Czy pracodawca może sprawdzać komputer lub e-mail pracownika? Monitoring pracowników w 2026 roku » RODO kontra AML w weryfikacji tożsamości klienta » Centralny Rejestr Umów a RODO: prawne i operacyjne wyzwania ADO » NSA: prawnie uzasadniony interes nie może uzasadniać przetwarzania danych „na zapas” w celu ochrony przed ewentualnym przyszłym roszczeniem » Litwiński, Banaś: RODO nie posłuży do zdobywania dowodów przeciwko pracodawcy»Można było oglądać obraz z elektronicznych niań. Również w Polsce
⬇️ Pobierz W PDF
Praktyczny poradnik o wdrażaniu RODO
Książka RODOLOGIA to kompleksowy przewodnik po RODO, który pomaga wdrożyć ochronę danych osobowych w sposób prosty, szybki i skuteczny. Ponad 500 stron praktycznej wiedzy podanej w przystępnej formie i zrozumiałym języku. A wszystko to podane w pięknej, premium formie. Dowiedz się więcej o RODOLOGII: SprawdźCzy pracodawca może sprawdzać komputer lub e-mail pracownika? Monitoring pracowników w 2026 roku
- Kontekst: Monitoring pracowników (np. kamer, służbowego komputera, poczty e-mail, historii przeglądania czy aktywności online) budzi kontrowersje, bo z jednej strony pracodawcy chcą chronić firmę i organizację pracy, a z drugiej pracownicy obawiają się naruszania prywatności. Artykuł wyjaśnia, kiedy monitoring w 2026 r. jest legalny i jakie ma granice.
- Podstawa prawna: kluczowe przepisy to art. 22² i art. 22³ Kodeksu pracy (oraz obowiązki z RODO w zakresie danych osobowych).
- Zasada nadrzędna: pracodawca może monitorować pracownika tylko wtedy, gdy monitoring jest niezbędny i proporcjonalny do jasno określonego celu – nie wolno stosować kontroli „na wszelki wypadek”.
- Monitoring wizyjny (kamery) – kiedy jest legalny: gdy jest konieczny m.in. do:
- zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
- ochrony mienia,
- kontroli produkcji,
- ochrony informacji poufnych i tajemnicy przedsiębiorstwa.
- Ochrona prywatności: monitoring nie może naruszać godności pracownika ani nadmiernie ingerować w jego prywatność. Szczególnie chronione są m.in. szatnie, pomieszczenia sanitarne, stołówki i palarnie.
- Monitoring służbowej poczty e-mail – kiedy jest dopuszczalny: gdy jest konieczny np. do:
- organizacji pracy (w tym zapewnienia ciągłości obsługi),
- ochrony danych i tajemnicy przedsiębiorstwa,
- bezpieczeństwa systemów IT,
- kontroli prawidłowego korzystania z narzędzi pracy.
- Dostęp do skrzynki podczas nieobecności: pracodawca może uzyskać dostęp do służbowej skrzynki (np. na czas urlopu pracownika), ale wyłącznie w zakresie niezbędnym do spraw służbowych.
- Prywatne wiadomości: co do zasady pracodawca nie może czytać prywatnej korespondencji – monitoring e-mail nie daje prawa do swobodnego przeglądania prywatnych treści (ochrona tajemnicy korespondencji i dóbr osobistych).
- Udostępnienie skrzynki innemu pracownikowi: jest możliwe, jeśli to konieczne dla ciągłości pracy, ale dostęp powinien:
- dotyczyć spraw służbowych,
- wynikać z procedur wewnętrznych,
- być zgodny z zasadą proporcjonalności,
- nie obejmować prywatnej korespondencji.
- Obowiązki pracodawcy – przejrzyste zasady: cele, zakres i sposób monitoringu powinny być opisane w:
- układzie zbiorowym pracy,
- regulaminie pracy,
- albo obwieszczeniu (gdy nie ma regulaminu).
