Czy powiadamiać Cię o nowych wpisach?

Bądź na bieżąco - z nami nie ominą Cię żadne zmiany w przepisach. Każdy subskrybent otrzyma od nas bonusy - ankietę do badania RODO-świadomości pracowników oraz arkusz oceny wdrożenia RODO.

Zapisz się

Administratorem danych osobowych jest Lex Artist sp. z o.o., ul. Szańcowa 74/1, 01-458 Warszawa, tel. (22) 253 28 18; e-mail: kontakt[AT]lex-artist.pl Dane osobowe przetwarzane będą w celu świadczenia usługi wysyłki newslettera. Przysługuje Pani/Panu prawo do: dostępu do treści danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, wniesienia sprzeciwu, wniesienia skargi do organu nadzorczego. Pełna treść klauzuli informacyjnej znajduje się: tutaj.

Agencja rekrutacyjna, a RODO – jak powinna wyglądać współpraca

Wielu pracodawców planując rozpoczęcie procesu rekrutacyjnego, decyduje się na nawiązanie współpracy z agencją rekrutacyjną, która w profesjonalny sposób dokona wyboru i selekcjonowania kandydatów do pracy.

W związku z nawiązaniem tego rodzaju współpracy mogą pojawić się wątpliwości jak uregulować kwestie przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy. Kto będzie pełnił role Administratora danych osobowych, kto podmiotu przetwarzającego, a być może będziemy mieli do czynienia z udostępnieniem danych osobowych.

W naszym dzisiejszym artykule omówimy trzy modele współpracy jakie mogą Państwo spotkać podczas współpracy z agencjami. Wskażemy również rozwiązania, które należy zastosować w określonych sytuacjach, aby zachować zgodności z RODO.

Zanim przejdziemy do omawiania konkretnych sytuacji należy zaznaczyć, że w każdym przypadku zanim zdecydujemy się na któreś z opisanych poniżej rozwiązań musimy dokładnie przeanalizować umowę z agencją. Powinniśmy również uzyskać odpowiedź na pytanie w jaki dokładnie sposób będzie prowadzona rekrutacja:
  • czy dane osobowe kandydatów do pracy będą czerpane z zasobów agencji rekrutacyjnej?
  • czy agencja będzie zamieszczała ogłoszenia o pracę w swoim własnym imieniu i włączała dane kandydatów do swoich zbiorów danych?
  • czy ogłoszenia o pracę będą zamieszczane w imieniu klienta?

Agencja rekrutacyjna, jako administrator danych osobowych kandydatów

Pierwszy z omawianych modeli współpracy zakłada następującą sytuację:

Przykładowy stan faktyczny

Spółka ABC decyduje się na współpracę z agencją zatrudnienia, która dysponuje własną bazą potencjalnych kandydatów. W celu znalezienia odpowiedniej osoby na stanowisko, agencja rekrutacyjna przeszukuje własne bazy i wybiera kandydatów spełniające kryteria określone przez Spółkę ABC. W sytuacji, gdy w zasobach agencji nie znajdują się kandydaci spełniający oczekiwania klienta pod kątem doświadczenia oraz kwalifikacji, musi ona rozpocząć poszukiwania kandydatów w inny sposób. Agencja może podjąć poszukiwanie kandydatów na przykład poprzez portale służące kontaktom zawodowo-biznesowym lub umieszczanie ogłoszeń o rekrutacje na określone stanowisko.

Model ten zakłada, że agencja czerpie kandydatów z własnych baz lub we własnym imieniu wyszukuje kandydatów (np. zamieszcza ogłoszenia o pracę, nawiązuje kontakty poprzez dedykowane portale) i włącza ich do swoich zbiorów danych. W tym zakresie agencja będzie działała, jako administrator danych osobowych kandydatów do pracy, to ona będzie decydowała o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych. Na niej ciążyły będą obowiązki wskazane w RODO, m. in. dopełnienie obowiązku informacyjnego, ponieważ dane kandydatów przetwarza jako Administrator danych, w swoim własnym celu – przeprowadzenie pierwszego etapu rekrutacji – pozyskanie CV oraz selekcjonowanie kandydatów. Dane osób zainteresowanych poszukiwaniem pracy będzie przetwarzała nie tylko w celu tej jednej konkretnej rekrutacji, ale także na potrzeby innych postępowań rekrutacyjnych dla szeregu różnych pomiotów, z którymi nawiąże współpracę.

