Czy powiadamiać Cię o nowych wpisach?

Bądź na bieżąco - z nami nie ominą Cię żadne zmiany w przepisach.

Zapisz się

Administratorem danych osobowych jest Lex Artist sp. z o.o., ul. Szańcowa 74/1, 01-458 Warszawa, tel. (22) 253 28 18; e-mail: kontakt[AT]lex-artist.pl Dane osobowe przetwarzane będą w celu świadczenia usługi wysyłki newslettera. Przysługuje Pani/Panu prawo do: dostępu do treści danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, wniesienia sprzeciwu, wniesienia skargi do organu nadzorczego. Pełna treść klauzuli informacyjnej znajduje się: tutaj.

Co zrobić z CV po zakończonej rekrutacji, czyli „dwugłos” MC i UODO

23 stycznia 2019 r. Ministerstwo Cyfryzacji zorganizowało konferencję, na której zaprezentowało objaśnienia wydane na podstawie tzw. „Konstytucji Biznesu”. Na konferencji poruszano m.in. temat nurtujący od miesięcy naszych Czytelników i Klientów – co zrobić z CV po zakończonej rekrutacji?

Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało dość obszerne objaśnienia prawne, w których twierdzi m.in., że:

po zakończonej rekrutacji pracodawca ma prawo przechowywać dokumenty rekrutacyjne osób, które nie zostały zatrudnione, w celach ochrony przed ewentualnymi roszczeniami [...] 

Przepisy Kodeksu pracy i wydane na jego podstawie akty wykonawcze nie precyzują przez jaki okres mogą być przechowywane dane kandydata, z którym nie zawarto umowy. W związku z tym istnieje pole do interpretacji w tej materii.

Co zrobić z CV po zakończonej rekrutacji wg Ministerstwa Cyfryzacji

Po zakończonej rekrutacji pracodawca ma prawo przechowywać dokumenty rekrutacyjne osób, które nie zostały zatrudnione, w celu ochrony przed ewentualnymi roszczeniami w związku z uprzednio prowadzoną rekrutacją.

Podstawą prawną takiego działania będzie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes potencjalnego pracodawcy – obrona przed ewentualnymi roszczeniami osoby, która nie została zatrudniona.

A zatem osoba ubiegająca się o pracę – która nie została wybrana na dane stanowisko – może co do zasady przypuszczać, że Administrator nie usunie jej danych po zakończonym procesie rekrutacji. Kandydat ubiegający się o pracę powinien liczyć się z tym, że potencjalny pracodawca będzie przechowywał jego dane również po zakończonej rekrutacji.

W przypadku kandydata, który nie został zatrudniony, istnieje bowiem ryzyko wniesienia roszczeń w związku z niezawarciem umowy.

Wedle stanowiska Ministerstwa Cyfryzacji – okres przechowywania takiego dokumentu powinien być jak najkrótszy. Oczywiście zakładając, że w u danego administratora nie zdarzyły się sytuacje, w których osoby ubiegające się o pracę na danym stanowisku występowały i z roszczeniami przeciwko pracodawcy.

Wtedy też może on termin retencji takiego dokumentu ograniczyć do kilku miesięcy „na wszelki wypadek”. Jest jeszcze jedna metoda. Można poinformować taką osobę, że niepodniesienie zarzutów dotyczących rekrutacji w określonym czasie po odmowie zatrudnienia zostanie uznane za domniemanie braku takowych, a dane osobowe zostaną usunięte. Natomiast jeśli pracodawca może liczyć się z tym, że wystąpienie z roszczeniami jest wysokie to okres przechowywania CV kandydatów będzie wynosił 3 lata (do czasu przedawnienia roszczeń). Przykładem wysokiego poziomu ryzyka jest występowanie bardzo porównywalnych kandydatur.

W objaśnieniach podkreślono, że CV kandydata przechowywane w celu obrony przed roszczeniami, nie może zostać wykorzystane w innym celu. Natomiast w przypadku gdy osoba, która została zatrudniona nie podjęła pracy, pracodawca może wyjątkowo skontaktować się z kandydatem i zaproponować mu stanowisko pracy.

Jaka była podstawa prawna wydania objaśnień przez Ministerstwo Cyfryzacji?