- Obowiązek wcześniejszej informacji: pracownicy muszą być poinformowani o monitoringu co najmniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, a nowy pracownik – przed dopuszczeniem do pracy. „Ukryty” monitoring co do zasady jest niedopuszczalny.
- Monitoring musi być widoczny: wymagane są oznaczenia/komunikaty (np. informacja przy logowaniu do komputera lub oznaczenie monitorowanego obszaru) najpóźniej dzień przed uruchomieniem monitoringu.
- RODO a monitoring: ponieważ monitoring wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, pracodawca musi stosować zasady m.in.:
- legalności,
- minimalizacji danych,
- ograniczenia celu,
- proporcjonalności,
- bezpieczeństwa danych,
- ograniczenia czasu przechowywania.
- Monitoring pracy zdalnej (home office): jest możliwy (np. logowania, aktywność na służbowym komputerze, użycie systemów firmowych, bezpieczeństwo danych), ale nadal musi być proporcjonalny i zgodny z Kodeksem pracy oraz RODO.
- Wnioski praktyczne: legalny monitoring wymaga jasnego celu, ograniczonego zakresu, transparentnej komunikacji i procedur. Pracodawca może kontrolować narzędzia służbowe (komputer, e-mail, logi), ale nie może prowadzić nieograniczonej ani potajemnej kontroli naruszającej prywatność.
- FAQ w skrócie:
- Historia przeglądania na sprzęcie służbowym – tak, jeśli pracownik został wcześniej poinformowany.
- Monitoring pracy zdalnej – tak, jeśli jest proporcjonalny i zgodny z przepisami.
- Nagrywanie rozmów – tylko w określonych sytuacjach i po spełnieniu obowiązków informacyjnych.
- Wejście na prywatną skrzynkę e-mail – nie.
- Monitoring Teams/Slack/komunikatorów służbowych – tak, jeśli to narzędzie pracy i cel dotyczy organizacji pracy lub bezpieczeństwa danych.
- Zgoda pracownika – zwykle nie jest wymagana, ale konieczne są obowiązki informacyjne (Kodeks pracy i RODO).
RODO kontra AML w weryfikacji tożsamości klienta
- Kontekst: Zdarza się, że różne przepisy nakładają na przedsiębiorców obowiązki, które trudno pogodzić. Przykładem jest konflikt między ustawą AML (przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu) a RODO (ochrona danych osobowych) w zakresie tego, jak weryfikować tożsamość klienta.
- Co wymaga AML: Instytucje obowiązane (np. banki, kantory, firmy leasingowe) muszą:
- zidentyfikować klienta i zebrać jego dane (np. imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, PESEL),
- zweryfikować jego tożsamość (potwierdzić, że dane są prawdziwe).
- Gdzie pojawia się problem: Przy umowach zawieranych zdalnie (online) sama weryfikacja tożsamości bywa najtrudniejsza i budzi kontrowersje po stronie firm i klientów.
- Czego nie wolno robić „z automatu” wg RODO: Żądanie od każdego klienta skanu/zdjęcia dowodu osobistego lub paszportu jako standardowej praktyki może naruszać RODO. Prezes UODO zakwestionował podejście, w którym kopiowanie dokumentów jest rutynowe i bez uzasadnienia.
- Ważne rozróżnienie: Prawo do przetwarzania danych z dokumentu tożsamości (np. spisania lub porównania danych) nie oznacza automatycznie prawa do sporządzenia i przechowywania kopii dokumentu.
- Kiedy kopia dokumentu może być dopuszczalna: Kopiowanie dokumentu tożsamości jest możliwe tylko:
- w celu stosowania środków bezpieczeństwa finansowego (AML), oraz
- po uprzedniej analizie ryzyka prania pieniędzy/finansowania terroryzmu, oraz
- gdy cel nie może być rozsądnie osiągnięty w inny sposób (zasada minimalizacji danych).
- Dlaczego RODO tu „hamuje”: RODO wymaga, aby zbierać tylko dane niezbędne (minimalizacja danych). Kopia dokumentu może być uznana za nadmiarową, jeśli da się zweryfikować klienta inaczej.