W związku ze współpracą z klientem, agencja wyszukuje w swoich własnych zasobach odpowiednich kandydatów do pracy, spełniających wymagania wskazane w umowie o współpracę. Przekazanie danych osobowych odpowiedniego kandydata następuje poprzez udostępnienie danych osobowych (dokumentów aplikacyjnych CV, list motywacyjny). Podstawa prawa udostępnienie danych osobowych zależeć będzie od relacji jaką agencja ma z kandydatami. W większości przypadków proces udostępnienie opierał się będzie na przesłance zgody, jednak nie musi być tak w każdym przypadku. Niekiedy agencje zatrudnienia podpisują z kandydatami umowę, w związku z tym udostępnienie może nastąpić na podstawie przesłanki z art. 6 ust. 1 lit. b RODO – realizacja umowy.

Klient (jako potencjalny pracodawca zlecający agencji wyszukanie kandydata) w momencie otrzymania dokumentów aplikacyjnych staje się Administratorem danych osobowych. Spoczywa na nim obowiązek informacyjny wtórny z art. 14 RODO, czyli musi poinformować kandydatów między innymi o tym kto jest Administratorem danych osobowych, jaki jest cel oraz podstawa przetwarzania danych, a także jakie jest źródło danych i kategorie odnośnych danych. Obowiązek tego zgodnie z art. 14 ust. 3 RODO powinien zostać spełniony w takim przypadku „przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą”.

e-learning RODO w kadrach

Praktyczny kurs e-learningowy RODO w kadrach

Ze szkolenia dowiesz się jak sprawnie i zgodnie z RODO: rekrutować, zatrudniać, gromadzić i usuwać dane, wykorzystywać wizerunek oraz monitoring wizyjny i poczty elektronicznej, udostępniać spółkom z grupy kapitałowej, placówkom medycznym i dostawcom benefitów.

Sprawdź jak przetwarzać dane osobowe pracowników i kandydatów do pracy.

Sprawdź

Agencja rekrutacyjna, jako procesor

Model ten zakłada, że agencja w imieniu klienta (potencjalnego pracodawcy) wyszukuje kandydatów, czyli np. zamieszcza ogłoszenia o pracę, prowadzi rozmowy rekrutacyjne, proponuje widełki wynagrodzeń itp. Nie czerpie ona kandydatów z własnych zasobów, ale w sposób aktywny poszukuje ich w imieniu klienta.

W opisanej sytuacji Spółka ABC (potencjalny pracodawca) jest administratorem danych osobowych kandydatów, decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych. W takiej sytuacji należy podpisać z agencją rekrutacyjną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, w której Spółka ABC (jako potencjalny pracodawca) powierza agencji do przetwarzania dane osób ubiegających się w niej o zatrudnienie/dane rekrutacyjne.

Klient powinien pamiętać o tym, że w przypadku tego modelu współpracy to on będzie pełnił rolę administratora danych osobowych. W modelu tym, w odróżnieniu od pierwszej z opisanych sytuacji, administratorem danych będzie od samego początku procesu rekrutacyjnego. Spoczywać więc będzie na nim obowiązek informacyjny z art. 13 RODO. W związku z tym, powinien zadbać o to, aby dodać w umowie o współpracę stosowne zastrzeżenie, traktujące o tym, że agencja w jego imieniu zobowiązuje się dopełnić obowiązku informacyjnego w stosunku do kandydatów, a jako załącznik do umowy zamieścić wzór takiego obowiązku.

