Jakie dane skrywa dziennik lekcyjny? Nowe Rozporządzenie MEN
Proces przetwarzania danych osobowych stanowi warunek sine qua non procesu kształcenia. Szkoła, spełniając swoją funkcję edukacyjno-wychowawczą gromadzi nie tylko dane swoich uczniów, ale również ich rodziców. Zakres przetwarzanych przez placówki oświatowe informacji określają przede wszystkim obowiązujące przepisy prawa. To, jakie dane mogą znaleźć się w dokumentacji szkolnej, precyzuje Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (dalej: Rozporządzenie). Rozporządzenie, które weszło w życie dnia 3 września 2014 r. uchyliło dotychczasowy akt prawny regulujący te kwestie, wprowadzając zmiany m.in. w zakresie informacji gromadzonych w dokumentacji. Jakie zatem dane uczniów oraz ich rodziców można w niej znaleźć?
E-mail rodziców w dziennikach lekcyjnych
Jednym z podstawowych narzędzi pracy nauczyciela jest dziennik lekcyjny. Zakres informacji, jakie mogą być w nim gromadzone określa §10 Rozporządzenia. I tak, obok takich danych jak imię, nazwisko ucznia, data i miejsce jego urodzenia, adres zamieszkania, imiona i nazwiska jego rodziców oraz ich adresy (jeżeli są różne od adresu zamieszkania ucznia), imiona i nazwiska poszczególnych nauczycieli, plan zajęć edukacyjnych, obecności, tematy zajęć, oceny oraz liczba godzin usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych, znajdziemy również numer telefonu oraz adres e-mail jego rodziców. Oznacza to, że szkoła posiada podstawę prawną do przetwarzania tych danych i nie jest już konieczne pozyskiwanie zgody zainteresowanych w tym zakresie.
Należy mieć na uwadze, że dziennik będący zbiorem danych osobowych wymaga, aby osoba przetwarzająca dane osobowe (głównie nauczyciel) posiadała stosowne upoważnienie, a pokój nauczycielski, jako pomieszczenie, w którym ten dziennik jest przechowywany, był odpowiednio zabezpieczony. Warto, aby w dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych, np. w dokumencie Polityki Bezpieczeństwa, został wprowadzony dodatkowy rozdział poświęcony podstawowym zasadom postępowania z dziennikami lekcyjnymi, który określałby m.in. miejsce przechowywania dzienników, czy też procedurę postępowania w przypadku zabierania dziennika przez nauczycieli do domu.
E-dziennik
Dziennik elektroniczny (tzw. e-dziennik) staje się coraz bardziej popularny i chętniej wykorzystywany w coraz większej liczbie placówek oświatowych. Stanowi on formę elektroniczną zwykłego dziennika, stąd też zamieszcza się w nim te same informacje, jakie możemy znaleźć w dzienniku tradycyjnym. E-dziennik umożliwia zdalny dostęp do ocen poprzez Internet. Szkoła, decydując się na taką formę dziennika, obowiązana jest do spełnienia określonych wymogów dotyczących jego prowadzenia (§22 i §23 Rozporządzenia). I tak, należy m.in. odpowiednio zabezpieczyć dane stanowiące dziennik elektroniczny przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub ich utratą czy też dostępem osób nieuprawnionych. Ponadto należy wprowadzić możliwość rejestrowania historii zmian i ich autorów. Faktycznie zabezpieczenia te realizowane są przez podmiot obsługujący system informatyczny e-dziennika. Szkoła jednak powinna te aspekty stale kontrolować oraz monitorować sposób obsługiwania systemu. Ponadto koniecznym jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z takim podmiotem. W umowie takiej należy dokładnie wskazać m.in. podmiot, któremu dane są powierzane (operatora systemu informatycznego, w którym prowadzony jest e-dziennik), zakres powierzanych danych, cel ich powierzenia. Podmiot przyjmujący dane w powierzenie powinien złożyć oświadczenie o przestrzeganiu obowiązujących przepisów z zakresu danych osobowych oraz że przetwarzanie danych będzie odbywało się wyłącznie we wskazanym zakresie i w celu.
