10 najczęstszych RODO błędów na stronie internetowej

W dobie cyfryzacji posiadanie profesjonalnej i funkcjonalnej strony internetowej to kluczowy element wizerunku każdej firmy. Jednak nawet najlepsze witryny mogą zawierać błędy, które nie tylko obniżają komfort użytkowania stron, lecz także wpływają na bezpieczeństwo i zgodność z przepisami ochrony danych osobowych. W trakcie naszych audytów regularnie natrafiamy na różne niedociągnięcia, które – choć pozornie drobne – mogą kosztować firmę sporo nerwów (i wielu klientów!).

W tym artykule znajdziesz 10 najczęstszych błędów, które pojawiają się na stronach, wraz z prostymi wskazówkami, jak tych błędów uniknąć. Dowiedz się, jak sprawić, by Twoja strona była nie tylko ładna, lecz także bezpieczna oraz zgodna z przepisami.

1. Ignorowanie ochrony danych osobowych

Według niektórych firm informacje o ochronie danych osobowych to zbędna formalność i po prostu ich nie zamieszczają. Efekt? Użytkownicy nie mają pojęcia, jakie dane i w jakim celu są zbierane oraz kto tak naprawdę ma do nich dostęp.

Przykładowe sytuacje, w których trzeba poinformować użytkowników o przetwarzaniu danych, to:

• Zakładanie konta – Podczas rejestracji użytkownik powinien się dowiedzieć, które jego dane (np. imię, nazwisko, e-mail) i w jakim celu są przetwarzane.
• Sklep internetowy – W procesie zakupowym przetwarzane są dane niezbędne do realizacji zamówienia, a także informacje o preferencjach zakupowych. Użytkownik powinien być o tym poinformowany.
• Formularze kontaktowe – Każdy formularz, który prosi o takie dane jak imię, e-mail czy numer telefonu, powinien jasno informować o tym, kto i po co będzie je przetwarzać.
• Formularze rekrutacyjne – Gdy poprzez swoją stronę zbierasz dane kandydatów do pracy, musisz szczególnie zadbać o zgodność z RODO, bo często potrzeba dodatkowych informacji i zgód.
• Newsletter – Zapis na newsletter to jedna z najczęstszych form przetwarzania danych na stronie. Użytkownik musi wiedzieć, na jaką podstawę prawną się powołujesz.
• Programy lojalnościowe – Przy prowadzeniu programów lojalnościowych zbierasz dane, aby śledzić zaangażowanie użytkowników. To wymaga jasnych informacji o przetwarzaniu.
• Cookies i analityka – Ciasteczka i narzędzia śledzące, które monitorują ruch na stronie, także wymagają wyjaśnienia celu ich użycia i zgody użytkownika.

Praktyczny poradnik o wdrażaniu RODO

Książka RODOLOGIA to kompleksowy przewodnik po RODO, który pomaga wdrożyć ochronę danych osobowych w sposób prosty, szybki i skuteczny. Ponad 500 stron praktycznej wiedzy podanej w przystępnej formie i zrozumiałym języku. A wszystko to podane w pięknej, premium formie.

Dowiedz się więcej o RODOLOGII:

Sprawdź

2. Brak certyfikatu SSL (lub certyfikat wygasł!)

SSL (Secure Sockets Layer) to technologia, która zabezpiecza połączenie internetowe między użytkownikiem a stroną. Dzięki SSL dane, które wysyłamy lub odbieramy (jak np. hasła, dane osobowe czy numery kart), są szyfrowane – czyli zamieniane na „kod” trudny do odczytania dla niepowołanych osób.

Dlaczego warto mieć SSL?

• Bezpieczeństwo danych – Certyfikat SSL szyfruje dane przesyłane między użytkownikiem a serwerem, w tym hasła, dane osobowe czy numery kart płatniczych, co chroni je przed przechwyceniem przez osoby trzecie.
• Wiarygodność i zaufanie – Strony z SSL są oznaczone przez przeglądarki internetowe jako „bezpieczne”. Brak SSL może wyświetlać ostrzeżenia o „niezabezpieczonej stronie”, co w efekcie zniechęca użytkowników do jej odwiedzenia.
• Zgodność z przepisami – W wielu przypadkach przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (np. RODO) wymagają odpowiednich środków bezpieczeństwa, co obejmuje szyfrowanie transmisji danych.
• Lepsze pozycjonowanie w wyszukiwarce – Google preferuje strony z SSL i może przyznać im lepszą pozycję w wynikach wyszukiwania, co zwiększa ich widoczność.
• Ochrona przed phishingiem – Certyfikat SSL pomaga zweryfikować autentyczność strony. Dzięki temu utrudnia on oszustom tworzenie fałszywych stron, które służą do wyłudzania danych.
• Poprawa doświadczenia użytkownika – SSL to standard w dzisiejszym internecie, a użytkownicy oczekują, że strony, z których korzystają, będą bezpieczne. Dzięki SSL firma buduje pozytywny wizerunek i komfort korzystania z serwisu.
• Zabezpieczenie transakcji online – Jeśli strona oferuje zakupy online, SSL jest niezbędny do zapewnienia bezpiecznych płatności, co jest kluczowe w budowaniu zaufania klientów.

