Co pracodawca może wiedzieć o swoim pracowniku, by nie naruszyć jego prawa do prywatności?

Łukasz Zegarek
ekspert ds. ochrony danych osobowych, audytor, trener
lukasz.zegarek@lex-artist.pl
(22) 253 28 18 Zobacz inne posty autora

Large Man Looking At Co-Worker With A Magnifying GlassW dzisiejszych czasach bardzo wrażliwą kwestią jest gromadzenie informacji przez pracodawcę o swoim pracowniku i nadzorowanie jego pracy. Przełożony chciałby uzyskać jak najwięcej wiedzy na temat swoich podwładnych, zaś oni dążą do zachowania jak najszerszego prawa do prywatności. Trzeba pamiętać, iż zbieranie danych o pracowniku zależy przede wszystkim od charakteru jego pracy.

Rekrutacja

Przepisy kodeksu pracy regulują, jakich danych osobowych może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o określone stanowisko. Artykuł 22 [1] § 1 Kodeksu pracy określa dane osobowe jakich pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o dane stanowisko. Są to: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres korespondencyjny), wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Niezależnie od tych danych osobowych, pracodawca może także żądać podania innych danych osobowych pracownika, w tym: imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika (jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy) oraz numeru PESEL (art. 22[1] §3 k.p.).  Udostępnienie takich danych osobowych przez pracownika musi odbywać się w formie oświadczenia (np. klauzula dotycząca przetwarzania danych osobowych w CV). Dodatkowo, pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (art. 22[1] § 4 k.p).

Dane biometryczne i inne dane wrażliwe

odciski palca

Prawo nie zezwala na zbieranie danych biometrycznych (w tym linii papilarnych, tęczówki oka, struktury dłoni lub twarzy) nawet za zgodą zatrudnionego. Potwierdza to orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 6 września 2011 r. (sygn. akt I OSK 1476/10). Zbieranie takich informacji może być co prawda przydatne (do jednoznacznej identyfikacji pracownika i ewidencji jego czasu pracy), jednak w opinii Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych żądanie udzielenia takich informacji jest całkowicie niezgodne z prawem. Pracodawcy, którzy stosują tego typu systemy, pobierają od pracowników pisemną zgodę na zbieranie i wykorzystywanie ich danych biometrycznych, jednak odmowa pracownika nie wiąże się tu z żadnymi konsekwencjami. Nie tak dawno GIODO wydał prawomocną decyzję odnośnie jednej z fabryk na Mazowszu – nakazał on zaprzestania zbierania cyfrowej bazy linii papilarnych pracowników wykorzystywanej dla celów rejestracji czasu pracy i kontroli.

Co zrobić, gdy pracodawca chce uzyskać informacje na temat innych danych wrażliwych, takich jak: poglądy polityczne, pochodzenia rasowego, ciąży (w przypadku kobiet), stanu zdrowia czy informacji o niekaralności? Z reguły przełożonym nie wolno zadawać pytań o takie dane. Istnieje jednak od tego wyjątek – musi to być uzasadnione pracą na danym stanowisku. I tak na przykład pytanie o ciążę nie będzie pytaniem dyskryminacyjnym w momencie, gdy pracodawca zatrudnia kobietę na stanowisko, na którym nie wolno pracować kobietom w ciąży. Tak samo rzecz się ma w przypadku zaświadczenia o niekaralności – pracodawca może o nie poprosić jedynie w przypadku konkretnych zawodów (np. radcy prawnego czy pracownika służby cywilnej). Podstawą prawną w takich przypadkach będą ustawy o poszczególnych zawodach.

Sporną kwestią są także testy psychologiczne kandydatów na pracowników. Przyszły pracodawca ma zasadniczo prawo badać tylko takie cechy kandydata, które będą wymagane w jego przyszłej pracy, jak na przykład zdolności przywódcze. Do przeprowadzenia testów potrzebna jest zgoda kandydata. Jeżeli w czasie takiego badania „wyjdą” też inne cechy (jak np. skłonność do przemocy), pracodawca nie ma prawa przetwarzać i rozpowszechniać takich informacji.

Niedopuszczalnym jest także pytanie przyszłego pracownika o nałogi. Pracodawcy nie wolno dowiadywać się, czy kandydat np. pali papierosy. Swoją niechęć do palaczy może jedynie wyrazić poprzez wprowadzenie odpowiednich regulacji w przepisach wewnętrznych.

