgody nie miał w formie pisemnej?

    1. Kancelaria Lex Artist

      Rozpowszechnianie wizerunku pracownika przez jego pracodawcę powinno się odbywać za zgodą pracownika. Zgoda taka nie musi mieć formy pisemnej czyli oświadczenia z podpisem pracownika. Ze względów dowodowych ważne jest jednak, aby pracodawca był w stanie wykazać, że taką zgodę posiada np. w formie maila. Po ustaniu zatrudnienia pracownika jego wizerunek, w ramach wewnętrznej poczty nie powinien być już dłużej wykorzystywany.

  3. Również jestem ciekaw jak wygląda sprawa z publikowaniem np. informacji o pracowniku na stronie internetowej? Zgoda teoretycznie jest (wiadomość e-mail w której pracownik przesyła swój opis), czy to wystarczy? Czy może należy zabezpieczyć się jakimś pismem?

    1. Kancelaria Lex Artist

      Informacje o pracowniku, takie jak jego imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, czy też służbowy numer telefonu są ściśle związane z życiem zawodowym pracownika i z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych. Te informacje można zamieścić na stronie internetowej pracodawcy bez zgody pracownika. Natomiast wszelkie dane niezwiązane z jego pracą zawodową, dotyczące sfery życia prywatnego np. zainteresowania, sposób spędzania czasu wolnego, itp. mogą być zamieszczane za zgoda tej osoby. Zgodę taką pracownik może wyrazić w dowolny sposób. Nie musi być w formie pisemnej. Wystarczy np. mail.

  4. Mój pracodawca również wymagał ode mnie odpisów aktu cywilnego, ale nie wiedziałam, że może to być naruszenie zasady adekwatności przetwarzania danych. Czy po mojej prośbie pracodawca będzie zobowiązany usunąć te dane? I czy posiadanie przez pracodawcę takich aktów może mi jakoś zaszkodzić?

    1. Kancelaria Lex Artist

      Samo żądanie przez pracodawcę okazania odpisu aktu cywilnego nie jest naruszeniem. Pracodawca ma prawo zweryfikować czy były podstawy do udzielenia urlopu okolicznościowego np. w związku ze ślubem pracownika.
      W przypadku przechowywania odpisu aktu małżeństwa pracodawca powinien go usunąć lub usunąć z niego (np. zakreślić) te dane których nie potrzebuje i nie powinien zbierać takie jak np. imiona i nazwiska świadków. Zbieranie przez pracodawców zbyt dużej ilości danych to przede wszystkim ryzyko dla pracodawców i to oni mogą ponosić odpowiedzialność z tym związaną.

  5. Monika

    Czy możliwe jest zastosowanie kwestionariusza “połączonego”, tzn. takiego, który zawiera informacje z załącznika nr 1 oraz 1a Rozporządzenia? Kwestionariusz byłby podpisywany już przez pracownika, a nie kandydata do pracy. Umożliwiłoby to zebranie wszystkich potrzebnych pracodawcy danych, bez konieczności podwójnego ich wypisywania.

    1. Kancelaria Lex Artist

      Nie widzimy tutaj przeciwwskazań 🙂
      Natomiast zanosi się na to, że w związku z RODO/GDPR, Ministerstwo Cyfryzacji znowelizuje również kodeks pracy w obszarach związanych z ochroną danych osobowych.
      Ale to od 25 maja 2017 roku.

  6. Sylwia

    Szanowni Państwo,
    w naszym zakładzie pracy (duży zakład produkcyjny) wymagamy od pracowników zdjęcia do 1) wyrobienia pracownikom imiennej przepustki umożliwiającej wstęp oraz poruszanie się po terenie zakładu – przepustka służy jednocześnie do elektronicznej rejestracji czasu pracy pracowników 2) do wyrobienia uprawnień wewnątrzzakładowych do obsługiwania wózków jezdniowych. Czy również w takim przypadku musimy posiadać zgodę/oświadczenie pracownika na wykorzystanie wizerunku? Czy można taką klauzulę zgodę zawrzeć w kwestionariuszu osobowym? Rozumiem, że po ustaniu zatrudnienia pracownika jego wizerunek (przepustka ze zdjęciem, uprawnienia ze zdjęciem oraz zdjęcie pracownika w oprogramowaniu do przygotowania przepustki należy zniszczyć/usunąć?

    1. Kancelaria Lex Artist

      Witamy 🙂
      W opisanym przez Panią przypadku konieczne jest uzyskanie od pracownika oddzielnej zgody na wykorzystanie jego wizerunku. Zgodę można przechowywać w aktach osobowych. Tak, po ustaleniu stosunku pracy z pracownikiem jego wizerunek powinien być usunięty. Pozdrawiamy

  7. Sylwia

    Witam,
    czy jako pracodawca korzystający z usług agencji pracy tymczasowej możemy przechowywać w dokumentacji kopię umowy tymczasowej pomiędzy agencją pracy tymczasowej, a pracownikiem agencji, który świadczy u nas pracy?

    1. Kancelaria Lex Artist

      Witamy 🙂 w pierwszej kolejności należy zadać pytanie- jaki jest cel przechowywania przez Państwa kopii umowy tymczasowej pomiędzy agencją pracy tymczasowej, a pracownikiem agencji. pozdrawiamy

Zostaw odpowiedź