Rekrutacja i zatrudnianie pracowników to proces podczas którego pracodawcy pozyskują dużą ilość danych osobowych. Dane te znajdują się w składanych przez kandydatów CV, listach motywacyjnych, dołączanych przez nich dyplomach, zaświadczeniach o ukończeniu kursów, kwestionariuszach osobowych czy różnego rodzaju oświadczeniach. Na naszym blogu pisaliśmy już o tym jak powinny wyglądać prawidłowo skonstruowane zgody i klauzule informacyjne wykorzystywane w trakcie rekrutacji pracowników (https://blog-daneosobowe.pl/zgody-i-klauzule-informacyjne-w-procesie-rekrutacji-praktyczne-wskazowki/).
W tym artykule chciałbym Państwu przedstawić jakie kategorie danych pracodawca może żądać od pracownika, a także jakie są do tego podstawy prawne.
Podstawy prawne przetwarzania danych pracowników
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922, dalej „UODO”) przetwarzanie danych osobowych powinno odbywać się w oparciu o przynajmniej jedną z przesłanek legalności wymienioną w art. 23 lub art. 27 UODO.
W odniesieniu do pracodawców podstawę prawną przetwarzania przez nich danych osobowych pracowników są właściwe przepisy prawa legalizujące zbieranie określonych kategorii danych tj. art. 23 ust. 1 pkt. 2 UODO. W przypadku tzw. „danych wrażliwych”, w szczególności informacji dotyczących stanu zdrowia pracowników przepisem takim jest art. 27 ust. 2 pkt. 6 UODO.
Podstawowymi przepisami określającymi jakich danych pracodawca może żądać od kandydata do pracy oraz pracownika są przepisy prawa pracy. Katalog danych określają art. 221 Kodeksu Pracy oraz Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika dalej „Rozporządzenie”).
Kwestionariusze osobowe
Szczególnie istotne są przepisy Rozporządzenia. Rozporządzenie określa wzory kwestionariuszy osobowych, a w nich szczegółowy wykaz danych jakie mogą być zbierane od kandydata do pracy (w załączniku nr 1 Rozporządzenia) oraz od pracownika (w załączniku nr 1a Rozporządzenia).
Wynika z nich, że pracodawca może przetwarzać dane takie jak: imię (imiona) i nazwisko imiona rodziców, data urodzenia, obywatelstwo, miejsce zamieszkania, wykształcenie, PESEL, NIP, imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci, nr i seria dowodu osobistego, informacja o stosunku do powszechnego obowiązku obrony.
Inne dane
W praktyce, w związku z zatrudnianiem pracowników pracodawcy żądają od nich podania znacznie większej ilości danych np. adres zameldowania, płeć, nazwisko rodowe, a także dane członków rodziny pracownika (takie jak np. stopień pokrewieństwa, stopień niepełnosprawności czy informacja o pozostawaniu we wspólnym gospodarstwie domowym z pracownikiem).
Czy zatem pozyskiwanie tych danych jest legalne skoro we wzorach kwestionariuszy osobowych nie ma takich kategorii danych ? Tak, gdyż możliwość ich zbierania wynika innych przepisów prawa.
Zgodnie z art. 221 § 4 Kodeksu Pracy pracodawca może żądać podania innych danych osobowych „jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów”.
Takimi „odrębnymi przepisami”, są w szczególności przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. regulujące zgłaszanie pracowników oraz członków ich rodzin do ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego w ZUS . Szczegółowy zakres danych jakie można zbierać w celu dokonania tego rodzaju zgłoszeń wyznaczają wzory właściwych formularzy ZUS, w szczególności: ZUS ZZA, ZUS ZUA czy ZUS ZCNA.
Jakich danych nie można żądać od pracownika?
Przede wszystkim takich, co do których w obecnie obowiązujących przepisach brak jest podstaw prawnych do ich zbierania.
Przykładowo, danymi takimi będą: data wydania dowodu osobistego, termin ważności dowodu osobistego, nazwisko panieńskie matki, informacja o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych i poszukujących pracy, informacja o pozostawaniu na wyłącznym utrzymaniu osoby ubezpieczonej (dana zbierana od członka rodziny zgłaszanego do ubezpieczenia w ZUS).