Inaczej w sytuacji pytania o orzeczenie niepełnosprawności – pracodawca ma obowiązek dowiedzieć się o stopniu niepełnosprawności kandydata na pracownika. Wynika to  art. 22 [1] § 2 pkt 1 k.p.: „pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania innych danych osobowych pracownika (…), jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy”. Takimi szczególnymi uprawnieniami mogą być dodatkowa przerwa czy skrócony czas pracy.

Zwolnienie lekarskie

Gdy pracownik korzysta ze zwolnienia lekarskiego, jego szef może sprawdzić czy rzeczywiście jest on chory. Jeżeli pracodawca podejrzewa, że pracownik wykorzystuje zwolnienie niezgodnie z przeznaczeniem, może go skontrolować lub poprosić ZUS o sprawdzenie autentyczności zwolnienia. W pierwszym z powyższych przypadków szef może nasłać na podwładnego inspekcję (której on nie musi wpuszczać do domu). Osoba wysłana przez pracodawcę musi posiadać jego pisemne upoważnienie. Ważną rzeczą jest fakt, iż w przypadku stwierdzenia wykorzystywania zwolnienia niezgodnie z jego przeznaczeniem pracodawca ma prawo natychmiastowego rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

 Pracownik prywatnie

imprezaCoraz częściej pracodawcy, by uzyskać informacje o pracowniku, przeszukują np. portale społecznościowe (np. facebook). Wiedza tak zdobyta pozwala nie tylko poznać pracownika, ale również może stać się przyczyną wypowiedzenia. Zgodnie z art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo wymagać dbania o dobro zakładu pracy. Zdjęcia dokumentujące uczestnictwo pracownika w zakrapianych imprezach, czy też w kompromitujących sytuacjach przysparzają firmie realnych szkód. Pracodawca zatem ma prawo zwolnić pracownika, który naraża na szwank dobre imię firmy.

Przełożony ma prawo wiedzieć, co pracownik robi w godzinach pracy. W zakres jego praw wchodzi kontrolowanie w jaki sposób podwładny wykonuje jego polecenia, ale i również sprawdzanie, czy nie zajmuje się on rzeczami zupełnie niezwiązanymi ze swoją pracą. Każdy nadzór ma jednak swoje granice. Jakie są zatem granice monitorowania pracy podwładnych?

Firmowy telefon

Bardzo często zdarza się, iż pracownik wykorzystuje służbowe wyposażenie do celów niezwiązanych z pracą. Takie zachowania mogą go narazić na wiele nieprzyjemności ze strony szefa. Jakie mogą być kary za wykorzystanie urządzeń służbowych do celów prywatnych? Są to na przykład upomnienie lub nagana z wpisaniem do akt osobowych (może zostać ona wykreślona z akt tylko po roku nienagannej pracy).

Jeżeli chodzi o firmowy telefon, pracodawca bez zgody pracowników ma prawo zamawiać i sprawdzać billingi telefoniczne. Jeśli wykryje pewne nieprawidłowości może zapytać, czemu pracownik dzwonił wiele razy pod ten sam numer lub nawet obciążyć go kosztami prywatnych rozmów.

Czego pracodawca nie może robić? Przede wszystkim nie wolno mu podsłuchiwać i nagrywać rozmów telefonicznych prowadzonych przez pracowników bez ich wiedzy (wyjątek stanowi tylko nagrywanie rozmów, które nie mają na celu kontroli pracownika). Zachowanie takie narusza prawo do prywatności i jest sprzeczne z konstytucją oraz kodeksem cywilnym.

Surfing w sieci

Surfowanie w sieci podczas pracy jest coraz częstszą rozrywką pracowników. O ile robią to oni rozsądnie i nie zaniedbują obowiązków – szef często przymyka na to oko. Coraz częściej zdarza się również, iż firmy blokują dostęp do serwisów społecznościowych, aby podnieść wydajność pracy w zakładzie. Jeżeli jednak pracownik naraża firmę na straty (ściągane informacje z Internetu mogą zawirusować zakładową sieć) musi liczyć się z konsekwencjami.

Jakie możliwości kontroli ma pracodawca na tym polu? Przede wszystkim może sprawdzać czy pracownik przegląda w Internecie tylko strony niezbędne do pracy lub może nadzorować jego skrzynkę mailową (bez czytania korespondencji). Szef ma prawo również wprowadzić – za pomocą przepisów wewnętrznych – zakaz korzystania z prywatnych skrzynek mailowych.