- Przykład konsekwencji: W nieprawomocnej decyzji z 23 lipca 2025 r. Prezes UODO nałożył na bank karę 18 416 400 zł za zbieranie skanów dokumentów tożsamości (również od potencjalnych klientów) bez wcześniejszej analizy, czy w danym przypadku było to uzasadnione wymogami AML.
- RODO nie zakazuje kopii zawsze: Zbieranie kopii dokumentów może być zgodne z RODO, jeśli jest uzasadnione wynikiem analizy ryzyka (np. ryzyko wysokie lub średnie) i spełnia zasadę minimalizacji.
- Jak długo można przechowywać dane: Dane (w tym kopie dokumentów) nie mogą być przechowywane dłużej niż to konieczne do celu przetwarzania (zasada ograniczenia przechowywania/retencji).
- Skutki biznesowe: Nawet legalne środki weryfikacji mogą powodować niezrozumienie i niezadowolenie klientów, a w skrajnych przypadkach utratę klientów i pogorszenie wizerunku firmy.
- Jak firmy próbują pogodzić AML i RODO: Coraz częściej wykorzystuje się narzędzia do zdalnej weryfikacji tożsamości, które ograniczają ryzyko „kopiowania dokumentów”, np.:
- weryfikacja wideo: pokazanie dokumentu do kamery podczas rozmowy,
- weryfikacja przez link: klient wykonuje zdjęcie twarzy i dokumentu, a system porównuje cechy biometryczne ze zdjęciem w dokumencie; firma nie otrzymuje kopii dokumentu, tylko wynik (pozytywny/negatywny), a zdjęcia mają nie być przechowywane.
- Wskazówki dla klientów (praktyczne): Niezależnie od tego, czy proszą o okazanie dokumentu, kopię dokumentu czy weryfikację online, warto sprawdzić klauzulę informacyjną:
- jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych,
- jak długo dane będą przechowywane (retencja).
- Ogólny wniosek: AML wymusza identyfikację i weryfikację klientów, ale sposób realizacji musi uwzględniać RODO. Ustawodawstwo krajowe i unijne nie zawsze ułatwia zadanie, bo stawia przedsiębiorców między potencjalnymi sankcjami za naruszenie AML albo RODO.
Centralny Rejestr Umów a RODO: prawne i operacyjne wyzwania ADO
- Kontekst: od 1 lipca 2026 r. ma w pełni działać Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP) – publicznie dostępna ewidencja umów prowadzona w systemie teleinformatycznym przez Ministra Finansów. Celem jest większa jawność i kontrola społeczna wydatków publicznych, ale wiąże się to z nowym zakresem przetwarzania danych osobowych i obowiązkami wynikającymi z RODO.
- Kto odpowiada za dane (podział ról):
- Minister Finansów jest administratorem danych dotyczących użytkowników kont w systemie i innych danych koniecznych do technicznego działania CRU.
- Kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest administratorem danych w zakresie informacji o umowach, które dana jednostka publikuje w rejestrze.
- To kierownik jednostki ponosi pełną odpowiedzialność za zgodność publikowanych informacji z RODO (m.in. rzetelność, bezpieczeństwo, prawidłowość danych).
- Wskazuje się potrzebę doprecyzowania relacji między stronami (czy jest to współadministrowanie, powierzenie przetwarzania czy udostępnienie danych między niezależnymi administratorami), bo wpływa to na obowiązki i rozliczalność.
- Jakie umowy podlegają publikacji:
- Co do zasady umowy stanowiące zamówienia w rozumieniu Prawa zamówień publicznych (odpłatne nabycie robót, dostaw lub usług).
- Umowy zawarte w formie: pisemnej, dokumentowej, elektronicznej lub innej szczególnej (np. akt notarialny).
- Jakie informacje są ujawniane w CRU (przykładowo):
- numer umowy, data zawarcia, okres obowiązywania, oznaczenie stron, przedmiot i wartość umowy.
- Jawność a prywatność (najczęstsze sporne kwestie):
- Najwięcej wątpliwości dotyczy ujawniania imion i nazwisk kontrahentów.