Warto również zwrócić uwagę na NIP. Wzór kwestionariusza osobowego z Rozporządzenia wymienia „NIP” jako jedną z kategorii danych pozyskiwanych od pracowników. Jednakże począwszy od 1 września 2011r. pracodawcy nie powinni już zbierać numeru NIP. Tego dnia (w związku z wejściem w życie nowelizacji ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników) numer PESEL stał się jedynym identyfikatorem podatkowym osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a w związku z tym od pracowników powinien być już zbierany wyłącznie PESEL.
Podsumowanie
Zbierając dane od pracowników należy przede wszystkim pamiętać, aby posługiwać się aktualnym wzorami kwestionariuszy osobowych oraz formularzy. Przepisy określające wzory tych dokumentów zmieniają się. Często, dane które kilka lat temu mogły być zbierane, dziś w wyniku kolejnych nowelizacji ustaw i rozporządzeń utraciły podstawę prawną. Tak było chociażby z informacją o pozostawaniu na wyłącznym utrzymaniu osoby ubezpieczonej. Formularz ZUS ZCNA który przewidywał taką kategorię danych został zmieniony i obecnie brak jest już podstaw, aby pozyskiwać takie informacje.
Źródła:
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922),
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 – tekst jednolity, z późn. zm.),
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r., Nr 62, poz. 286, z pozn. zm.),
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorówzgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz. U.2016 poz. 222, z późn. zm.).
Powiązane artykuły
28 Odpowiedzi
Zostaw odpowiedź
Administratorem danych osobowych jest Lex Artist sp. z o.o., ul. Szańcowa 74/1, 01-458 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celu umieszczenia i obsługi komentarza na blogu. Przysługują Panu/Pani następujące prawa: prawo dostępu do treści danych, prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do wniesienia sprzeciwu, prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Pełna treść klauzuli informacyjnej znajduje się tutaj.
Zanonimizowany ciąg znaków stworzony na podstawie Pani/Pana adresu email (tak zwany hash) może zostać przesłany do usługi Gravatar w celu sprawdzenia czy jej Pan/Pani używa. Polityka prywatności usługi Gravatar jest dostępna tutaj. Po zatwierdzeniu komentarza obrazek profilowy jest widoczny publicznie w kontekście twojego komentarza.
Czy uprawnionym jest żądanie przez pracodawcę przedłożenia oraz kserowanie odpisów aktów stanu cywilnego takich jak odpis skrócony aktu małżeństwa w związku z korzystaniem przez pracownika z urlopu okolicznościowego? Czy takie postępowanie nie narusza zasady adekwatności przetwarzania danych osobowych?
Odpis aktu małżeństwa zawiera dużą ilość danych np. szczegółowe dane małżonka czy dane rodziców małżonka. Tego rodzaju dane nie są pracodawcy niezbędne, a zatem przechowywanie kserokopii takich dokumentów mogłoby zostać uznane za naruszenie zasady adekwatności przetwarzania danych, o której mowa w art. 26 ust. 1 pkt. 3 UODO. Dopuszczalnym działaniem będzie natomiast poproszenie pracownika o przedłożenie odpisu aktu do wglądu.
Czy pracodawca może wykorzystywać wizerunek pracowników (zdjęcia) w wewnętrznej poczcie mailowej bez zgody tego pracownika?
Wykorzystanie zdjęć odbywa się na zasadzie dobrowolności i każdy pracownik, który chce, może ale nie musi dodać swoje zdjęcie do wewnętrznej poczty email. Pracodawca nie wymaga tej czynności od pracowników i informuje ich, że dane nie są przez niego wykorzystywane w jakikolwiek inny sposób jak tylko w poczcie wewnętrznej w celu ułatwienia komunikacji pomiędzy pracownikami w dużej organizacji. Nie dodanie zdjęcia przez pracownika do poczty nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami dla pracownika.
Co z prawami do ochrony wizerunku po ustaniu stosunku pracy jak pracodawca takiej zgody nie miał w formie pisemnej?
Rozpowszechnianie wizerunku pracownika przez jego pracodawcę powinno się odbywać za zgodą pracownika. Zgoda taka nie musi mieć formy pisemnej czyli oświadczenia z podpisem pracownika. Ze względów dowodowych ważne jest jednak, aby pracodawca był w stanie wykazać, że taką zgodę posiada np. w formie maila. Po ustaniu zatrudnienia pracownika jego wizerunek, w ramach wewnętrznej poczty nie powinien być już dłużej wykorzystywany.