O monitoringu pracowniczych komputerów podwładnych pracodawca ma obowiązek ich powiadomić. W tym wypadku każdy pracownik musi zostać powiadomiony imiennie i musi złożyć stosowne oświadczenie o posiadaniu wiedzy na ten temat. Pracodawca może także umieścić informację o kontroli sieci internetowej w regulaminie pracy.

Warto też wiedzieć, że pracodawca nie może rozpowszechniać informacji dotyczących pracownika ani ich wykorzystywać przeciwko niemu. W innym przypadku pracownik może żądać zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych. Uwaga! Pracodawca za surfowanie w sieci może zwolnić pracownika bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych.

GPS

GPSNikomu nie przychodzi do głowy sprawdzanie czy pracownik wykonujący pracę faktycznie przebywa na swoim stanowisku. Jednakże, w przypadku pracownika mobilnego sytuacja diametralnie się zmienia. O sposobach monitorowania pracownika (GPS w telefonie służbowym czy też samochodzie) podwładni musza być powiadomieni. Warto też podkreślić, iż szef może kontrolować pracownika tylko w czasie jego pracy, a nie po godzinach (np. nie może go ukarać za nieodbieranie telefonu służbowego po pracy).

Zwolnienie lekarskie

Gdy pracownik korzysta ze zwolnienia lekarskiego, jego szef może sprawdzić czy rzeczywiście jest on chory. Jeżeli pracodawca podejrzewa, że pracownik wykorzystuje zwolnienie niezgodnie z przeznaczeniem, może go skontrolować lub poprosić ZUS o sprawdzenie autentyczności zwolnienia. W pierwszym z powyższych przypadków szef może nasłać na podwładnego inspekcję (której on nie musi wpuszczać do domu). Osoba wysłana przez pracodawcę musi posiadać jego pisemne upoważnienie. Ważną rzeczą jest fakt, iż w przypadku stwierdzenia wykorzystywania zwolnienia niezgodnie z jego przeznaczeniem pracodawca ma prawo natychmiastowego rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Kamery w miejscu pracy

Monitoring w miejscu pracy daje możliwość ograniczania nadużyć pracowników. W przypadku instytucji, gdzie kamery instalowane są jako element systemu ochrony, pracodawca nie ma dodatkowego obowiązku informowania pracowników o monitoringu. Jednakże, gdy profil firmy nie wymaga takiej ochrony, szef ma praco zainstalować monitoring w miejscach ogólnodostępnych (np. korytarze) i musi o nim powiadomić pracowników. Przełożony nie może instalować kamer w szatniach czy łazienkach – tym samym naruszałby prawa pracowników do prywatności. Dodatkowo, zabrania się podsłuchiwania pracowników, a ich przeszukanie powinno odbywać się za uprzednim uprzedzeniem i tylko w wypadku, gdy zapis o nim znajduje się w regulaminie pracy zakładu.

 Alkohol w pracy

alkohol procentyPracodawca ma prawo nie dopuścić pracownika do pracy w przypadku, gdy istnieje uzasadnione podejrzenie, że spożywał on wcześniej (lub w trakcie pracy) alkohol. Może on również zażądać przebadania pracownika alkomatem (czemu on może się sprzeciwić). Dodatkowo, pracodawca może również nie dopuścić pracownika do pracy w przypadku zwykłego kaca – wtedy zwierzchnik ma prawo nie płacić mu za wolny dzień. Jakie kary mogą czekać pracownika w przypadku spożywania alkoholu przed pracą lub w jej trakcie? Najłagodniejszą z nich jest nagana, najostrzejszą – zwolnienie z pracy.

Podsumowanie

Pracodawca musi posiadać środki nadzorowania swojego pracownika i zbierania o nim informacji. Nie może on jednak przekraczać pewnych granic. Pracownicy powinni znać zakres i zasady kontroli przez przełożonego. Takie uregulowania powinny znaleźć się w regulaminie pracy danej firmy lub w specjalnym regulaminie kontroli pracowników. Trzeba też pamiętać, iż metody kontroli przez pracodawcę powinny uwzględniać rzeczywiste potrzeby zakładu pracy i poszanowanie sfery prywatności pracowników.

Artykuł został napisany na podstawie opracowania autorstwa Pauliny Lasek.

Komentarze

Zostaw komentarz