Co zrobić z CV po zakończonej rekrutacji, czyli „dwugłos” MC i UODO

23 stycznia 2019 r. Ministerstwo Cyfryzacji zorganizowało konferencję, na której zaprezentowało objaśnienia wydane na podstawie tzw. „Konstytucji Biznesu”. Na konferencji poruszano m.in. temat nurtujący od miesięcy naszych Czytelników i Klientów – co zrobić z CV po zakończonej rekrutacji?

Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało dość obszerne objaśnienia prawne, w których twierdzi m.in., że:

Przepisy Kodeksu pracy i wydane na jego podstawie akty wykonawcze nie precyzują przez jaki okres mogą być przechowywane dane kandydata, z którym nie zawarto umowy. W związku z tym istnieje pole do interpretacji w tej materii.

Obejrzyj w formie video na YouTube…

… albo odsłuchaj w formie podcastu

Co zrobić z CV po zakończonej rekrutacji wg Ministerstwa Cyfryzacji

Podstawą prawną takiego działania będzie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes potencjalnego pracodawcy – obrona przed ewentualnymi roszczeniami osoby, która nie została zatrudniona.

A zatem osoba ubiegająca się o pracę – która nie została wybrana na dane stanowisko – może co do zasady przypuszczać, że Administrator nie usunie jej danych po zakończonym procesie rekrutacji. Kandydat ubiegający się o pracę powinien liczyć się z tym, że potencjalny pracodawca będzie przechowywał jego dane również po zakończonej rekrutacji.

Wedle stanowiska Ministerstwa Cyfryzacji – okres przechowywania takiego dokumentu powinien być jak najkrótszy. Oczywiście zakładając, że w u danego administratora nie zdarzyły się sytuacje, w których osoby ubiegające się o pracę na danym stanowisku występowały i z roszczeniami przeciwko pracodawcy.

Wtedy też może on termin retencji takiego dokumentu ograniczyć do kilku miesięcy „na wszelki wypadek”. Jest jeszcze jedna metoda. Można poinformować taką osobę, że niepodniesienie zarzutów dotyczących rekrutacji w określonym czasie po odmowie zatrudnienia zostanie uznane za domniemanie braku takowych, a dane osobowe zostaną usunięte. Natomiast jeśli pracodawca może liczyć się z tym, że wystąpienie z roszczeniami jest wysokie to okres przechowywania CV kandydatów będzie wynosił 3 lata (do czasu przedawnienia roszczeń). Przykładem wysokiego poziomu ryzyka jest występowanie bardzo porównywalnych kandydatur.

W objaśnieniach podkreślono, że CV kandydata przechowywane w celu obrony przed roszczeniami, nie może zostać wykorzystane w innym celu. Natomiast w przypadku gdy osoba, która została zatrudniona nie podjęła pracy, pracodawca może wyjątkowo skontaktować się z kandydatem i zaproponować mu stanowisko pracy.

Jaka była podstawa prawna wydania objaśnień przez Ministerstwo Cyfryzacji?

Przepisy te pozwalają Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców wnioskować o wydanie wyjaśnień przepisów regulujących podejmowanie, wykonywanie lub zakończenie działalności gospodarczej, dotyczące praktycznego ich stosowania. Są to właśnie tzw. objaśnienia prawne.

Jak podnoszą przedstawiciele Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii – objaśnienia prawne mają na celu zwiększenie pewności prawa, co było jednym z podstawowych założeń Konstytucji  Biznesu. W przystępny sposób mają wyjaśnić jakie obowiązki ciążą na przedsiębiorcy i jak powinien je wykonać. Jeśli przedsiębiorca zastosuje się do objaśnień, może być pewny, że nie poniesie negatywnych skutków stosowania takich przepisów. Ma to być gwarancja dla stosujących prawo.

Dlaczego zatem Rzecznik MiŚP zwrócił się do Ministerstwa Cyfryzacji? Otóż dlatego, że Ministerstwo Cyfryzacji pracowało nad przepisami Kodeksu pracy wdrażającymi RODO.

A zatem objaśnienia nie mają funkcji prawotwórczej, natomiast dają gwarancje przedsiębiorcy w zakresie wskazanych w objaśnieniach, natomiast Urząd Ochrony Danych Osobowych kwestionuje ten przywilej w stosunku do interpretacji RODO.