- Choć ustawa o dostępie do informacji publicznej chroni prywatność, to orzecznictwo (SN, NSA) wskazuje, że dane kontrahentów jednostek publicznych co do zasady nie są wyłączone z jawności, ponieważ dotyczą wydatkowania środków publicznych.
- Wyłączenia – czego nie publikuje się w CRU:
- Bezwzględnie wyłączone są umowy o pracę oraz umowy uregulowane w Kodeksie pracy (np. umowa o zakazie konkurencji).
- Umowy cywilnoprawne (np. zlecenie, dzieło) co do zasady muszą być publikowane.
- Występują też wyłączenia m.in. dla części umów związanych ze służbami specjalnymi, placówkami zagranicznymi oraz zamówieniami obejmującymi kwestie bezpieczeństwa państwa.
- Retencja danych (jak długo dane są dostępne):
- Informacje o umowie usuwa się z CRU po 5 latach, licząc od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać.
- Prawa osób, których dane dotyczą:
- Osoby fizyczne mają prawo do sprostowania błędnych danych.
- Nie przysługuje im prawo do sprzeciwu ani do usunięcia danych („bycia zapomnianym”), jeśli publikacja wynika z ustawowego obowiązku.
- Co jednostki muszą przygotować (RODO i organizacja):
- Wdrożenie podejścia privacy by design (ochrona danych „wbudowana” w proces).
- Rzetelne spełnienie obowiązków informacyjnych wobec kontrahentów i dostosowanie klauzul w umowach (art. 13 RODO).
- Analiza ryzyka oraz stałe monitorowanie, czy publikowane dane są poprawne i niezbędne.
- Znaczenie daty 1 lipca 2026 r.:
- To nie jest wyłącznie termin „na testy” – od tej daty obowiązek publikacji ma być w pełni wiążący i egzekwowalny.
- Jednostki muszą osiągnąć pełną gotowość operacyjną i przyjąć odpowiedzialność za zgodność działań z RODO.
- Dalsze materiały: artykuł odsyła do materiałów szkoleniowych w LEX Ochrona Danych Osobowych dotyczących CRU i RODO (m.in. o wdrożeniu operacyjnym i praktycznych wskazówkach).
NSA: prawnie uzasadniony interes nie może uzasadniać przetwarzania danych „na zapas” w celu ochrony przed ewentualnym przyszłym roszczeniem
- Kontekst: artykuł dotyczy granic przechowywania (retencji) danych osobowych „na zapas” oraz tego, jaki charakter prawny ma środek naprawczy stosowany przez Prezesa UODO (nakaz określonego działania) w świetle RODO.
- Wyrok NSA: Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 12 maja 2026 r. (sygn. III OSK 1377/23) oddalił skargę kasacyjną w sprawie nakazu usunięcia danych osobowych wydanego na podstawie art. 58 ust. 2 lit. c RODO.
- Kluczowy wniosek o „retencji na zapas”: NSA kolejny raz zakwestionował praktykę przetwarzania/przechowywania danych wyłącznie po to, by zabezpieczyć się przed hipotetycznymi, przyszłymi i niepewnymi roszczeniami.
- Podstawa prawna przetwarzania: Sąd wskazał wprost, że art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) nie może uzasadniać przetwarzania danych „na zapas” w celu ochrony przed ewentualnym roszczeniem w przyszłości.
- Uzasadnienie praktyczne NSA: zaakceptowanie takiej logiki mogłoby prowadzić do tworzenia nieograniczonych baz wrażliwych danych pod pretekstem, że „ktoś kiedyś może pozwać” administratora.
- Znaczenie sprzeciwu osoby: NSA podkreślił, że samo oświadczenie osoby („proszę usunąć moje dane, bo sobie tego nie życzę…”) nie może stać się argumentem dla podmiotu naruszającego prawo, aby osiągnąć cel w postaci dalszego korzystania z danych.
- Charakter nakazu z art. 58 ust. 2 lit. c RODO: NSA uznał ten środek za sankcję administracyjną – czyli negatywną konsekwencję naruszenia obowiązków nałożonych przez prawo.