Uprawnienie prawodawca określił w art. 33 ustawy prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2018 r. poz. 1633 ze zm.) w związku z art. 9 ustawy o Rzeczniku Małych i Średnich Przedsiębiorców (Dz. U z 2018 r. poz. 648 ze zm.)

Przepisy te pozwalają Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców wnioskować o wydanie wyjaśnień przepisów regulujących podejmowanie, wykonywanie lub zakończenie działalności gospodarczej, dotyczące praktycznego ich stosowania. Są to właśnie tzw. objaśnienia prawne.

Jak podnoszą przedstawiciele Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii – objaśnienia prawne mają na celu zwiększenie pewności prawa, co było jednym z podstawowych założeń Konstytucji  Biznesu. W przystępny sposób mają wyjaśnić jakie obowiązki ciążą na przedsiębiorcy i jak powinien je wykonać. Jeśli przedsiębiorca zastosuje się do objaśnień, może być pewny, że nie poniesie negatywnych skutków stosowania takich przepisów. Ma to być gwarancja dla stosujących prawo.

Dlaczego zatem Rzecznik MiŚP zwrócił się do Ministerstwa Cyfryzacji? Otóż dlatego, że Ministerstwo Cyfryzacji pracowało nad przepisami Kodeksu pracy wdrażającymi RODO.

A zatem objaśnienia nie mają funkcji prawotwórczej, natomiast dają gwarancje przedsiębiorcy w zakresie wskazanych w objaśnieniach, natomiast Urząd Ochrony Danych Osobowych kwestionuje ten przywilej w stosunku do interpretacji RODO.

Co zrobić z CV po zakończonej rekrutacji wg Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Stanowisko MC jest zgoła odmienne od zaprezentowanego przez Urząd Ochrony Danych Osobowych w poradniku dla pracodawców, w sprawie zatrudnienia. W poradniku udzielono jednoznacznej odpowiedzi na pytanie co zrobić z CV po zakończonej rekrutacji. W poradniku możemy znaleźć wytyczne, zgodnie z którymi należy usunąć dokumenty aplikacyjne bezpośrednio po zakończonym procesie rekrutacji.

UODO wskazuje, że w toku rekrutacji nie powstaje żaden stosunek zobowiązaniowy pomiędzy kandydatem do pracy, a pracodawcą. Zdaniem organu nie ma zatem podstaw do uznania, że pracodawca jest uprawniony do przetwarzania danych z uwagi na konieczność ustalenia bądź nie, istnienia roszczenia. Wspomnieć należy, że stanowisko to praktycy poddali krytyce jako zbyt restrykcyjne i niezabezpieczające interesu pracodawcy.

Co ciekawe, sama zapowiedź zorganizowania konferencji Ministerstwa Cyfryzacji, na której ogłoszono objaśnienia prawne, spotkała się ze stanowczym głosem UODO. Urząd Ochrony Danych Osobowych ze zdziwieniem przyjął zapowiedź wydania objaśnień w zakresie ochrony danych osobowych. Urząd docenił chęć rozpowszechniania wiedzy z zakresu ochrony danych osobowych, lecz wskazał, że takie działanie wkracza w kompetencje Prezesa UODO.

Zgodnie z treścią RODO, dokonywanie oficjalnej wykładni leży w wyłącznej kompetencji organów nadzorczych i Europejskiej Rady Ochrony Danych Osobowych. W związku z tym Urząd Ochrony Danych Osobowych jest jedynym organem uprawnionym do wydawania wytycznych i interpretowania przepisów prawa.

Prezes UODO przypomniała, że Urząd nie jest związany formalnymi objaśnieniami dotyczącymi RODO.  Objaśnienia Ministerstwa Cyfryzacji mogą zatem narazić przedsiębiorców na negatywne konsekwencje czy utrudnić działalność, a nawet spowodować odpowiedzialność Skarbu Państwa.

Aktualnie Prezes UODO rozważa zaskarżenie wytycznych na drodze sądowej. Czy zatem objaśnienia przyjęte przez niektórych przedsiębiorców i praktyków prawa z entuzjazmem, zostaną usunięte z obrotu?

