Przetwarzanie wizerunku – RODO, dobra osobiste, prawa autorskie

Wizerunek to kwestia budząca wiele wątpliwości, nie tylko na gruncie prawa ochrony danych osobowych, ale także na podstawie innych przepisów. W dzisiejszych czasach jest to zagadnienie szczególnie istotne ze względu na wielość i łatwość dostępu do środków mogących posłużyć nam do wykonania zdjęcia czy nagrania zawierającego nasz wizerunek. Obecnie również praktycznie każdy pracodawca w jakiś sposób przetwarza wizerunek swoich pracowników.

Powszechną praktyka jest stosowanie monitoringu wizyjnego w celu zapewnienie bezpieczeństwa osób oraz mienia znajdującego się na terenie Administratora danych (więcej: monitorowanie pracownika zgodne z RODO), wiele firm decyduje się także na zamieszczanie wizerunków swoich pracowników na stronach internetowych, czy na identyfikatorach służbowych.

Wizerunek jako dane osobowe

Zgodnie z definicją zawartą w art. 4 pkt 1 Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i ich swobodnym przepływem (RODO) dane osobowe to:

Więcej na temat definicji danych osobowych mogą Państwo przeczytać: dane osobowe wg. RODO.

Bez wątpienie wizerunek mieści się w zakresie wyżej przytoczonej, definicji ponieważ jest czynnikiem określającym lub mogącym określić tożsamość osoby fizycznej dlatego też podlega on ochronie na zasadach wskazanych z przytoczonym akcie prawnym. Definicja danych osobowych stanowi, że są to „wszelkie informacje” niezależnie od tego w jakiej formie je przetwarzamy, a w przypadku wizerunku może być to np. obraz bądź nagranie.

W pewnych ściśle określonych okolicznościach wizerunek stanowić może dane o szczególnym charakterze – dane biometryczne, które inaczej niż w poprzednim stanie prawnym doczekały się swojej definicji legalnej zawartej w art. 4 pkt 14 RODO:

W zakresie wizerunku osoby, jako danych biometrycznych, należy także sięgnąć do uregulować zawartych w motywie 51 RODO:

Takie informacje mogą więc zostać uznane za dane biometryczne tylko pod warunkiem, że przetwarzane są specjalnymi metodami technicznymi, umożliwiającymi jednoznaczną identyfikację osoby fizycznej lub potwierdzenie jej tożsamości oraz dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych bądź behawioralnych osoby fizycznej.

W sytuacji gdy pracodawca posiada zdjęcie pracownika np. zawarte w aktach osobowych, nie będzie to od razu oznaczało, że przetwarzane są przez niego dane biometryczne, bowiem nie będą one przetwarzane specjalnymi metodami technicznymi, czyli na przykład w formie skanu owalu twarzy. Podsumowując to czy będziemy mieć do czynienie z wizerunkiem jako danymi biometrycznymi, zależeć będzie od technologii przetwarzania, natomiast samo to, że osoba zostanie zidentyfikowana nie stanowi danych biometrycznych.

Jak bezpiecznie przetwarzać m.in. wizerunek? Zapraszamy na szkolenie

Wiedza przekazywana w przystępny sposób przez wykładowców – praktyków (możesz spotkać ich artykuły na naszym blogu ;), kameralne grupy szkoleniowe, praktyczne wzory i szablony dokumentów i procedur, egzamin zakończony wydaniem certyfikatu. To tylko niektóre z zalet naszego kursu.

Sprawdź terminy:

Sprawdź

Wykorzystanie wizerunku – nie tylko RODO

W zakresie wykorzystywanie wizerunku nie można zapomnieć o pozostałych regulacjach prawnych. Status prawny wizerunku chroniony jest także na gruncie przepisów kodeksu cywilnego (KC) oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Artykuł 23 KC traktujący na temat dóbr osobistych odnosi się także w ich kontekście do wizerunku:

Warto zwrócić uwagę jak definiowany jest wizerunek w doktrynie prawniczej „wizerunek, czyli fizyczny obraz człowieka” lub w opinii sądów „wizerunek, rozumiany jako podobizna człowieka utrwalona jako portret, fotografia lub w innej postaci” – wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 października 2009 r. (III CSK 39/09). Wizerunek osoby stanowiący jedno z dóbr osobistych, które można naruszyć między innymi poprzez jego rozpowszechnianie. W jednym z komentarzy co istotne z punktu ochrony danych osobowych do art. 23 KC wskazano, że wizerunek nierozerwalnie związany jest z prawem do prywatności, które z kolei mocno wiąże się z prawem ochrony danych osobowych.

