Pytanie zawarte w tytule niniejszego artykułu wydaje się z pozoru banalne. Jednak odpowiedź na nie jest już bardziej skomplikowana i zaczynać się będzie od nieśmiertelnego, prawniczego „to zależy”. Od czego zależy? Głównie od celu, w jakim prywatny numer telefonu pracownika, w tym potencjalnego pracownika, ma być wykorzystywany.
Etap rekrutacji
Zgodnie z art. 221 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Przepisy Kodeksu pracy nie dają podstaw do żądania od potencjalnego pracownika podania przez niego jego prywatnego numeru telefonu. W polskim systemie prawnym nie istnieje bowiem żaden przepis, który zobowiązywałby osobę fizyczną do posiadania takiego środka komunikacji. Dysponowanie telefonem jest w pełni dobrowolne.
Pracodawca może zatem przetwarzać prywatny numer telefonu potencjalnego pracownika, tylko wówczas, kiedy ten dobrowolnie zamieści go w złożonej przez siebie aplikacji. Wskazane dane osobowe mogą być wtedy przetwarzane wyłącznie na etapie prowadzenia postępowania rekrutacyjnego i do jego celów.
Etap zatrudnienia
Na etapie zatrudniania pracownika, pracodawca, zgodnie z art. 221 § 3 Kodeksu pracy, jest uprawniony do żądania podania dodatkowo (obok informacji wskazanych w poprzednim akapicie) danych osobowych obejmujących:
adres zamieszkania, numer PESEL (rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość), inne dane, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia (jeżeli nie było podstawy do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie), numer rachunku płatniczego (jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych).
Powyższe oznacza, że samo zatrudnienie, w dalszym ciągu nie daje pracodawcy prawa do zobowiązania pracownika, do podania prywatnego numeru telefonu i korzystania z niego, choćby do celów kontaktu w sprawach zawodowych.
Praktyczny kurs e-learningowy RODO w kadrach
Ze szkolenia dowiesz się jak sprawnie i zgodnie z RODO: rekrutować, zatrudniać, gromadzić i usuwać dane, wykorzystywać wizerunek oraz monitoring wizyjny i poczty elektronicznej, udostępniać spółkom z grupy kapitałowej, placówkom medycznym i dostawcom benefitów.
Sprawdź jak przetwarzać dane osobowe pracowników i kandydatów do pracy.
Zgoda na przetwarzanie prywatnego numeru telefonu pracownika
Zgodnie z powyśzymi przepisami prawa pracy oraz stanowiskiem Prezesa UODO w tej sprawie, aby pracodawca mógł przetwarzać, w celach zawodowych, prywatny numer telefonu pracownika, musi uzyskać jego zgodę.
Co interesujące, organ wskazuje wprost, że zgoda ta powinna mieć formę pisemną (którą, zgodnie z praktyką należy rozumieć jako pisemną, w tym elektroniczną) i określać zasady kontaktu.
Przyjmuje się, że w wyrażanej zgodzie, pracownik powinien mieć możliwość, określenia m.in.:
– godzin, w których pracodawca może się z nim kontaktować,
– zakresu spraw, w jakich prywatny numer telefonu będzie wykorzystywany (np. wyłącznie sprawy pilne, komunikaty w sprawach dotyczących zatrudnienia, lub inne określone przypadki).
Co istotne, wyrażona przez pracownika zgoda, musi spełniać wszystkie warunki zgody na przetwarzanie danych osobowych, które określone zostały w art. 7 RODO. Zgoda taka powinna być zatem m.in. w pełni dobrowolna. Dobrowolność zgody oznacza, w szczególności to, że osoba, której dane dotyczą nie powinna ponosić żadnych negatywnych konsekwencji, jeżeli odmówi jej wyrażenia.
Należy również pamiętać, że pracownik ma prawo w dowolnym momencie wycofać udzieloną zgodę. Będzie to oznaczać obowiązek zaprzestania przetwarzania przez pracodawcę prywatnego numeru telefonu na podstawie tej przesłanki.