- Skutek tej kwalifikacji: skoro jest to sankcja administracyjna, to jej stosowanie powinno podlegać rygorom właściwym dla odpowiedzialności administracyjnej.
- Otwarte pytanie – przedawnienie: taka interpretacja prowadzi do pytania o przedawnienie stosowania przez Prezesa UODO sankcji administracyjnych, w tym także niepieniężnych (jak nakaz usunięcia danych).
- Wątek konstytucyjny: zgodnie z podejściem wynikającym z Konstytucji RP, zobowiązania publicznoprawne powinny co do zasady ulegać przedawnieniu według reguł określonych przez ustawodawcę.
- Wsparcie w orzecznictwie: autor przywołuje pogląd TK (wyrok z 19 czerwca 2012 r., P 41/10) oraz NSA (wyrok z 2 lutego 2016 r., II GSK 2593/14), że prawo powinno sprzyjać wygaszaniu stanu niepewności wraz z upływem czasu.
Litwiński, Banaś: RODO nie posłuży do zdobywania dowodów przeciwko pracodawcy
- Kontekst: w sporach pracowniczych (np. o bezskuteczność wypowiedzenia, przywrócenie do pracy, odszkodowanie) pracownik często ma trudność z pozyskaniem dowodów, które znajdują się u pracodawcy. W Polsce nie ma mechanizmu podobnego do anglosaskiego discovery, więc pojawia się pokusa, by wykorzystywać do tego prawo dostępu do danych z art. 15 RODO.
- Dlaczego art. 15 RODO bywa „kuszący”: daje prawo do uzyskania kopii własnych danych osobowych od administratora (np. pracodawcy), a pojęcie „danych osobowych” jest bardzo szerokie.
- Szerokie rozumienie danych osobowych (TSUE, sprawa Nowak C-434/16): za dane osobowe mogą uchodzić m.in. notatki z rozmów, oceny okresowe, notatki służbowe o pracowniku, dane z systemów kadrowo‑płacowych, korespondencja wewnętrzna o pracowniku, a nawet opinie prawne dotyczące konsekwencji dyscyplinarnych.
- Kluczowy kierunek w orzecznictwie TSUE: najnowsze wyroki ograniczają wykorzystywanie art. 15 RODO jako „narzędzia” do zdobywania materiału do procesu z pracodawcą.
- Wyrok TSUE Österreichische Datenschutzbehörde (C-487/21): kopii dokumentów zawierających dane osobowe można żądać tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do skutecznego wykonywania praw z RODO (najczęściej chodzi o możliwość weryfikacji i sprostowania danych, ewentualnie realizację innych praw z RODO).
- Wyrok TSUE Brillen Rottler (C-526/24) – nadużycie prawa:
- TSUE uznał, że nawet pierwszy wniosek z art. 15 RODO może być nadużyciem (mimo że przepisy mogą sugerować problem dopiero przy kolejnych wnioskach).
- Prawo dostępu ma służyć przede wszystkim temu, by osoba mogła zapoznać się z przetwarzaniem danych i sprawdzić jego zgodność z prawem, a następnie korzystać z ochrony praw wynikających z RODO.
- Żądanie dostępu w „innym celu” może być nadużyciem – TSUE wskazuje wprost jako przykład zbieranie informacji na potrzeby roszczeń odszkodowawczych.
- Skutek praktyczny dla sporów pracownik–pracodawca: jeśli pracownik żąda kopii danych głównie po to, aby przygotować pozew lub wzmocnić swoją pozycję w sporze z pracodawcą, pracodawca (administrator danych) może odmówić – ale to na nim spoczywa ciężar uzasadnienia, że wniosek jest sprzeczny z celem prawa dostępu (nadużycie).
