Pierwsze oznaki wpływu RODO na postępowania

W ostatnich miesiącach w wielu podmiotach mogliśmy zaobserwować „RODO-zamieszanie”. Firmy musiały dostosować się do przepisów Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Jednym z elementów wdrożenia RODO było, upraszczając –  porządkowanie dokumentów. A jaki wpływ wywarło RODO na postępowania?

RODO zamieszało w organizacji

Chaos jest najwyższą formą porządku. Powiedzenie to potwierdziło się we Wrocławiu. Jedna ze wspólnot mieszkaniowych, spóźniła się z dokonaniem czynności procesowej przed tamtejszym sądem administracyjnym.

Wspólnota wniosła o przywrócenie terminu do dokonania tej czynności, a w uzasadnieniu wniosku wskazano, że w spółce trwa reorganizacja związana z dostosowaniem działalności zarządcy wspólnoty do wymagań RODO. W związku z porządkowaniem dokumentów doszło do zagubienia teczki z dokumentami, która ostatecznie została odnaleziona.

Co na to sąd?

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu, postanowieniem z dnia 12 września 2018 r. (II SA/Wr 493/18) przywrócił wspólnocie termin do dokonania czynności.

Spóźnienie zostało uznane za uzasadnione. Sąd stwierdził, że okoliczność reorganizacji związanej z dostosowaniem firmy do RODO jest przesłanką, która uprawdopodobniła brak winy ze strony wspólnoty.

PESEL? Nie na decyzjach administracyjnych

RODO ma jednak wpływ także na postępowania, które nie toczą się w sądach. 31 października 2018 r. Prezes UODO opublikował na swojej stronie internetowej (link znajdziecie tutaj) stanowisko w sprawie danych, jakimi należy oznaczać strony w decyzjach administracyjnych.

Prezes UODO wskazał, że praktyka umieszczania numeru PESEL na decyzjach administracyjnych jest niezgodna z prawem i narusza zasadę minimalizacji danych. Zdaniem organu nadzoru, wystarczające w tym zakresie jest podanie: imienia, nazwiska oraz adresu zamieszkania strony.

Wyjątek: postępowanie egzekucyjne

Organ administracji publicznej może jednak zamieścić PESEL strony, jeżeli obowiązek taki nakłada na niego przepis prawa.

UODO jako przykład podał tytuł wykonawczy, w przypadku prowadzenia postępowania egzekucyjnego przez organ. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 17 czerwca 1996 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tj. Dz. U. z 2018 poz. 1314), PESEL musi być zamieszczony na tytule wykonawczym. W tym wypadku umieszczenie numeru PESEL jest wypełnieniem obowiązku prawnego, który ciąży na administratorze danych (przetwarzaniem na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).

Podsumowanie

Bez wątpienia postanowienie WSA we Wrocławiu jest interesujące i stanowi precedens w naszych realiach.

Można się zastanawiać, czy rzeczywiście dostosowanie organizacji do RODO jest okolicznością, która po pierwsze jest przeszkodą zewnętrzną i obiektywną, a po drugie, że strona dochowała szczególnej staranności ( takie są przesłanki przywrócenia terminu).

Rekomendujemy jednak, aby po taką broń sięgać w ostateczności. Sąd zresztą sam wypowiedział się w postanowieniu, że przywrócenie terminu ma charakter wyjątkowy.

Cieszy fakt, że Prezes UODO wydaje kolejne  wytyczne dotyczące stosowania przepisów RODO. W związku z tym nasuwa się jedno: przydałoby się jeszcze więcej krótkich i konkretnych rekomendacji, jak ta opublikowana 31 października tego roku.