3. Tożsamość IOD-a? A co to takiego?

Jeśli Twoja spółka powołała Inspektora Ochrony Danych, jego dane kontaktowe powinny być opublikowane na stronie, by każdy wiedział, do kogo się zwrócić w sprawach związanych z przetwarzaniem jego danych osobowych.

Publikacja danych Inspektora Ochrony Danych (IOD-a) na stronie internetowej firmy jest ważna z wielu powodów, a są to przede wszystkim:

• Spełnienie wymogów ustawy o ochronie danych osobowych RODO – Zgodnie z art. 11 ustawy podmiot, który wyznaczył inspektora, niezwłocznie po jego wyznaczeniu udostępnia jego dane na swojej stronie internetowej, a jeżeli nie prowadzi własnej strony internetowej – w sposób ogólnie dostępny w miejscu prowadzenia działalności. Jest to element przejrzystości i rzetelności firmy. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w stanowisku UODO: Wyznaczenie i status IOD – UODO.
• Ułatwienie kontaktu – Publikacja danych IOD-a umożliwia osobom, których dane dotyczą (np. klientom, pracownikom), łatwe skontaktowanie się z odpowiednią osobą w sprawie swoich danych. To może dotyczyć pytań o przetwarzanie i korektę danych oraz wniosków o dostęp lub ich usunięcie.
• Budowanie zaufania – Widoczność IOD-a na stronie firmy pokazuje, że organizacja poważnie podchodzi do ochrony danych osobowych i działa zgodnie z przepisami. To zwiększa zaufanie klientów i partnerów biznesowych.
• Zgłaszanie naruszeń – W przypadku naruszenia danych osobowych lub problemów związanych z ochroną danych użytkownicy wiedzą, z kim się skontaktować. IOD pełni kluczową funkcję w rozwiązywaniu takich spraw.
• Przejrzystość organizacyjna – Obecność danych IOD-a to sygnał, że firma jest transparentna w zakresie zarządzania danymi i zapewnia odpowiednie kanały komunikacji osobom zainteresowanym kwestiami ochrony danych osobowych.

4. Klauzule informacyjne rodem z powieści kryminalnej

Gdy klauzula ma zawiłość thrillera, z licznymi „plot twistami” prawniczymi zamiast prostego języka, trudno się w tym zorientować. Warto zadbać, by obowiązki informacyjne były przejrzyste i czytelne dla każdego, kto wchodzi na stronę.

Wiele firm decyduje się na publikację tzw. warstwowego obowiązku informacyjnego: w pierwszej warstwie podaje podstawowe informacje na temat przetwarzania danych, natomiast szczegóły ujawnia w warstwie drugiej, np. w polityce prywatności, do której prowadzi link.

Więcej informacji o tym, jak prawidłowo spełnić obowiązek informacyjny, przeczytasz również w naszych artykułach z cyklu „Obowiązek informacyjny w RODO”:

• Część I: https://blog-daneosobowe.pl/obowiazek-informacyjny-rodo/
• Część II: https://blog-daneosobowe.pl/obowiazek-informacyjny-rodo-cz-2/
• Część III: https://blog-daneosobowe.pl/obowiazek-informacyjny-rodo-cz-3/

5. Zgoda, zgoda, zgoda… i jeszcze raz zgoda

Czasem strony bombardują użytkowników tyloma checkboxami, że ich akceptacja zaczyna przypominać egzamin z RODO. Przejrzystość i zwięzłość są tutaj kluczowe.