Dowiedz się jak w zgodzie z RODO prowadzić rekrutację

szkolenie online RODO w kadrach

Dzięki naszemu praktycznemu szkoleniu e-learningowemu, dowiesz się jak w zgodzie z RODO realizować procesy kadrowe. Przede wszystkim: rekrutacji, zatrudnienia, gromadzenia i usuwania danych, kopiowania dokumentów tożsamości, wykorzystywania wizerunku. A także: przekazywania danych podmiotom zewnętrznym (np. placówkom medycznym oraz w ramach Grup Kapitałowych), wykorzystywania monitoringu wizyjnego i poczty elektronicznej. Ostatni rozdział e-szkolenia poświęcamy realizacji praw i żądań byłego pracownika.

Sprawdź

Podsumowanie

Co w takim razie zrobić z CV po zakończonej rekrutacji? Czy je usunąć, a może zostawić w celu obrony przed roszczeniami? Z jednej strony mamy stanowisko UODO zawarte w poradniku dla pracodawców, z drugiej objaśnienia Ministerstwa Cyfryzacji.

Oba organy są umocowane w polskim porządku prawnym, działają na podstawie przepisów prawa. Pamiętać natomiast należy, że to Urząd Ochrony Danych Osobowych prowadzi kontrole. W związku z tym, inspektorzy mogą przychylać się do stanowiska Urzędu wskazanego w poradniku dla pracodawców. Natomiast objaśnienia MC osoby kontrolujące mogą traktować jako wytyczne, a nie wiążące interpretacje.

Zapewne czas pokaże, czy UODO będzie brało objaśnienia przepisów pod uwagę, a może zmieni stanowisko w tym zakresie?

Niezależnie od powyższego trzeba pamiętać, że dane osobowe (w tym zawarte w CV) trzeba przechowywać jak najkrócej. Tylko w takim przypadku będzie to zgodne z zasadą ograniczenia czasowego. Administrator powinien przechowywać takie dane nie dłużej niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.

Pobierz artykuł co zrobić z CV po zakończonej

Pobierz artykuł w PDF

Źródła:

Powiązane artykuły

Monitorowanie pracownika zgodne z RODO
Monitoring wizyjny a RODO
RODO w kadrach
Zmiany w kodeksie pracy i ZFŚS po 4 maja 2019 r.

5 Odpowiedzi

  1. Marzena

    Dzień dobry, w zatwierdzonym przez Archiwum Państwowe jednolitym rzeczowym wykazie akt Urzędu, oferty pracy posiadają kategorię archiwalną B5, co oznacza 5-letnie przechowywanie. Czy należy poprawić wykaz akt, czy się do niego stosować?

    1. Kancelaria Lex Artist

      Dzień dobry. Wykaz, o którym wspomniano w komentarzu, zawiera przy pozycji 110 “Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy” informację, iż okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb
      ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów. Stąd też można odpowiedzieć, że jedno nie wyklucza drugiego. 🙂 Pozdrawiamy!

      1. Marzena

        Bardzo dziękuję 🙂 i dopytam jeszcze o te “odrębne przepisy” – czy w tym rozumieniu są nimi wytyczne/ poradniki UODO czy MC czy też chodzi tu o przepisy prawa, w tym np. zarządzenie wdrażające przepisy kancelaryjne, które jest aktem prawa miejscowego. Pozdrawiam

        1. Kancelaria Lex Artist

          Za odrębne przepisy mamy na myśli przepisy powszechnie obowiązujące – nie będą nimi zatem ani wytyczne/poradniki, ani zarządzenia (poza wykonawczymi, które wydają organy wykonawcze gminy oraz powiatu). Pozdrawiamy!

    2. p

      Po co trzymać 5 lat życiorysy? Przyjmując, że jest pani z Urzędu, to multum aplikacji wpływa na konkursy na różne stanowiska i potem musi pani trzymać dziesiątki, jak nie setki CV przez 5 lat w Urzędzie. Jest to bezcelowe, nieekonomiczne, nieefektywne, zawala pani sobie szafy i zabiera miejsce na inne akta. Każdą pozycję z wykazu akt można zmienić, wystarczy napisać ponownie do lokalnego Archiwum Państwowego o zmianę kategorii archiwalnej.

Zostaw odpowiedź