Prowadzenie e-dziennika wymaga zachowania selektywności dostępu do danych w nim przetwarzanych. Dostęp do e-dziennika oprócz nauczycieli mogą mieć również rodzice (opiekunowie prawni), jak i sami uczniowie – oczywiście w ograniczonym zakresie. Nowe Rozporządzenie nakłada na szkoły obowiązek bezpłatnego umożliwienia rodzicom wglądu do tego dziennika w zakresie dotyczącym ich dzieci. W terminie 10 dni po zakończeniu roku szkolnego dane dziennika elektronicznego należy zapisać na informatycznym nośniku danych.
Czy zbiór danych osobowych zawarty w dzienniku lekcyjnym podlega obowiązkowi rejestracji?
Zbiór danych uczniów i ich rodziców zawartych w dzienniku lekcyjnym i przetwarzanych w zakresie określonym w Rozporządzeniu nie podlega rejestracji. Podstawę zwolnienia z rejestracji stanowi art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych, który mówi, iż z obowiązku rejestracji zwolnieni są administratorzy danych dotyczących m.in. osób u nich uczących się.
Pozostała dokumentacja
Obok dzienników lekcyjnych placówki oświatowe prowadzą również tzw. „dzienniki innych zajęć”. W tym przypadku Ministerstwo Edukacji Narodowej zdecydowało się na znaczne ograniczenie danych do nich wpisywanych. Obecnie w dziennikach zajęć dydaktyczno-wyrównawczych oraz specjalistycznych odnotowywane są tylko informacje niezbędne dla identyfikacji i bieżących kontaktów, tj. nazwiska i imiona dzieci, uczniów lub wychowanków oraz oddział, do którego uczęszczają, adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów. Ograniczono również zakres danych wpisywanych do dzienników zajęć z puli godzin do dyspozycji dyrektora szkoły, będących zajęciami rozwijającymi zainteresowania uczniów (określonych w art. 42 ust. 2 ustawy – Karta Nauczyciela). W nich odnotowuje się imiona i nazwiska uczniów, daty i tematy przeprowadzonych zajęć, liczbę godzin tych zajęć oraz obecność uczniów.
Ponadto, każdy specjalista zatrudniony w szkole (np. pedagog, psycholog, logopeda) powinien prowadzić dziennik, do którego będzie wpisywał: tygodniowy plan swoich zajęć, zajęcia i czynności prowadzone w poszczególnych dniach, informacje o kontaktach z osobami i instytucjami, z którymi współdziałał, imiona i nazwiska uczniów objętych formami pomocy.
Szkoła, jako administrator danych osobowych, ma obowiązek należycie zabezpieczyć dane, które przetwarza. Sama forma, w jakiej gromadzone są dane osobowe (tradycyjna czy też elektroniczna) jest mniej istotna. Przepisy, określając zakres danych, które mogą być zbierane w dokumentacji szkolnej, niewątpliwie ułatwiają jej prowadzenie.
Autor: Małgorzata Zdunek
Podstawa prawna
- Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. 2014 poz. 1170)
Źródła
Powiązane artykuły
1 Odpowiedź
Zostaw odpowiedź
Administratorem danych osobowych jest Lex Artist sp. z o.o., ul. Szańcowa 74/1, 01-458 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celu umieszczenia i obsługi komentarza na blogu. Przysługują Panu/Pani następujące prawa: prawo dostępu do treści danych, prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do wniesienia sprzeciwu, prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Pełna treść klauzuli informacyjnej znajduje się tutaj.
Zanonimizowany ciąg znaków stworzony na podstawie Pani/Pana adresu email (tak zwany hash) może zostać przesłany do usługi Gravatar w celu sprawdzenia czy jej Pan/Pani używa. Polityka prywatności usługi Gravatar jest dostępna tutaj. Po zatwierdzeniu komentarza obrazek profilowy jest widoczny publicznie w kontekście twojego komentarza.
Proszę dokładnie wyjaśnić, które dane dotyczące uczniów i ich rodziców powinny być wpisane do dzienników. Czy jeżeli wpiszę dane wymienione w rozporządzeniu i umieszczone w nagłówkach stron dziennika lekcyjnego, to nie naruszę ustawy o ochonie danych osobowych? ( pytam, bo kiedyś będąc na szkoleniu usłyszałam, że w dziennikach nie powinno się wpisywać numerów telefonów rodziców, pewnie e-maili także)