W tym modelu agencja rekrutacyjna występuje jako podmiot przetwarzający, który w imieniu i na rzecz potencjalnego pracodawcy wyszukuje kandydatów do pracy. Agencja nie wykorzystuje zebranych danych osobowych w swoich własnych celach, nie włącza ich do swoich zbiorów danych osobowych. Po zakończeniu współpracy zgodnie z dyspozycją umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, powinna usunąć dane osobowe kandydatów.

Model mieszany

Ostatni z modeli współpracy możemy określić jako mieszany. Agencja w imieniu naszej spółki ABC (potencjalnego pracodawcy) prowadzić będzie rekrutacje dwutorowo. Wyszukuje kandydatów poprzez ogłoszenia o prace publikowane w imieniu klienta, ale może również czerpać aplikacje ze swoich własnych zbiorów danych. Będziemy mieć w związku z tym do czynienia z połączeniem dwóch wyżej opisanych sytuacji.

Spółka ABC powinna pamiętać o tym, aby zawrzeć z agencją umowę powierzenia, a w sytuacji gdy agencja czerpać będzie kandydatów ze swoich własnych zasobów, trzeba mieć na uwadze, że dochodzić będzie do udostępnienia danych osobowych.

W związku z powyższym należy zauważyć, że dwa wyżej wymienione sposoby pozyskiwania kandydatów w odmienny sposób będą kształtowały obowiązek informacyjny. W sytuacji gdy agencja pozyskuje kandydatów we własnym imieniu i włącza ich do swoich baz, przekazanie aplikacji będzie następowało poprzez udostępnienie danych potencjalnemu pracodawcy, który powinien dopełnić obowiązku informacyjnego wtórnego z art. 14 RODO. Natomiast gdy agencja w imieniu i na rzecz klienta poszukuje kandydatów, powinna ona dopełnić w jego imieniu obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO.

Więcej na temat samego obowiązku informacyjnego mogą Państwo przeczytać w serii artykułów na naszym blogu: obowiązek informacyjny RODO.

Podsumowanie

Podejmując współpracę z agencją rekrutacyjną potencjalny pracodawca powinien dokładnie przeanalizować w jaki sposób rekrutacja będzie prowadzona. To właśnie od sposobu prowadzenia naboru kandydatów zależały będę prawa i obowiązki stron, oraz kształt obowiązku informacyjnego. Troska o prawidłowe przekazywanie danych osobowych kandydatów do pracy między agencją, a potencjalnym pracodawcą nie jest i nie powinien być jednostronny. Każda agencja powinna zweryfikować sposób swojej działalności w zakresie przetwarzania i przekazywania danych osobowych kandydatów poza jej struktury. Przyjęcie błędnego modelu współpracy i legalizacji procesu przekazywania danych osobowych może bowiem ściągnąć zarówno na agencje, jak i jej klientów negatywne konsekwencje, w postaci kontroli organu nadzorczego, kary pieniężnej, bądź nawet roszczeń odszkodowawczych.

Pobierz artykuł: Rekrutacja zgodna z RODO

Pobierz artykuł w PDF

Powiązane artykuły

RODOFAQ
Walcz z COVID-19 skutecznie… i zgodnie z RODO
Współadministrowanie danymi osobowymi
rodo faq
Medycyna pracy – powierzenie czy udostępnienie? #RODOFAQ

Zostaw odpowiedź

* pola obowiązkowe

Administratorem danych osobowych jest Lex Artist sp. z o.o., ul. Szańcowa 74/1, 01-458 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celu umieszczenia i obsługi komentarza na blogu. Przysługują Panu/Pani następujące prawa: prawo dostępu do treści danych, prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do wniesienia sprzeciwu, prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Pełna treść klauzuli informacyjnej znajduje się tutaj.

Zanonimizowany ciąg znaków stworzony na podstawie Pani/Pana adresu email (tak zwany hash) może zostać przesłany do usługi Gravatar w celu sprawdzenia czy jej Pan/Pani używa. Polityka prywatności usługi Gravatar jest dostępna tutaj. Po zatwierdzeniu komentarza obrazek profilowy jest widoczny publicznie w kontekście twojego komentarza.