Czy powiadamiać Cię o nowych wpisach?

Bądź na bieżąco - z nami nie ominą Cię żadne zmiany w przepisach. Każdy subskrybent otrzyma od nas bonusy - ankietę do badania RODO-świadomości pracowników oraz arkusz oceny wdrożenia RODO.

Zapisz się

Administratorem danych osobowych jest Lex Artist sp. z o.o., ul. Szańcowa 74/1, 01-458 Warszawa, tel. (22) 253 28 18; e-mail: kontakt[AT]lex-artist.pl Dane osobowe przetwarzane będą w celu świadczenia usługi wysyłki newslettera. Przysługuje Pani/Panu prawo do: dostępu do treści danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, wniesienia sprzeciwu, wniesienia skargi do organu nadzorczego. Pełna treść klauzuli informacyjnej znajduje się: tutaj.

Czy z firmą sprzątającą należy podpisać umowę powierzenia? #RODOFAQ

Dość często, w zakresie współpracy z różnymi podmiotami, które uzyskują lub mogą uzyskać dostęp do dokumentów zawierających dane osobowe, pojawiają się pytania i wątpliwości. Główne pytanie w tym zakresie dotyczy tego w jaki sposób zabezpieczyć interesy i dane osobowe administratora?

Nie inaczej jest w przypadku korzystania z usług firmy sprzątającej. A od strony „praktycznej” – czy z firmą sprzątającą należy podpisać umowę powierzenia?

Czy firma sprzątająca przetwarza dane osobowe?

Żeby odpowiedzieć na pytanie postawione w tytule artykułu trzeba zrozumieć i przeanalizować dwie kwestie:

  • zdefiniować czym jest przewarzanie danych oraz zastanowić się czy, którąś z operacji przetwarzania wykonują osoby sprzątające,
  • określić jakie są obowiązki firmy sprzątającej.

Jest to niezbędne do ustalenia czy dochodzi do powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Art. 2 pkt 2 RODO: ,,przetwarzanie'' oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;

W powyższej definicji ciężko odnaleźć operację na danych, które miałyby wykonywać osoby zajmujące się utrzymaniem porządku w biurze.

Równie istotne jest zdefiniowanie zakresu świadczonej przez firmę sprzątającą usługi. Umowa bowiem może dotyczyć klasycznych usług sprzątających, bądź obejmować dodatkowe usługi, jak na przykład niszczenie lub porządkowanie dokumentów. Informacje te niezbędne są, aby ustalić czy do wykonania obowiązków konieczny jest dostęp do danych osobowych.

Usługi klasyczne

Do świadczenia klasycznych usług sprzątających nie jest niezbędny dostęp do danych. Zadania firmy w takim przypadku nie są związane z przetwarzaniem danych osobowych. Nie wyklucza to jednak, że osoby wykonujące tego rodzaju czynności mogą w sposób przypadkowy uzyskać wgląd do danych osobowych. Pomimo tego, podpisanie umowy powierzenia w takim przypadku nie będzie konieczne.

Administrator powinien jednak z związku z korzystaniem z takich usług wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, których celem będzie zapewnienie odpowiedniej ochrony danych osobowych. Jednym z możliwych do zastosowania środków jest podpisanie z osobami zajmującymi się sprzątaniem oświadczeń o zachowaniu danych w poufności lub dodanie odpowiednich zapisów o zachowaniu poufności i bezpieczeństwie informacji do umowy głównej. Administrator powinien również rozważyć wprowadzenie odpowiednich środków bezpieczeństwa aby zminimalizować ryzyko dostępu do danych osób nieuprawnionych.

Świadczenie usług dodatkowych

Inaczej wygląda sytuacja jeśli firma sprzątająca zapewnia dodatkowe usługi takie jak niszczenie dokumentów. W takiej sytuacji, aby mogła ona wykonać swoje usługi dostęp do danych osobowych jest jej niezbędny. Niszczenie bowiem jest jedną z operacji, którą można wykonywać na danych osobowych. W związku z tym konieczne będzie podpisanie z firmą sprzątającą umowy powierzenia przetwarzana danych osobowych, ponieważ jej obowiązki będą ściśle związane z przetwarzaniem danych.

wsparcie RODO

Profesjonalne wsparcie

Mamy nadzieję, że poradnik był dla Ciebie pomocny. Jeśli nie masz czasu na tworzenie umowy powierzenia albo chcesz ją zweryfikować, zapraszamy do skorzystania z naszej pomocy.

Zobacz, w jaki sposób możemy Ci pomóc:

Sprawdź

Podsumowanie

Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych administratorzy danych podpisują w sytuacji, gdy zlecają zewnętrznemu podmiotowi świadczenie usług związanych z wykonywaniem pewnych operacji / czynności na danych osobowych. Bez wątpienia klasyczne usługi sprzątające nie zaliczają się do tego kręgu. Do sprzątania biura nie jest niezbędny dostęp dodanych osobowych. Jednak warto aby administrator danych zastanowił się nad wdrożonymi środkami ochrony organizacyjnej czy fizycznej. Kluczowa w tym zakresie może okazać się odpowiednia kontrola dostępu do pomieszczeń, wydzieleniem stref lub pomieszczeń newralgicznych, które podlegać powinny  szczególnej ochronie.

 

Pobierz artykuł

Pobierz artykuł w PDF

Źródła:

  • Zadania IOD - UODO
  • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

Powiązane artykuły

Firmy kurierskie a RODO
rodo faq
Czym są pseudonimizacja i anonimizacja danych osobowych? #RODOFAQ
audyt IT RODO
RODO w IT, czyli audyt cyberbezpieczeństwa według ENISA

Zostaw odpowiedź

* pola obowiązkowe

Administratorem danych osobowych jest Lex Artist sp. z o.o., ul. Szańcowa 74/1, 01-458 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celu umieszczenia i obsługi komentarza na blogu. Przysługują Panu/Pani następujące prawa: prawo dostępu do treści danych, prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do wniesienia sprzeciwu, prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Pełna treść klauzuli informacyjnej znajduje się tutaj.

Zanonimizowany ciąg znaków stworzony na podstawie Pani/Pana adresu email (tak zwany hash) może zostać przesłany do usługi Gravatar w celu sprawdzenia czy jej Pan/Pani używa. Polityka prywatności usługi Gravatar jest dostępna tutaj. Po zatwierdzeniu komentarza obrazek profilowy jest widoczny publicznie w kontekście twojego komentarza.