Przepisy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych są bardzo istotne w zakresie prawnej ochrony wizerunku. Traktują one bowiem na temat kwestii rozpowszechniania wizerunku.

W kontekście przywołanego przepisu ważnym na samym początku jest ustalenie znaczenia terminu rozpowszechnianie, zdaniem autorów komentarza „Chodzi zatem o sytuację, w której stworzona zostaje możliwość zapoznania się z wizerunkiem bliżej nieokreślonemu (z góry), niezamkniętemu kręgowi osób. Udostępnienie to odbywać może się za pomocą dowolnego medium, w tym prasy (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 19 kwietnia 2016 r. (I ACa 1826/15) nie ma też potrzeby, by zostało utrwalone na nośniku materialnym, może bowiem przybrać formę ulotną (np. jako emisja nadawanego na żywo programu telewizyjnego).”

Następnie warto przeanalizować sytuacje kiedy zgoda na rozpowszechnienie wizerunku nie jest potrzebna. Pierwszą z nich, eliminującą konieczność pozyskania zgody jest sytuacja, gdy osoba otrzymała zapłatę za pozowanie i nie wniosła sprzeciwu co do wykorzystania jej wizerunku.

Pozyskania zgody nie wymaga także rozpowszechnienie wizerunku osoby powszechnie znanej, który został utrwalony w związku z wykonywaniem przez nią jej funkcji publicznych, a zwłaszcza politycznych, społecznych, czy zawodowych. W związku z tym wykonanie zdjęcie premiera podczas oficjalnych uroczystości państwowych nie będzie wymagało od niego uzyskania zgody. Warto jednak w tym miejscu zaznaczyć, że przedstawienie wizerunku osoby powszechnie znanej, powinno odbywać się w celach informacyjnych, więc nie można byłoby wykorzystać wizerunku np. prezydenta do celów komercyjnych.

Sytuacja wyglądać będzie inaczej, w przypadku jeśli będziemy chcieli opublikować w prasie np. zdjęcie jednego z posłów bawiącego się na placu zabaw ze swoimi dziećmi, bez wątpienie nie będzie to już związane z wykonywaniem przez niego jego funkcji i w takiej sytuacji zgodę na rozpowszechnienie wizerunku powinniśmy posiadać. To samo dotyczy innych osób publicznie znanych, np. polityków, aktorów, piosenkarzy czy znanych działaczy społecznych.

Ostatnim przypadkiem kiedy można rozpowszechniać wizerunek bez uzyskania na to zgody, jest sytuacja gdy wizerunek osoby stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, publiczna impreza, konferencja czy krajobraz. Istotne w tym przypadku jest to, że wizerunek stanowi jedynie fragment większej całości, jak zgrupowanie osób na otwartej przestrzeni, która dostępna jest dla szerokiego, nieokreślonego okręgu odbiorców, przestrzeni, która zawiera elementy przyrodnicze czy np. wydarzenia publicznego, kulturalnego w teatrze lub na imprezie sportowej. Ważnym jest również, że to wydarzenie czy miejsce jest elementem, który ma być kluczowym elementem obrazu, a nie wizerunki osób, które się na nim znalazły.

Zgodnie z komentarzem redakcji Piotra Ślęzaka do art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych „(…) rozpowszechnienie wizerunku nie wymaga zezwolenia, jeśli stanowi on jedynie element akcydentalny lub akcesoryjny przedstawionej całości, tzn. w razie usunięcia wizerunku nie zmieniłby się przedmiot i charakter przedstawienia”. Jednak w przypadku, gdy na zdjęciu zrobionym podczas imprezy publicznej chcielibyśmy wykadrować (skupić obraz) wizerunek konkretnej osoby, nie będziemy mogli się powołać na omówioną wyżej przesłankę, ponieważ będziemy mieć do czynienie z portretem konkretnej osoby, na którego publikację powinniśmy w zaistniałej sytuacji posiadać jej zgodę.

W pozostałych przepadkach, jeśli mamy zamiar rozpowszechniać wizerunek osoby przedstawionej na fotografii czy nagraniu, musimy uzyskać jej zgodę o czym poniżej.

Podstawy prawne wykorzystania wizerunku

W przypadku przepisów Ogólnego rozporządzenie o ochronie danych osobowych spotykanymi podstawami prawnymi przetwarzania danych osobowych w postaci wizerunku są zgoda z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, prawnie uzasadniony interes art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, bądź w innych ściśle określonych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

W przypadku gdy wizerunek pracownika nie jest rozpowszechniamy w myśl przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a jedynie wykorzystywany wewnętrznie w ramach określonej organizacji (zamkniętego kręgu osób), np. na identyfikatorach w Intranecie, nie musimy uzyskiwać od takiej osoby zgody na rozpowszechnienie wizerunku. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych na gruncie RODO będzie w takim przypadku prawnie uzasadniony interes administratora danych osobowych, jakim będzie np. usprawnienie procesu zarządzania i komunikacji wewnętrznej lub zgoda pozyskana np. w formie wyraźnego działania potwierdzającego.