Zgoda – przykłady praktyczne
Przykład 1
Pracodawca chce rozszerzyć formy komunikacji z pracownikami w sprawach kadrowych (informowanie o nowych benefitach, wydarzeniach pracowniczych, etc.). Zainteresowani pracownicy mogą podać swój prywatny numer, na który będą wysyłane krótkie informacje w formie wiadomości tekstowych, oraz wyrazić w tym zakresie zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych. SMS-y będą wysyłane w godzinach 8-16 w dni robocze. Komunikaty o tej samej treści będą również wyświetlane na zainstalowanych w zakładzie pracy telebimach.
- Zgoda jest w pełni dobrowolna.
- Osoby, które nie wyrażą zgody nie poniosą negatywnych konsekwencji – komunikaty zostaną im przekazane w innej formie.
- Określono zakres spraw oraz wskazano przedział czasowy wykorzystywania prywatnego numeru telefonu pracownika.
Przykład 2
Pracodawca uruchamia nowy system kadrowy. W celu zwiększenia bezpieczeństwa, zdecydowano się na wprowadzenie weryfikacji dwuetapowej (2FA) z wykorzystaniem kodów jednorazowych wysyłanych przez SMS. Pracownicy działu kadr nie mają służbowych smartfonów (korzystają z telefonów stacjonarnych pracodawcy). Aby móc logować się do systemu, pracownicy podali swoje prywatne numery telefonu.
- Brak zgody / nawet jeżeli pracodawca zdecydowałby się na jej gromadzenie, nie byłaby ona dobrowolna - aby móc realizować swoje obowiązki służbowe, pracownicy musieliby ją wyrazić.
- Osoby, które nie wyrażą zgody / nie podadzą danych poniosą negatywne konsekwencje - nie będą mogły realizować obowiązków służbowych, co naraża je nawet na utratę pracy.
- Pomijając kwestie związane z przetwarzaniem prywatnego numeru telefonu pracownika – zabezpieczenie systemu przy wykorzystaniu takiego numeru, może również budzić wątpliwości.
Obowiązek prawny
Czy pracodawca zawsze potrzebuje zgody pracownika na wykorzystanie jego prywatnego numeru telefonu? Co ciekawe – nie.
Zgodnie bowiem z art. 221 § 3 Kodeksu pracy, pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w artykułach przywoływanych w poprzednich akapitach, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Taka sytuacja ma miejsce np. w przypadku zawarcia przez pracodawcę umowy o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych z wybraną instytucją finansową. Zgodnie z art. 20 Ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, umowa o prowadzenie PPK określa w szczególności dane identyfikujące uczestnika PPK, przez które rozumie się:
imię (imiona), nazwisko, adres zamieszkania, adres do korespondencji, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, numer PESEL lub datę urodzenia w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL, serię i numer dowodu osobistego lub numer paszportu albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość w przypadku osób, które nie posiadają obywatelstwa polskiego.
Powyższe oznacza, że dla celów ich przekazania wybranej instytucji finansowej pracodawca będzie mógł gromadzić i przetwarzać dane osobowe pracownika, również w postaci prywatnego numeru telefonu, bez jego uprzedniej zgody.
Podsumowanie
Co do zasady, korzystanie przez pracodawcę z prywatnego numeru telefonu pracownika, wymaga pozyskania od tego ostatniego stosownej zgody. Sytuacje, kiedy przepisy prawa wprost zobowiązują podmiot zatrudniający do gromadzenia i wykorzystywania tego typu informacji, stanowią nieliczne wyjątki od tej reguły.
Każdy z pracodawców, który gromadzi dane osobowe w omawianym zakresie, powinien zweryfikować podstawy prawne takiego przetwarzania. W sytuacji ich braku, dane powinny zostać niezwłocznie usunięte.