Co zrobić z CV po zakończonej rekrutacji wg Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Stanowisko MC jest zgoła odmienne od zaprezentowanego przez Urząd Ochrony Danych Osobowych w poradniku dla pracodawców, w sprawie zatrudnienia. W poradniku udzielono jednoznacznej odpowiedzi na pytanie co zrobić z CV po zakończonej rekrutacji. W poradniku możemy znaleźć wytyczne, zgodnie z którymi należy usunąć dokumenty aplikacyjne bezpośrednio po zakończonym procesie rekrutacji.

UODO wskazuje, że w toku rekrutacji nie powstaje żaden stosunek zobowiązaniowy pomiędzy kandydatem do pracy, a pracodawcą. Zdaniem organu nie ma zatem podstaw do uznania, że pracodawca jest uprawniony do przetwarzania danych z uwagi na konieczność ustalenia bądź nie, istnienia roszczenia. Wspomnieć należy, że stanowisko to praktycy poddali krytyce jako zbyt restrykcyjne i niezabezpieczające interesu pracodawcy.

Co ciekawe, sama zapowiedź zorganizowania konferencji Ministerstwa Cyfryzacji, na której ogłoszono objaśnienia prawne, spotkała się ze stanowczym głosem UODO. Urząd Ochrony Danych Osobowych ze zdziwieniem przyjął zapowiedź wydania objaśnień w zakresie ochrony danych osobowych. Urząd docenił chęć rozpowszechniania wiedzy z zakresu ochrony danych osobowych, lecz wskazał, że takie działanie wkracza w kompetencje Prezesa UODO.

Zgodnie z treścią RODO, dokonywanie oficjalnej wykładni leży w wyłącznej kompetencji organów nadzorczych i Europejskiej Rady Ochrony Danych Osobowych. W związku z tym Urząd Ochrony Danych Osobowych jest jedynym organem uprawnionym do wydawania wytycznych i interpretowania przepisów prawa.

Prezes UODO przypomniała, że Urząd nie jest związany formalnymi objaśnieniami dotyczącymi RODO.  Objaśnienia Ministerstwa Cyfryzacji mogą zatem narazić przedsiębiorców na negatywne konsekwencje czy utrudnić działalność, a nawet spowodować odpowiedzialność Skarbu Państwa.

Aktualnie Prezes UODO rozważa zaskarżenie wytycznych na drodze sądowej. Czy zatem objaśnienia przyjęte przez niektórych przedsiębiorców i praktyków prawa z entuzjazmem, zostaną usunięte z obrotu?

Praktyczny kurs e-learningowy RODO w kadrach

Ze szkolenia dowiesz się jak sprawnie i zgodnie z RODO: rekrutować, zatrudniać, gromadzić i usuwać dane, wykorzystywać wizerunek oraz monitoring wizyjny i poczty elektronicznej, udostępniać spółkom z grupy kapitałowej, placówkom medycznym i dostawcom benefitów. Sprawdź jak przetwarzać dane osobowe pracowników i kandydatów do pracy.

Sprawdź

Podsumowanie

Co w takim razie zrobić z CV po zakończonej rekrutacji? Czy je usunąć, a może zostawić w celu obrony przed roszczeniami? Z jednej strony mamy stanowisko UODO zawarte w poradniku dla pracodawców, z drugiej objaśnienia Ministerstwa Cyfryzacji.

Oba organy są umocowane w polskim porządku prawnym, działają na podstawie przepisów prawa. Pamiętać natomiast należy, że to Urząd Ochrony Danych Osobowych prowadzi kontrole. W związku z tym, inspektorzy mogą przychylać się do stanowiska Urzędu wskazanego w poradniku dla pracodawców. Natomiast objaśnienia MC osoby kontrolujące mogą traktować jako wytyczne, a nie wiążące interpretacje.

Zapewne czas pokaże, czy UODO będzie brało objaśnienia przepisów pod uwagę, a może zmieni stanowisko w tym zakresie?

Niezależnie od powyższego trzeba pamiętać, że dane osobowe (w tym zawarte w CV) trzeba przechowywać jak najkrócej. Tylko w takim przypadku będzie to zgodne z zasadą ograniczenia czasowego. Administrator powinien przechowywać takie dane nie dłużej niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.

Pobierz artykuł w PDF