Jak zarejestrować IOD? Czyli wypełnianie e-formularza zawiadomienia UODO krok-po-kroku

W tym poradniku pokażę Ci jak zarejestrować IOD. Czyli zademonstruję krok po kroku jak zawiadomić Urząd Ochrony Danych Osobowych UODO o powołaniu Inspektora Ochrony Danych IOD. Jest to o tyle istotne, że jeśli powołaliśmy IOD, to cały proces jest obowiązkowy i przebiega w całości elektronicznie. I w kilku miejscach elektronicznego formularza łatwo o pomyłkę.

Bez obaw! Z naszym poradnikiem unikniesz tych pomyłek i przejdziesz przez cały proces bezproblemowo i bezboleśnie 🙂

Poradnik w wersji video

Jeśli chcesz, możesz obejrzeć nasz poradnik w formie audio-video:

Co przygotować PRZED rozpoczęciem wypełniania e-formularza?

Zanim przejdziemy do uzupełniania formularza, bardzo istotne, żebyś się do tego odpowiednio przygotował, czy przygotowała. Bo już na tym etapie łatwo o proste błędy.

Jakich informacji i dokumentów będziesz potrzebować do przeprowadzenia całego procesu?

Obowiązkowo przygotuj:

1. Dane dostępowe do swojego profilu zaufanego ePUAP. A jeśli go nie posiadasz – do systemu transakcyjnego Twojego banku.
2. Dane teleadresowe Administratora u którego IOD został powołany. Potrzebujesz: pełnej nazwy, REGONu, adresu i informacji o sektorze gospodarki w jakim działa.
3. Podstawowe dane powoływanego Inspektora Ochrony Danych: imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu.

I teoretycznie tyle informacji wystarczy.

ALE jeśli zgłoszenia dokonujesz jako pełnomocnik, co w praktyce zdarza się bardzo często, bo na ogół Zarządy nie mają czasu na przekopywanie się przez urzędowe e-formularze, to będziesz jeszcze potrzebować dwóch arcy-ważnych dokumentów.

Opcjonalnie, jeśli zawiadamiasz jako pełnomocnik, przygotuj dodatkowo:

Po pierwsze – będziesz potrzebować pełnomocnictwa do wykonania całej operacji. Bardzo ważne – pełnomocnictwo musi zostać podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji w formie elektronicznej! To znaczy: albo poprzez elektroniczny podpis kwalifikowany albo poprzez ePUAP. UODO ostrzega, że podpisany skan pełnomocnictwa nie będzie formą wystarczającą.

Jeśli nie chcesz tworzyć pełnomocnictwa od podstaw, skorzystaj z tego urzędowego linku do edytowalnego szablonu pełnomocnictwa.

Po drugie – potrzebujesz potwierdzenia wniesienia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo. Jest to opłata w wysokości 17 złotych. Musisz ją uiścić wyłącznie, jeśli cały proces zawiadomienia UODO realizujesz jako pełnomocnik. Wszystkie dane potrzebne do wykonania przelewu opłaty skarbowej znajdziesz poniżej:

Pamiętaj oczywiście o tym, że większość banków umożliwia pobranie potwierdzenia przelewu dopiero po zaksięgowaniu na koncie adresata. Dlatego często na możliwość wygenerowania potwierdzenia będziesz czekać 1 dzień roboczy. Uwzględnij to przy planowaniu całego procesu zawiadomienia UODO i powołaniu IOD.

Jak zarejestrować IOD – wypełnianie e-formularza

Kiedy zawiadomić UODO i gdzie znajdę odpowiednie e-formularze?

No dobrze – dokumenty i informacje przygotowane, możemy zaczynać cały proces! Na sam początek – musisz wiedzieć w jakich konkretnie przypadkach masz obowiązek poinformować UODO. No i oczywiście – za pomocą których konkretnie formularzy to zrobić. Ułatw sobie życie, skorzystaj z naszej „ściągawki”.

KROK 1. Przejdź do odpowiedniego formularza

W zależności od tego, jaką operację chcesz wykonać, przejdź do odpowiedniego formularza. My na potrzeby dzisiejszego poradnika wybraliśmy opcję najczęściej występującą: Zawiadomienie o wyznaczeniu IOD.

Znajdziesz tu podstawowe informacje na temat formularza oraz krótką czeklistę zawierającą listę potrzebnych Ci dokumentów.