Źródła:
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
- Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych
Powiązane artykuły
10 Odpowiedzi
Zostaw odpowiedź
Administratorem danych osobowych jest Lex Artist sp. z o.o., ul. Szańcowa 74/1, 01-458 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celu umieszczenia i obsługi komentarza na blogu. Przysługują Panu/Pani następujące prawa: prawo dostępu do treści danych, prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do wniesienia sprzeciwu, prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Pełna treść klauzuli informacyjnej znajduje się tutaj.
Zanonimizowany ciąg znaków stworzony na podstawie Pani/Pana adresu email (tak zwany hash) może zostać przesłany do usługi Gravatar w celu sprawdzenia czy jej Pan/Pani używa. Polityka prywatności usługi Gravatar jest dostępna tutaj. Po zatwierdzeniu komentarza obrazek profilowy jest widoczny publicznie w kontekście twojego komentarza.
A co w sytuacji, gdy pracownik wyraził zgodę na przetwarzanie nr telefonu i kontakt telefoniczny, a pracodawca próbuje skutecznie odwołać pracownika z urlopu zgodnie z art. 167 Kodeksu pracy, a pracownik nie obiera telefonu? Czy może z tego tytułu ponieść jakieś konsekwencje?
Witamy serdecznie, trudno nam wypowiedzieć się w zakresie odpowiedzialności w opisanej przez Pana sytuacji. To już kwestia regulacji Kodeksu pracy a nie RODO 🙂 Pozdrawiamy!
Ostatnio czytałam o sytuacji gdzie pracodawca wykorzystał prywatne zgłoszenie pracownika w celu „wezwania go na dywanik” i teraz sprawa jest badana.
Czy i przez jaki okres powinny być archiwizowane zbierane klauzule informacyjne, informacje o wyrażonych zgodach i zakresie przetwarzanych danych oraz wnioski o nadanie upoważnienia?
Dotyczy podmiotu zatrudniającego osoby na umowy zlecenie.
Proszę o ewent. wskazanie konkretnych przepisów.
W naszej opinii zakres przechowywanych dokumentów jest istotny ze względu na zasadę rozliczności i legalności. Ich usunięcie spowodowałoby brak możliwości wykazania np. przesłanki legalizującej przetwarzanie danych osobowych lub spełnienie obowiązku informacyjnego. Niestety w tej sprawie nie mamy ani konkretnych przepisów prawa ani wytycznych organu nadzorczego Pozdrawiamy!
Czy pracodawca ma prawo przekazać pracownikowi prywatny numer telefonu innego pracownika?
Aby pracodawca mógł posługiwać się prywatnym numerem telefonu pracownika w trakcie zatrudnienia, konieczne jest wyrażenie przez niego zgody na piśmie. Nie oznacza to jednak, że pracodawca ma prawo przekazać numer pracownika innemu pracownikowi w każdej sytuacji, a jedynie wyłącznie wtedy, gdy wymaga tego realizacja obowiązków służbowych.
Czy można umieścić prywatny numer telefonu pracowników na tablicy z nr telefonów do kierowników w celu wykorzystania go sytuacji awaryjnej takiej jak: zagrożenie zdrowia i życia pracowników, zagrożenie realizacji harmonogramu dostaw, zanik dostaw mediów, etc.
Dzień dobry, wykorzystywanie prywatnego numeru telefonu pracownika przez pracodawcę do celów służbowych możliwe jest dopiero po uzyskaniu od niego zgody. Zgoda ta powinna mieć charakter dobrowolny. Ponadto, pracownik powinien zostać poinformowany o podstawie prawnej przetwarzania jego danych osobowych w klauzuli informacyjnej.
Pozdrawiamy!
A co w przypadku kiedy, były już pracodawca (od ponad roku) nagle przekazał mój prywatny numer telefonu, byłemu klientowi którego obsługiwałem ? Czy mogę pociągnąć do odpowiedzialności owego pracodawcę ?