To samo dotyczyło będzie wykorzystywanie wizerunku pracowników poprzez zamieszczanie go np. w wewnętrznym Newsletterze czy gazetce firmowej celem administratora będzie prowadzenie akcji promocyjnych w firmie oraz informowanie pracowników o służbowych wydarzeniach.

Zgoła inaczej i będzie wyglądała sytuacja jeśli np. będziemy chcieli zmieścić zdjęcia pracowników lub uczestników konferencji na stronie internetowej. W takich okolicznościach, gdy będą to fotografie wykadrowane, przedstawiające poszczególne osoby, należało będzie uzyskać od nich zgodę na rozpowszechnianie wizerunku zgodnie z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Jaka w tym momencie będzie właściwa podstawa na grudnie przepisów o ochronie danych osobowych? W takim przypadku możemy powołać się na prawnie uzasadniony interes, biorąc pod uwagę wytyczne wskazane w motywie 47 RODO:

Praktyczny kurs e-learningowy RODO w kadrach

Ze szkolenia dowiesz się jak sprawnie i zgodnie z RODO: rekrutować, zatrudniać, gromadzić i usuwać dane, wykorzystywać wizerunek oraz monitoring wizyjny i poczty elektronicznej, udostępniać spółkom z grupy kapitałowej, placówkom medycznym i dostawcom benefitów.

Sprawdź jak przetwarzać dane osobowe pracowników i kandydatów do pracy.

Sprawdź

Osoba, która wyraziła zgodę na podstawie ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych na rozpowszechnianie wizerunku może spodziewać się, że jej dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora danych – ma co do tego rozsądne przesłanki jakimi są wykonanie zdjęcie oraz wyrażona przez nią zgoda na rozpowszechnianie wizerunku. Oczywiście nie tylko prawnie uzasadniony interes będzie miał zastosowanie, można w takiej sytuacji odebrać od takich osób zgody  czy to w formie oświadczenia czy wyraźnego działania potwierdzającego.

Inaczej sytuacja będzie wyglądała w przypadku pomiotów publicznych, które nie mogą powołać się na przesłankę prawnie uzasadnionego interesu – pozostaje w takiej sytuacji pozyskiwanie każdorazowo zgody na przetwarzanie danych osobowych lub powołanie się na obowiązek prawny, o ile taki będzie występował, w ściśle określonych przypadkach. To jaka przesłanka będzie właściwa i uzasadniona będzie zależało każdorazowo od ściśle określonego przypadku.

Oczywiście musimy pamiętać o pozostałych obowiązkach administratora danych osobowych, a więc o konieczności dopełnienia w stosunku do osób, których dane w postaci wizerunku przetwarzamy, obowiązku informacyjnego zgodnie z art. 13 RODO, ustalić czas przez który dane te będą przetwarzane, a także respektować żądania jakie podmiot danych osobowych może wysunąć pod jego adresem, w tym przede wszystkim prawo do sprzeciwu.

Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych nie wskazuje szczegółowych wytycznych co do tego, jaką formę powinna mieć zgoda na rozpowszechnianie wizerunku. Zgoda taka może być więc wyrażona w dowolnej formie, nie powinna on jednak budzić wątpliwości – nie wystarczy tu przekonanie, że skoro ktoś pozował do zdjęcie to domyśla się on, że zostanie ono wykorzystane np. w reklamie internetowej. Osoba taka powinna mieć także swobodę kształtowanie treści oraz zakresu wyrażonej zgody.

Podsumowanie

Decydując się na wykorzystanie wizerunku, administrator danych osobowych powinien każdorazowo przeanalizować kilka aspektów. Pierwszym z nich jest to, gdzie oraz w jaki sposób będzie on chciał wykorzystać wizerunek osób przedstawionych np. na fotografii – wewnątrz organizacji czy zewnętrznie. Kolejną kwestią jest to, w jaki sposób przedstawiony jest wizerunek tych osób – indywidualnie wykadrowany czy jako zgromadzenie. Co najważniejsze musimy pamiętać, że wizerunek podlega ochronie na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych, kodeksu cywilnego oraz przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Decydując się na jego wykorzystanie musimy mieć na uwadze wszystkie te wymienione akty prawne.