Również jestem ciekaw jak wygląda sprawa z publikowaniem np. informacji o pracowniku na stronie internetowej? Zgoda teoretycznie jest (wiadomość e-mail w której pracownik przesyła swój opis), czy to wystarczy? Czy może należy zabezpieczyć się jakimś pismem?
Informacje o pracowniku, takie jak jego imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, czy też służbowy numer telefonu są ściśle związane z życiem zawodowym pracownika i z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych. Te informacje można zamieścić na stronie internetowej pracodawcy bez zgody pracownika. Natomiast wszelkie dane niezwiązane z jego pracą zawodową, dotyczące sfery życia prywatnego np. zainteresowania, sposób spędzania czasu wolnego, itp. mogą być zamieszczane za zgoda tej osoby. Zgodę taką pracownik może wyrazić w dowolny sposób. Nie musi być w formie pisemnej. Wystarczy np. mail.
Mój pracodawca również wymagał ode mnie odpisów aktu cywilnego, ale nie wiedziałam, że może to być naruszenie zasady adekwatności przetwarzania danych. Czy po mojej prośbie pracodawca będzie zobowiązany usunąć te dane? I czy posiadanie przez pracodawcę takich aktów może mi jakoś zaszkodzić?
Samo żądanie przez pracodawcę okazania odpisu aktu cywilnego nie jest naruszeniem. Pracodawca ma prawo zweryfikować czy były podstawy do udzielenia urlopu okolicznościowego np. w związku ze ślubem pracownika.
W przypadku przechowywania odpisu aktu małżeństwa pracodawca powinien go usunąć lub usunąć z niego (np. zakreślić) te dane których nie potrzebuje i nie powinien zbierać takie jak np. imiona i nazwiska świadków. Zbieranie przez pracodawców zbyt dużej ilości danych to przede wszystkim ryzyko dla pracodawców i to oni mogą ponosić odpowiedzialność z tym związaną.
Czy możliwe jest zastosowanie kwestionariusza „połączonego”, tzn. takiego, który zawiera informacje z załącznika nr 1 oraz 1a Rozporządzenia? Kwestionariusz byłby podpisywany już przez pracownika, a nie kandydata do pracy. Umożliwiłoby to zebranie wszystkich potrzebnych pracodawcy danych, bez konieczności podwójnego ich wypisywania.
Nie widzimy tutaj przeciwwskazań 🙂
Natomiast zanosi się na to, że w związku z RODO/GDPR, Ministerstwo Cyfryzacji znowelizuje również kodeks pracy w obszarach związanych z ochroną danych osobowych.
Ale to od 25 maja 2017 roku.
Hej, bardzo wolno ładuje się strona na mobilce
dziękujemy za informacje 🙂
Szanowni Państwo,
w naszym zakładzie pracy (duży zakład produkcyjny) wymagamy od pracowników zdjęcia do 1) wyrobienia pracownikom imiennej przepustki umożliwiającej wstęp oraz poruszanie się po terenie zakładu – przepustka służy jednocześnie do elektronicznej rejestracji czasu pracy pracowników 2) do wyrobienia uprawnień wewnątrzzakładowych do obsługiwania wózków jezdniowych. Czy również w takim przypadku musimy posiadać zgodę/oświadczenie pracownika na wykorzystanie wizerunku? Czy można taką klauzulę zgodę zawrzeć w kwestionariuszu osobowym? Rozumiem, że po ustaniu zatrudnienia pracownika jego wizerunek (przepustka ze zdjęciem, uprawnienia ze zdjęciem oraz zdjęcie pracownika w oprogramowaniu do przygotowania przepustki należy zniszczyć/usunąć?
Witamy 🙂
W opisanym przez Panią przypadku konieczne jest uzyskanie od pracownika oddzielnej zgody na wykorzystanie jego wizerunku. Zgodę można przechowywać w aktach osobowych. Tak, po ustaleniu stosunku pracy z pracownikiem jego wizerunek powinien być usunięty. Pozdrawiamy
Witam,
czy jako pracodawca korzystający z usług agencji pracy tymczasowej możemy przechowywać w dokumentacji kopię umowy tymczasowej pomiędzy agencją pracy tymczasowej, a pracownikiem agencji, który świadczy u nas pracy?