Kliknij w niebieski przycisk: ZAŁATW ONLINE.

Następnie kliknij w niebieski przycisk: ROZPOCZNIJ.

KROK 2. Uwierzytelnij się

Musisz zalogować się do swojego profilu zaufanego ePUAP. Większość osób zrobi to poprzez opcję: Login.gov.pl.

Dalej logujemy się przez profil zaufany. Jeżeli nie masz profilu zaufanego to zdecydowanie zachęcam, żeby założyć sobie konto w odpowiednim urzędzie. Bardzo ułatwia to funkcjonowanie w dzisiejszym świecie. Dzięki temu, bardzo wiele spraw można załatwić zdalnie, bez wychodzenia z domu.

Natomiast jeżeli nie posiadasz profilu zaufanego, to również nic straconego! Możesz wykonać całą operację poprzez swój dostęp do bankowości elektronicznej.

KROK 3. Utwórz nowy profil

W następnym formularzu zjedź na sam dół i zaznacz pole Utwórz nowy profil. Następnie zaakceptuj niebieskim przyciskiem DALEJ.

KROK 4. Wskaż w czyim imieniu składasz wniosek

Kolejne bardzo ważne pole. Zaznacz w nim odpowiednie pole, w zależności od tego, czy jesteś uprawniony/a do reprezentacji podmiotu, w którym będzie zgłaszany IOD (jesteś np. Członkiem Zarządu), czy wykonujesz całą operację na podstawie pełnomocnictwa.

Pokażemy Ci ten bardziej popularny i zarazem skomplikowany proces, czyli wypełnienie formularza jako pełnomocnik.

Kliknij pole: Jako pełnomocnik.

Formularz się rozwinął. Widzisz teraz odpowiednie sekcje związane z pełnomocnictwem.

Bardzo ważne, żeby do tej sekcji dodać dwa załączniki, o których wspominałem na początku, czyli:

• pełnomocnictwo
• potwierdzenie przelewu.

Jak to zrobić? Zacznijmy od pełnomocnictwa. W polu „Opis pliku” nie wprowadzaj żadnych zmian (domyślnie będzie to „Pełnomocnictwo”). Następnie wybierz z dysku odpowiedni plik z pełnomocnictwem. Bardzo ważne! Po wybraniu tego pliku, kliknij niebieski przycisk DODAJ.

Nie zapomnij też o drugim załączniku – potwierdzeniu przelewu opłaty skarbowej 17 zł. Dodaj odpowiedni opis pliku, a następnie kliknij w niebieski przycisk DODAJ. 

Ważne – łatwo zapomnieć o przesłaniu na serwery urzędu osobno każdego z załączników i zbyt szybko kliknąć DALEJ. Dlatego upewnij się, że przejdziesz dalej dopiero gdy zobaczysz podgląd obydwu dodanych załączników (jak na screenie powyżej). Kliknij niebieski przycisk DALEJ.

KROK 5. Uzupełnij dane Administratora

Kolejny bardzo ważny etap – wpisujemy dane administratora.

Uzupełnij numer REGON, wybierz też jaki sektor gospodarki reprezentuje ten podmiot.

Jeżeli jest to zwykła firma to wybieramy prywatny, jeśli jest to np. przedszkole, lub po prostu placówka publiczna to wybieramy sektor publiczny.

Zwróć uwagę, że jeśli wybierz odpowiedni sektor – pojawi nam się lista bardziej szczegółowych sektorów, który reprezentuje ten podmiot. UODO zbiera to dla informacji statystycznych. Zaznacz tę kategorię, która najbardziej pasuje dla Twojej organizacji. Jeżeli nic nie pasuje, wybierz inne.

Dalej wpisz adres administratora danych.

Po uzupełnieniu pól adresowych, kliknij ZAPISZ.

Dane Twojego podmiotu powinny być już zapisane 😊. Ale zanim klikniesz DALEJ, pamiętaj o tym, żeby zaznaczyć pole z adresem, który dopiero co dodałeś/aś.

 Dopiero teraz przejdź  DALEJ.

KROK 6. Uzupełnij dane Inspektora Ochrony Danych IOD

Jedno z ostatnich kluczowych pól – czyli uzupełniamy informację na temat nowego Inspektora Ochrony Danych.