- Ograniczenia przy udostępnianiu danych (nawet gdy wniosek jest zasadny): administrator powinien udostępnić dane w zakresie wynikającym z art. 15 RODO, ale:
- nie powinien przekazywać informacji, które nie są danymi osobowymi wnioskującego,
- musi chronić dane osobowe osób trzecich,
- udostępnienie nie może naruszać praw i wolności innych osób (mogą to być zarówno inni pracownicy, jak i sam pracodawca),
- tajemnica przedsiębiorstwa również może ograniczać zakres udostępnienia.
- Kopia „nośników” / dokumentacji: w praktyce UODO pojawiało się stanowisko, że art. 15 RODO nie jest podstawą do żądania przez pracownika kopii dokumentacji pracowniczej; autor wskazuje, że po wyroku C-487/21 takie podejście może być trudne do utrzymania, ale i tak przekazanie kopii „oryginalnych nośników” ma być wyjątkiem – tylko gdy jest to niezbędne do realizacji praw z RODO (a nie do dochodzenia roszczeń z prawa pracy).
- Wniosek ogólny: TSUE wyraźnie rozdziela dwa cele: art. 15 RODO ma służyć kontroli legalności przetwarzania danych osobowych, a nie budowaniu strategii procesowej przeciwko administratorowi danych.
- Alternatywne ścieżki dla pracownika: brak możliwości „zdobywania dowodów” przez RODO nie oznacza, że pracownik jest bez narzędzi – np. może żądać kopii całości lub części akt osobowych na podstawie art. 9412 Kodeksu pracy (np. notatki dotyczące kary porządkowej przechowywane w aktach osobowych do czasu zatarcia kary).
Można było oglądać obraz z elektronicznych niań. Również w Polsce
- Kontekst: badacz, który wcześniej pokazał, jak zdalnie podglądać kamery w robotycznych odkurzaczach DJI, tym razem sprawdził bezpieczeństwo elektronicznych niań (kamer do monitorowania dzieci).
- Skala problemu: udało mu się uzyskać podgląd obrazów z ok. 1,1 mln wideonianiek na całym świecie, w tym także urządzeń używanych w Polsce.
- Przyczyna podatności: podobnie jak wcześniej, kluczowym elementem był serwer MQTT (mechanizm kolejkowy do komunikacji), który był dostępny z internetu dla każdego.
- Co to umożliwiało: można było odczytywać komunikaty pochodzące z różnych niań, a w konsekwencji uzyskiwać informacje o tym, co urządzenia przesyłają i gdzie zapisują dane.
- Dostęp do obrazów: w komunikatach dało się znaleźć informację, gdzie kamery zapisują obrazy po wykryciu ruchu (wskazanie na chmurę Alibaba).
- Prosty mechanizm pobierania: w praktyce był to zwykły URL, z którego można było pobrać zdjęcia/obrazy (bez odpowiednich zabezpieczeń).
- Więcej usterek: autor (Sammy Azdoufal) zgłosił blisko 10 podatności dotyczących tych urządzeń i ich zaplecza (backendu).
- Przykład poważnego błędu: w oprogramowaniu (firmware) wielu niań miało być zahardcodowane to samo hasło do szyfrowania komunikacji z backendem, co znacząco obniża bezpieczeństwo.
- Dalsze informacje: artykuł zawiera szczegóły, których producentów dotyczył problem, co mogą zrobić użytkownicy oraz opis procesu zgłaszania podatności do producenta.
Administratorem danych osobowych jest Lex Artist sp. z o.o., ul. Szańcowa 74/1, 01-458 Warszawa. Dane osobowe będą przetwarzane w celu umieszczenia i obsługi komentarza na blogu. Przysługują Panu/Pani następujące prawa: prawo dostępu do treści danych, prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do wniesienia sprzeciwu, prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Pełna treść klauzuli informacyjnej znajduje się tutaj.
Zanonimizowany ciąg znaków stworzony na podstawie Pani/Pana adresu email (tak zwany hash) może zostać przesłany do usługi Gravatar w celu sprawdzenia czy jej Pan/Pani używa. Polityka prywatności usługi Gravatar jest dostępna tutaj. Po zatwierdzeniu komentarza obrazek profilowy jest widoczny publicznie w kontekście twojego komentarza.