Witamy 🙂 w pierwszej kolejności należy zadać pytanie- jaki jest cel przechowywania przez Państwa kopii umowy tymczasowej pomiędzy agencją pracy tymczasowej, a pracownikiem agencji. pozdrawiamy
Sprawa dotyczy służby cywilnej – zgodnie z art. 4 pkt 3 ustawy o służbie cywilnej może być zatrudniona osoba, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. Na etapie rekrutacji kandydat do pracy przedkłada oświadczenie o niekaralności. Sprawa się jednak komplikuje w momencie kiedy pracodawca chce to potwierdzić w KRK i wymaga od pracownika podania danych osobowych, które nie są uregulowane w KP, a wymagane do złożenia wniosku (mowa o miejscu urodzenia oraz nazwisku panieńskim matki). Czy pracodawca ma prawo żądać od pracownika tych danych? A jeśli tak to w jaki sposób zalegalizować ich pozyskanie i dalsze przetwarzanie? Zgoda pracownika?
Dzień dobry. Tak, pracodawca ma prawo żądania takich danych. Składając jako potencjalny pracodawca zapytanie o udzielenie informacji o osobie, w pkt 11 Wniosku „Wskazanie postępowania, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania informacji o osobie” należy podać podstawę prawną wymogu niekaralności – w tym przypadku jest to (jak Pan słusznie podał) art. 4 pkt 3 ustawy o służbie cywilnej. Przesłanką legalizującą jest w tym wypadku art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych (przepis prawa). Pozdrawiamy!
Czy w związku z wejściem przepisów dot. RODO od 25.05.2018r- można żądać od pracownika podania obywatelstwa w kwestionariuszu osobowym? Nie widzę tej danej w katalogu danych, które
Pracodawca będzie mógł żądać z momentem wejścia przepisów stąd moje pytanie.
Dzień dobry. Podstawą prawną do pozyskiwania informacji na temat obywatelstwa pracownika (lub kandydata do pracy) są obecnie przepisy Rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (konkretniej Załącznik nr 1 do tego rozporządzenia podający przykładowy kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie). W momencie wejścia w życie RODO problemem może być fakt, iż przetwarzanie danych w związku z przepisami prawa może odbywać się wyłącznie w ramach realizacji obowiązku prawnego, natomiast przepisy Rozporządzenia mówią o uprawnieniu pracodawcy. W tym zakresie trzeba będzie czekać albo na nowelizację prawa pracy, albo na rekomendacje organu nadzoru. Pozdrawiamy!
Witam, mam jeszcze pytanie dotyczące zapisu w kwestionariuszu osobowym” Oświadczam, że dane zawarte w pkt. 1, 2 są zgodne z dowodem osobistym….” czy w myśl nowych przepisów będzie można zostawić ten zapis?
Dzień dobry. Jeżeli Kodeks pracy nie ulegnie zmianom w tym zakresie, to tak. Pozdrawiamy!
Dzień dobry,
Czy coś wiadomo w kwestii pozostawienia tego zapisu w Kodeksie pracy?
Dzień dobry. 28 marca 2018 r. został opublikowany projekt ustawy – przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych. W projekcie znajdują się m. in. zmiany w Kodeksie pracy dostosowujące przepis art. 22 z indeksem pierwszym, aby przetwarzanie danych przez potencjalnych pracodawców/pracodawców odbywało się na podstawie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – treść przepisu w projekcie brzmi: „Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących (…)
„. Pozdrawiamy!
Dzień dobry. Czy w kontekście RODO mamy prawo prosić osobę, którą zatrudniamy do pracy o przesłanie skanu dowodu osobistego lub paszportu?
Dzień dobry. Powinno się unikać skanowania i przechowywania skanów dokumentów tożsamości. Bazujemy na oświadczeniach + ewentualnie dokumencie do wglądu. Pozdrawiamy!
Czy można w procesie rekrutacyjnym zapytać kandydata do pracy o jego aktualne zarobki? Czy ma prawo odmówić odpowiedzi na takie pytanie w trakcie rozmowy lub wypełniając kwestionariusz? Pozdrawiam
Nie istnieje wymóg podawania zarobków przez kandydata do pracy, także odmowa podania takiej informacji jest w pełni uzasadniona. Pozdrawiamy!