Poniżej przykłady sytuacji, w których może być potrzebne uzyskanie zgody od użytkownika:

• Pliki cookies – Jeśli na stronie używasz plików cookies, które zbierają dane osobowe, powinieneś uzyskać zgodę od użytkowników. Można to zrobić za pomocą okna pop-up, w którym użytkownicy akceptują poszczególne kategorie plików cookies lub je odrzucają (np. pliki analityczne czy marketingowe). Więcej o zgodzie na pliki cookies przeczytasz tutaj: Zgoda na pliki cookies w kontekście wyroku TSUE.
• Marketing bezpośredni – W przypadku przesyłania informacji o charakterze marketingowym musisz wybrać odpowiednią podstawę prawną. W tym przypadku najczęściej stosowany jest prawnie uzasadniony interes administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) pod warunkiem spełnienia odpowiednich przesłanek, ale możliwe jest również oparcie się na zgodzie użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).
• Prawo komunikacji elektronicznej – W Polsce obowiązuje dodatkowy wymóg wynikający z PKE, który nakłada obowiązek uzyskania zgody na przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną (e-mail, SMS). Ważne jest, abyś upewnił się, że zgody te są odpowiednio dokumentowane i archiwizowane.

6. Błędne dane Administratora

Brak opublikowania pełnej nazwy firmy (administratora danych) to niewielki błąd, który jednak może sugerować brak profesjonalizmu. Podobnie jest w przypadku braku aktualizacji danych rejestrowych spółki – np. adresu siedziby – na stronie po ich zmianie. To sygnał, że firma nie dba o aktualizację podstawowych informacji.

7. E-mail do realizacji praw RODO… który nie działa

Wyobraź sobie frustrację użytkownika, który próbuje dochodzić swoich praw i dostaje zwrotkę: „adres nie istnieje”. Klienci, którzy mają pytania lub potrzebują pomocy, po prostu się zniechęcą, jeśli nie będą mogli łatwo skontaktować się z firmą. To wpływa negatywnie na obsługę klienta i może prowadzić do rezygnacji z usług.

Poza tym w kontekście RODO firmy mają obowiązek umożliwić osobom, których dane przetwarzają, łatwy kontakt w celu realizacji praw tych osób. Błędne dane mogą skutkować skargami lub nawet sankcjami za utrudnianie dostępu do informacji o przetwarzaniu danych.

8. Brak double opt-in

Double opt-in to sposób zapisywania się na newsletter lub inne powiadomienia e-mail, który ma na celu upewnienie się, że osoba naprawdę chce otrzymywać wiadomości.

Jak to działa? Kiedy ktoś wpisuje na stronie swój adres e-mail, dostaje automatyczną wiadomość z prośbą o jego potwierdzenie. W tej wiadomości znajduje się link – trzeba go kliknąć, żeby potwierdzić zapis.

Dzięki temu firma ma pewność, że właściciel adresu naprawdę zgadza się na otrzymywanie wiadomości. Double opt-in pomaga też uniknąć sytuacji, w której ktoś zapisze się na newsletter za pomocą cudzego adresu e-mail.

9. Kopiuj-wklej z polityki prywatności konkurencji

Niektóre firmy, zamiast opracować politykę prywatności dostosowaną do swojej działalności, po prostu kopiują ją od konkurencji. To rozwiązanie wydaje się tanie i szybkie, ale niesie ze sobą niejedno ryzyko. Każda firma przetwarza dane w nieco inny sposób, a polityka prywatności powinna odzwierciedlać specyficzne procesy i potrzeby organizacji. Kopiowanie treści często prowadzi do sytuacji, w której polityka prywatności nie opisuje rzeczywistych działań firmy – może zawierać np. wzmianki o usługach lub procedurach, które w ogóle nie są stosowane.

Takie „pożyczone” dokumenty nie tylko wprowadzają użytkowników w błąd, lecz także narażają firmę na problemy prawne.

10. Polityki prywatności z „archiwum”

Polityka prywatności, która była aktualna lata temu, dziś może być już zupełnie nieadekwatna. Regularne aktualizacje są jak odświeżenie garderoby – pokazują, że dbasz o użytkowników.

O innych ciekawych przykładach błędów w dopełnianiu obowiązku informacyjnego przeczytasz tutaj: 7 błędów przy dopełnianiu obowiązku informacyjnego – Poradnik.

Podsumowanie

Strona firmowa to nie tylko ładny wygląd, lecz także sporo pułapek, których warto unikać. Brak SSL? To jak otwarte drzwi dla intruzów! Skopiowana polityka prywatności? Lepiej nie przyznawać się klientom! Każdy z tych błędów może zrobić złe wrażenie i narazić firmę na kłopoty z RODO. W skrócie – zadbaj o swoją stronę, a zyskasz i spokój, i zaufanie klientów.