Wpisz imię, nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu Inspektora.

Zatwierdź przyciskiem DALEJ.

KROK 7. Dodaj reprezentanta administratora / procesora

Dodaj reprezentanta uprawnionego do wysłania do UODO zawiadomienia. Będzie to albo osoba (osoby) uprawniona do reprezentacji zgodnie z KRS albo pełnomocnik.

Jeżeli wypełniasz wniosek jako reprezentant uprawniony do reprezentacji uprawniony na mocy KRS, to wpisz tutaj swoje stanowisko. Np. Łukasz Zegarek, stanowisko – Wiceprezes Zarządu.

W tym przypadku tego poradnika, my uzupełniamy formularz jako pełnomocnik.

Dlatego uzupełnij dane reprezentanta o dane pełnomocnika. Np.: Łukasz / Zegarek / Pełnomocnik.

Kliknij ZAPISZ.

KROK 8. Ostatnie formalności

Dalej Urząd Ochrony danych osobowych dopełnia obowiązku informacyjnego. Szewc bez butów chodzić nie może 😊. Zatwierdź zapoznanie się z klauzulą informacyjną, a następnie kliknij niebieski przycisk DALEJ.

Wybierz odpowiedni Urząd odbierający wniosek. Nie będziesz mieć tutaj za dużego wyboru :). Bez obaw – domyślne ustawienia będą poprawne. W końcu chcesz wysłać zawiadomienie bezpośrednio do UODO.

Kliknij DALEJ.

Następnie wybierz w jaki sposób chcesz ten formularz podpisać. Będzie to elektroniczny podpis zaufany albo elektroniczny podpis kwalifikowany. Pewnie większość wybierze PODPIS ZAUFANY.

Podpisz dokument uwierzytelniając się czy to przez aplikację, czy wpisanie kodu SMS.

Pamiętaj, że po podpisaniu zgłoszenia pozostanie Ci jeszcze tylko ostatnia formalność – wysłanie formularza do UODO. Łatwo pominąć ten krok, dlatego koniecznie kliknij jeszcze w niebieski przycisk: WYŚLIJ.

Jak zarejestrować IOD – potwierdzenie

Po co mi potwierdzenie?

Czy to już wszystko? NIE! Przed Tobą ostatni, MEGA ważny krok. Oba wygenerowane w ten sposób dokumenty (zarówno UPP jak i treść samego zawiadomienia), przechowuj koniecznie w swojej dokumentacji ochrony danych osobowych. Jeżeli zawita do Ciebie kiedyś kontrola z Urzędu Ochrony Danych Osobowych, będzie to dowód na to, że dopełniłeś/aś RODOwskiego obowiązku zawiadomienia Organu Nadzorczego o fakcie powołania IOD.

Dlaczego jest to takie ważne? UODO nie prowadzi (tak, jak kiedyś rejestr ABI był prowadzony przez GIODO) rejestru IOD w formie jawnej. Dlatego poza tymi dwoma dowodami dopełnienia obowiązku notyfikacyjnego, niczym więcej nie będziesz dysponować.

Jak uzyskać potwierdzenie?

Kliknij w Biznes.gov.pl, albo przejdź do tego linku: https://www.gov.pl/ 

Następnie kliknij w Konto Przedsiębiorcy.

Przejdź do sekcji Moje sprawy -> Zrealizowane.

Wyświetlą Ci się wszystkie wnioski do UODO, które wypełniłeś/aś ze swojego konta.

Kliknij w ten konkretny wniosek, który chcesz pobrać.

Następnie kliknij w Podgląd Zawiadomienia.

 Zobacz czy wszystko się zgadza. Jeżeli tak, kliknij POBIERZ PDF.

Identyczną operację wykonaj w przypadku UPP (czyli Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia).

Kliknij Podgląd, a następnie znowu POBIERZ PDF.

Podsumowanie

I już! Gratuluję, właśnie zgłosiłeś, czy zawiadomiłeś, czy zawiadomiłaś UODO o wyznaczeniu nowego IOD :).

Mam nadzieję, że ten poradnik był dla Ciebie pomocny. Jeśli chcesz być na RODO-bieżąco i dowiadywać się regularnie o podobnych materiałach – zasubskrybuj nasz kanał Czas na RODO i zapisz się na newsletter: https://blog-daneosobowe.pl/zapis-na-newsletter/